Algemene verkoop- en gebruiksvoorwaarden

Versie 5.0 van 1 november 2026
Vervangt de versie gepubliceerd op 9 april 2026 (vermeld als V4.3 in het versieregister)
SaaS-diensten uitsluitend bestemd voor professionals

Artikel 1. Identificatie en toepassingsgebied

De diensten van Shyfter worden geleverd door SHYFTER SA, met maatschappelijke zetel te Louizalaan 240, 1050 Elsene, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0720.922.212, btw BE0720.922.212, hierna “Shyfter”.

Algemeen contact en contractuele kennisgevingen: hello@shyfter.com.
Contact facturatie: finance@shyfter.com.
Contact gegevensbescherming: rgpd@shyfter.com.

De verwerkingen die Shyfter voor eigen rekening uitvoert, worden beschreven in haar privacybeleid, beschikbaar op shyfter.com/nl-nl/privacy-policy.

Deze algemene voorwaarden regelen de inschrijving op en het gebruik van het Shyfter-platform, de bijbehorende applicaties, modules, integraties en diensten.

Ze zijn uitsluitend van toepassing op klanten die handelen in het kader van hun beroepsactiviteit, hierna de “Klant”.

De “Dienst” verwijst naar de functionaliteiten en diensten waarop daadwerkelijk is ingeschreven. De “Gebruikers” zijn de personen die door de Klant gemachtigd zijn om toegang te krijgen tot de Dienst. De “Klantgegevens” zijn de gegevens, documenten en inhoud die aan Shyfter worden toevertrouwd of voor rekening van de Klant worden gegenereerd in het kader van de Dienst.

De “Eindklant” is de onderneming voor wier rekening de Dienst wordt gebruikt wanneer zij zelf niet de medecontractant van Shyfter is, met name wanneer de Dienst wordt afgenomen door een wederverkoper, een partner of een dienstverlener die voor haar rekening handelt. Wanneer de Klant voor eigen rekening handelt, is hij ook de Eindklant.

Artikel 2. Totstandkoming van het contract en aanvaarding

Het contract bestaat uit de aanvaarde bijzondere voorwaarden, de aanvaarde bestelbon of offerte, deze algemene voorwaarden en hun bijlagen.

Voor de inschrijving op een SaaS-Dienst is geen afzonderlijk ondertekend contract nodig. De aanvaarding kan elektronisch gebeuren, met name bij de inschrijving of bij de aanvaarding van een offerte.

De contractuele documenten worden vóór de verbintenis van de Klant ter beschikking gesteld in een formaat dat bewaring en reproductie mogelijk maakt. Shyfter bewaart de elementen waarmee de mededeling en aanvaarding ervan kunnen worden aangetoond.

De betaling of het gebruik van de Dienst kan bijdragen tot het aantonen van de contractuele relatie, zonder een onweerlegbaar bewijs te vormen van de aanvaarding van voorwaarden die niet vooraf werden meegedeeld.

De persoon die namens de Klant inschrijft, verklaart over de nodige bevoegdheden te beschikken.

Bij tegenstrijdigheid geldt de volgende rangorde: de uitdrukkelijk aanvaarde bijzondere voorwaarden, vervolgens de aanvaarde offerte, vervolgens deze algemene voorwaarden en hun bijlagen. Bijlage 1 over persoonsgegevens heeft voorrang voor de aangelegenheden die onder haar voorwerp vallen, onder voorbehoud van dwingende bepalingen.

De algemene aankoopvoorwaarden of andere voorwaarden van de Klant, met inbegrip van die op een bestelbon, zijn enkel van toepassing als Shyfter ze uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard.

Elke versie van deze algemene voorwaarden draagt een nummer en een datum. Eerdere versies worden gearchiveerd en op eenvoudig verzoek meegedeeld.

Een factuur wijzigt op zich de reeds overeengekomen voorwaarden niet.

Elke rechtspersoon die klant is, vormt een afzonderlijke contractpartij, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

Artikel 3. Voorwerp en reikwijdte van de Dienst

Shyfter levert een op afstand toegankelijke softwareoplossing die met name bestemd is voor planning, tijds- en personeelsbeheer, payrollvoorbereiding en, wanneer de betrokken module is afgenomen en geactiveerd, de verzending van sociale aangiften.

De Dienst wordt met name aangeboden aan werkgevers gevestigd in België en Frankrijk. De landspecifieke functionaliteiten (met name de Dimona in België en de DPAE in Frankrijk) zijn enkel beschikbaar als ze in de aanvaarde offerte zijn opgenomen.

De inbegrepen functionaliteiten, vestigingen, volumes, Gebruikers, opties en diensten worden bepaald in de aanvaarde offerte.

Diensten voor configuratie, migratie, opleiding, begeleiding of specifieke ontwikkeling zijn enkel inbegrepen wanneer ze uitdrukkelijk zijn voorzien.

Shyfter levert een technisch hulpmiddel. Behoudens een uitdrukkelijk overeengekomen afzonderlijke opdracht treedt Shyfter niet op als werkgever, sociaal secretariaat, payrollprovider of accountant, noch als juridisch, fiscaal of boekhoudkundig adviseur van de Klant.

Functionaliteiten die als toekomstig worden aangekondigd, vormen geen leveringsverbintenis, tenzij een bepaling de inhoud en termijn ervan vastlegt.

Artikel 4. Accounts, toegang en beveiliging

De Klant duidt een beheerder aan die de toegangen, rechten en contactgegevens beheert.

Deze kent rechten toe die passen bij de functies van de Gebruikers, trekt toegangen in die niet langer nodig zijn en beschermt de inloggegevens en authenticatiemiddelen.

Het delen van inloggegevens om de afgenomen limieten of de beveiligingsregels te omzeilen, is verboden.

De Klant brengt Shyfter onverwijld op de hoogte van elke compromittering of elk onrechtmatig gebruik waarvan hij kennis heeft.

Shyfter neemt de beveiligingsmaatregelen die onder haar verantwoordelijkheid vallen. De verplichtingen van de Klant ontslaan Shyfter niet van haar eigen verplichtingen.

De Klant is verantwoordelijk voor de handelingen van de personen die hij machtigt, binnen de grenzen van het toepasselijke recht. Hij wordt niet aansprakelijk geacht voor frauduleuze toegang die te wijten is aan een tekortkoming van Shyfter.

Artikel 5. Ingebruikname en samenwerking

De Klant verstrekt de informatie, gegevens, toegangen, mandaten en goedkeuringen die nodig zijn voor de ingebruikname.

Wanneer begeleiding is voorzien, bepalen de partijen hun taken en de goedkeuringsstappen.

De Klant neemt deel aan de overeengekomen vergaderingen of brengt Shyfter binnen een redelijke termijn op de hoogte van zijn onbeschikbaarheid. Een uitstel of afwezigheid kan de planning vertragen.

Er mogen geen kosten voor uitstel of annulering worden aangerekend zonder dat ze vooraf werden meegedeeld en aanvaard.

Wanneer de ingebruikname vertraging oploopt door een element dat onder de Klant valt, identificeert Shyfter de ontbrekende elementen en de voorzienbare operationele gevolgen.

De facturatie start op de overeengekomen datum. Het feit dat de Klant de Dienst niet gebruikt, stelt deze datum niet uit wanneer de Dienst daadwerkelijk ter beschikking is gesteld.

Een aan Shyfter toe te schrijven vertraging die de terbeschikkingstelling van de Dienst verhindert, kan niet worden gelijkgesteld met een normale activering.

Het gebruik van de Dienst houdt geen afstand in van het recht om een anomalie te melden.

Artikel 6. Gegevens en instellingen

De Klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, juistheid, volledigheid en actualisering van de gegevens die hij verstrekt, en voor de instellingen die hij kiest of goedkeurt.

Deze verantwoordelijkheid betreft met name identiteiten, identificatienummers, contracten, statuten, uurroosters, prestaties, afwezigheden, berekeningsregels, bestemmelingen en machtigingen.

De Klant controleert of de configuratie past bij zijn organisatie en verplichtingen. Hij voert de nodige controles uit vóór elk gebruik met administratieve, sociale of financiële gevolgen.

Shyfter controleert de juridische of feitelijke conformiteit van de Klantgegevens niet systematisch. Geautomatiseerde controles vormen geen exhaustieve validatie.

Wanneer Shyfter een configuratie of import uitvoert, zijn haar verplichtingen beperkt tot de overeengekomen opdracht en de ontvangen informatie. Zij moet die opdracht niettemin correct uitvoeren.

Een goedkeuring door de Klant dekt geen fout die bij die goedkeuring redelijkerwijs niet kon worden opgemerkt.

Wanneer de Dienst het mogelijk maakt documenten elektronisch te laten ondertekenen, kiest de Klant het aangeboden handtekeningniveau en controleert hij of het geschikt is voor de aard van de akte en de toepasselijke wettelijke vereisten, met name voor arbeidsovereenkomsten.

Artikel 7. Sociale aangiften (Dimona, DPAE en andere)

Dit artikel is van toepassing op elke module voor de verzending van sociale aangiften, met name de onmiddellijke aangifte van tewerkstelling (Dimona) bij de RSZ in België en de voorafgaande aangifte van aanwerving (DPAE) bij de URSSAF of de MSA in Frankrijk, hierna de “aangiften”.

De Klant blijft, in zijn hoedanigheid van werkgever of van persoon die wettelijk tot aangifte verplicht is, verantwoordelijk voor het nakomen van zijn sociale verplichtingen, de juistheid ervan en het naleven van de termijnen.

Het gebruik van een aangiftemodule draagt deze hoedanigheid niet over aan Shyfter en vormt op zich geen algemeen mandaat om de sociale verplichtingen van de Klant te beheren.

De werking van de module veronderstelt met name:

• de afname en activering ervan;
• de aanwezigheid van de nodige machtigingen en mandaten;
• de correcte identificatie van de werkgever en de werknemers;
• de volledigheid van statuten, data, uren en instellingen;
• de naleving van de regels die de verzendingen in gang zetten;
• de controle en verwerking van antwoorden en weigeringen.

De Klant controleert de beschikbare statussen en bevestigingen. Een planning, een prikking, een verzendingsverzoek of een waarschuwingsmail vormt op zich geen bewijs dat een aangifte door de bevoegde instelling is aanvaard.

Bij het uitblijven van een bevestiging, een weigering, een blokkering of een onbeschikbaarheid neemt de Klant de nodige maatregelen om zijn verplichtingen na te komen, met name via een ander toegelaten kanaal of met zijn sociaal secretariaat, payrollprovider of accountant, waarbij dubbele aangiften worden vermeden.

Onder voorbehoud van artikel 23 is Shyfter niet aansprakelijk voor ontbrekende, laattijdige, geweigerde of onjuiste aangiften die het gevolg zijn van een onvolledige of foutieve configuratie, ongeschikte gegevens, het ontbreken van een mandaat, een handeling of nalatigheid van de Klant, het niet controleren van de statussen of een externe gebeurtenis die niet aan Shyfter kan worden toegeschreven.

In die situaties blijven boetes, verhogingen, regularisaties en sociale of financiële gevolgen ten laste van de Klant volgens de toepasselijke regels.

De loutere vaststelling van een ontbrekende of laattijdige aangifte toont geen tekortkoming van Shyfter aan. Een eventuele aansprakelijkheid wordt beoordeeld in het licht van de oorzaak, de afgenomen verplichtingen en artikel 23.

Artikel 8. Waarschuwingen en meldingen

Waarschuwingen en herinneringen zijn hulpmiddelen. Ze vervangen de noodzakelijke controles van de Klant niet.

Afhankelijk van de instellingen en het aanhouden van een anomalie kan eenzelfde probleem leiden tot meerdere meldingen, eventueel aan meerdere bestemmelingen.

De Klant houdt zijn contactgegevens up-to-date en organiseert de opvolging van de berichten, met inbegrip van de controle van filters en spammappen.

De technische verzending van een bericht toont niet noodzakelijk aan dat het werd ontvangen of gelezen. Het uitblijven van een waarschuwing betekent geen bevestiging van conformiteit en geen bewijs dat geen actie vereist is.

Shyfter blijft gehouden tot de werking van de meldingsmechanismen die uitdrukkelijk in de Dienst zijn inbegrepen, binnen de grenzen van het contract.

Artikel 9. Beschikbaarheid, ondersteuning en onderhoud

De Dienst wordt geleverd volgens een inspanningsverbintenis. Behoudens een afzonderlijke service level verbintenis garandeert Shyfter geen ononderbroken beschikbaarheid, geen foutloze werking en geen bepaalde interventie- of hersteltermijn.

Onderbrekingen, vertragingen of beperkingen kunnen met name het gevolg zijn van onderhoud, updates, incidenten, beveiligingsvereisten, netwerken of externe diensten.

Gepland onderhoud dat de Dienst kan onderbreken, wordt zoveel mogelijk vooraf aangekondigd en buiten de piekuren ingepland.

Een onbeschikbaarheid geeft niet automatisch recht op een schadevergoeding, een terugbetaling of een opzegging. De gevolgen ervan worden beoordeeld overeenkomstig het contract, de eventueel afgesloten bijzondere verbintenissen en de dwingende bepalingen.

Onder voorbehoud van artikel 23 is Shyfter niet aansprakelijk voor onderbrekingen of gevolgen die haar niet kunnen worden toegeschreven.

De Klant organiseert continuïteitsprocedures die zijn aangepast aan zijn activiteit, met name voor verplichtingen met wettelijke termijnen.

Shyfter biedt ondersteuning via de kanalen en volgens de voorwaarden die bij de inschrijving worden meegedeeld. Zij behandelt verzoeken zorgvuldig, rekening houdend met hun ernst en impact.

De Klant verstrekt de nuttige elementen voor de analyse en werkt redelijk mee aan de oplossing van incidenten.

Artikel 10. Updates, wijzigingen en diensten van derden

De Dienst evolueert voortdurend. Shyfter kan automatisch correcties, updates, verbeteringen, technische aanpassingen en wijzigingen aan de interface uitrollen.

Deze gangbare wijzigingen vereisen geen voorafgaande toestemming van de Klant, geen aankondiging vóór de uitrol en geen individuele mededeling na de uitrol. Shyfter is niet verplicht om over elke wijziging verslag uit te brengen.

Deze regel doet geen afbreuk aan de informatieverplichtingen die wettelijk zijn opgelegd of uitdrukkelijk in het contract zijn voorzien, met name inzake persoonsgegevens, prijswijzigingen of wezenlijke wijzigingen van de contractuele verbintenissen.

Wijzigingen mogen de afgenomen Dienst niet uithollen wat zijn essentiële functionaliteiten betreft. Wezenlijke ongunstige wijzigingen volgen artikel 22.

Integraties zijn ook afhankelijk van de betrokken externe diensten. Hun eigen voorwaarden zijn van toepassing op hun diensten.

Shyfter blijft verantwoordelijk voor haar eigen domein en voor haar onderaannemers binnen de grenzen van het contract en de wet.

Geautomatiseerde suggesties, documenten en resultaten, met name die van artificiële intelligentie, moeten vóór gebruik worden gecontroleerd. Ze vormen geen gepersonaliseerd professioneel advies.

De automatische planning stelt planningen voor op basis van beschikbaarheden, waargenomen werkgewoonten en de wettelijke en conventionele beperkingen die in de Dienst zijn ingesteld. Deze voorstellen zijn een hulpmiddel: de Klant controleert ze, past ze zo nodig aan en keurt ze goed vóór publicatie. Het feit dat de Dienst rekening houdt met wettelijke beperkingen, garandeert niet dat de planning in overeenstemming is met het toepasselijke arbeidsrecht, dat de verantwoordelijkheid van de Klant blijft.

De functionaliteiten van artificiële intelligentie worden beschreven in de documentatie van de Dienst. Ze kunnen een beroep doen op externe leveranciers die zijn opgenomen in het register van subverwerkers (bijlage 1, artikel 8). De Gebruikers worden geïnformeerd wanneer ze interageren met een AI-systeem. De Klant kan de deactivering van deze functionaliteiten voor zijn account vragen. Geen enkele beslissing met gevolgen voor een werknemer wordt door deze functionaliteiten genomen zonder tussenkomst van de Klant.

Artikel 11. Prijzen, vooruitbetaling en automatische facturatie

De prijzen worden uitgedrukt in euro exclusief belastingen, tenzij anders vermeld. De toepasselijke belastingen worden toegevoegd.

De offerte vermeldt de periodiciteit, de factureerbare eenheden, de limieten en de bijkomende diensten.

Abonnementen worden vooraf gefactureerd voor de betrokken maandelijkse of jaarlijkse periode. De gedekte periode staat op de factuur.

Behoudens andersluidende bijzondere voorwaarden gebeurt de betaling uiterlijk bij het begin van die periode. Een betalingsfaciliteit wijzigt de duur van de verbintenis niet.

Facturen worden automatisch aangemaakt en verzonden, volgens de instellingen van het abonnement, naar de facturatiegegevens die de Klant heeft meegedeeld, in het wettelijk vereiste formaat.

De Klant houdt deze gegevens up-to-date en controleert de ontvangen of ter beschikking gestelde facturen.

Het niet lezen van een factuur stelt de vervaldatum niet uit. Een gemelde ontvangstmoeilijkheid wordt onderzocht en er kan een kopie worden bezorgd.

Automatische facturatie sluit noch de correctie van een fout noch het recht op betwisting uit.

Eenmalige diensten en overschrijdingen worden gefactureerd volgens de vooraf meegedeelde en aanvaarde tarieven.

Artikel 12. Betaling, herinneringen en onbetaalde facturen

De betaling gebeurt via een door Shyfter aanvaard betaalmiddel.

De Klant meldt elke betwisting binnen een redelijke termijn, met vermelding van de betrokken posten en zijn redenen. Het niet-betwiste deel blijft op de vervaldag betaalbaar.

Herinneringen, ingebrekestellingen en schorsingsmaatregelen kunnen automatisch worden geactiveerd en uitgevoerd, op basis van de geregistreerde vervaldagen en betalingen.

Vóór een schorsing wegens niet-betaling verleent een ingebrekestelling vijftien bijkomende kalenderdagen om de situatie te regulariseren. Ze vermeldt de mogelijkheid van een automatische blokkering na afloop van die termijn.

Onder voorbehoud van dwingende bepalingen is geen menselijke tussenkomst of nieuwe herinnering nodig om de aangekondigde schorsing uit te voeren wanneer de voorwaarden vervuld zijn.

De Klant kan een betalingsbewijs bezorgen of een fout melden. Shyfter onderzoekt ernstige betwistingen en corrigeert ongerechtvaardigde maatregelen.

Intresten en invorderingskosten zijn beperkt tot de bedragen die wettelijk verschuldigd zijn bij handelstransacties, met name volgens de Belgische wet van 2 augustus 2002. Geen enkele cumulatie mag leiden tot een dubbele schadevergoeding.

Een ernstige en gemotiveerde betwisting wordt onderzocht vóór een schorsing die betrekking heeft op de betwiste bedragen. Ze rechtvaardigt niet de niet-betaling van bedragen die los staan van het geschil.

Artikel 13. Duur en automatische verlenging

13.1 Maandabonnement

Het maandabonnement wordt gesloten voor een maand en wordt automatisch verlengd voor opeenvolgende periodes van een maand.

Elke partij kan haar wil om het niet te verlengen meedelen. Het abonnement eindigt op de eerste maandelijkse vervaldag die ten minste dertig kalenderdagen na ontvangst van de kennisgeving valt.

13.2 Jaarabonnement

Het jaarabonnement wordt gesloten voor een vaste duur van twaalf maanden.

Het wordt op elke vervaldag automatisch verlengd voor een nieuwe vaste periode van twaalf maanden, tenzij een schriftelijke kennisgeving van niet-verlenging ten minste dertig kalenderdagen vóór de jaarlijkse vervaldag wordt ontvangen. De kennisgeving wordt per e-mail gestuurd naar hello@shyfter.com of via het daartoe voorziene middel in de Dienst; Shyfter bevestigt de ontvangst.

Shyfter stuurt ten minste vijfenveertig kalenderdagen vóór de vervaldag een herinnering aan de vervaldag en de mogelijkheid van niet-verlenging. Deze herinnering kan volledig geautomatiseerd zijn. Ze mag worden opgenomen in de e-mail waarmee een factuur wordt verstuurd, op voorwaarde dat ze in het onderwerp en bovenaan het bericht staat, los van de factuur zelf.

Als deze herinnering niet binnen de voorziene termijn werd verstuurd, kan de Klant de verlenging nog weigeren tot de vervaldag of, als die al voorbij is, gedurende vijftien dagen na de effectieve verzending van de herinnering. De diensten die tijdens die periode daadwerkelijk werden gebruikt, blijven pro rata verschuldigd.

13.3 Vaste jaarlijkse verbintenis

De Klant beschikt niet over een algemene contractuele mogelijkheid tot vervroegde opzegging om persoonlijke redenen.

Het stopzetten van het gebruik, een vermindering van de activiteit, een organisatorische wijziging of de voorkeur voor een andere oplossing geven op zich geen recht op annulering van de verbintenis of terugbetaling van de jaarprijs.

Een laattijdige kennisgeving van niet-verlenging heeft uitwerking op de volgende vervaldag, onder voorbehoud van het hierboven beschreven herinneringsmechanisme en de dwingende rechten.

13.4 Uitzonderingen

De overeengekomen verbintenissen staan niet in de weg van:

• een opzegging door Shyfter volgens artikel 17;
• wettelijke rechtsmiddelen bij een voldoende ernstige tekortkoming;
• dwingende rechten, met name inzake overstap naar een andere dienstverlener;
• een schriftelijk akkoord tussen de partijen.

Deze uitzonderingen vormen geen algemene mogelijkheid om zonder financiële gevolgen uit te stappen.

Artikel 14. Toegestaan gebruik en verboden

De Klant gebruikt de Dienst overeenkomstig de bestemming ervan, het afgenomen domein en de toepasselijke wetten.

Verboden zijn met name:

• frauduleus of onrechtmatig gebruik;
• identiteitsfraude;
• het opzettelijk vervalsen van gegevens of aangiften;
• onrechtmatige toegang tot accounts of gegevens van derden;
• het omzeilen van beveiligingsmaatregelen;
• het invoeren van kwaadaardige software;
• opzettelijke handelingen die de beschikbaarheid of integriteit van de Dienst in gevaar brengen;
• het onrechtmatig onttrekken van gegevens van derden;
• doorverkoop of commerciële terbeschikkingstelling zonder toestemming;
• het voortzetten van een wezenlijk niet-conform gebruik na een precieze kennisgeving.

Beveiligingstests vereisen een voorafgaand akkoord over hun reikwijdte, tenzij de wet anders bepaalt.

Een onopzettelijke fout of een onvolledige configuratie vormt op zich geen fraude.

Artikel 15. Respect voor personen en personeel

De partijen onderhouden professionele en respectvolle contacten.

De Klant zorgt ervoor dat zijn vertegenwoordigers en contactpersonen zich tegenover het personeel en de dienstverleners van Shyfter onthouden van:

• bedreigingen, intimidatie of pesterijen;
• beledigingen of discriminerende uitlatingen;
• seksistisch gedrag of seksistische uitlatingen;
• vernederende of onterende persoonlijke aanvallen die ernstig zijn of zich herhalen;
• onrechtmatige druk die persoonlijk op een medewerker is gericht;
• het kwaadwillig verspreiden van feitelijke beschuldigingen waarvan zij weten dat ze vals zijn.

Deze verplichtingen gelden voor alle communicatiekanalen, met inbegrip van publieke communicatie over de contractuele relatie.

Tutoyeren, onenigheid of kritiek vormen op zich geen tekortkoming. De context ervan en de combinatie met vernederend of intimiderend gedrag kunnen in aanmerking worden genomen.

De Klant behoudt het recht om een klacht in te dienen, te goeder trouw een beoordeling te publiceren, zich tot de autoriteiten te wenden en een rechtsmiddel aan te wenden.

Shyfter kan een onrechtmatig gesprek onderbreken en eisen dat het schriftelijk of met een aangeduide contactpersoon wordt voortgezet. Een geschikt kanaal blijft beschikbaar voor rechtmatige verzoeken.

Shyfter legt haar teams gelijkwaardige verplichtingen inzake respect op.

Artikel 16. Schorsing van de toegang

Shyfter kan de toegang geheel of gedeeltelijk schorsen:

• na afloop van de ingebrekestelling wegens niet-betaling;
• bij een aanhoudende wezenlijke tekortkoming;
• onmiddellijk om een ernstig en actueel risico voor personen, gegevens of systemen te voorkomen of te beëindigen;
• ter uitvoering van een wettelijke verplichting of een bindende beslissing.

De schorsing kan automatisch gebeuren. De automatisering ervan ontslaat niet van de naleving van de contractuele en wettelijke voorwaarden.

De maatregel is proportioneel. Wanneer dat volstaat, beperkt Shyfter de schorsing tot een Gebruiker of een functionaliteit.

De Klant wordt geïnformeerd over de redenen, de gevolgen en de voorwaarden voor herstel, met name via een geautomatiseerd bericht of informatie in de Dienst, tenzij veiligheidsredenen of een wettelijk verbod dit verhinderen.

Via een kanaal kan een fout worden gemeld en een herbeoordeling worden verkregen. Een ongerechtvaardigde maatregel wordt zonder onnodige vertraging gecorrigeerd.

De schorsing kan de betrokken geautomatiseerde handelingen en verzendingen verhinderen. De Klant organiseert de continuïteit ervan met de passende middelen.

De rechten op recuperatie van gegevens blijven behouden, indien nodig via een alternatief beveiligd kanaal.

De schorsing geldt niet als opzegging. De eerder verschuldigde bedragen blijven opeisbaar; de andere financiële gevolgen worden beoordeeld volgens de oorzaak, de duur en de respectieve verantwoordelijkheden.

Artikel 17. Opzegging wegens tekortkoming

17.1 Herstelbare tekortkoming

Bij een wezenlijke tekortkoming stuurt de benadeelde partij een schriftelijke ingebrekestelling met een beschrijving van de feiten, de verwachte correcties en de mogelijkheid van opzegging.

Als de tekortkoming vijftien kalenderdagen na ontvangst niet is verholpen, kan zij het contract beëindigen door een gemotiveerde schriftelijke kennisgeving.

Onrechtmatig gedrag tegenover personen moet stoppen zodra de ingebrekestelling is ontvangen.

De herhaling van wezenlijk identiek gedrag na een ingebrekestelling kan een opzegging zonder nieuwe hersteltermijn rechtvaardigen, wanneer de ernst en de omstandigheden die maatregel proportioneel maken.

17.2 Bijzonder ernstige tekortkoming

Een opzegging zonder opzegtermijn of hersteltermijn is mogelijk wanneer de ernst van de tekortkoming de voortzetting van het contract redelijkerwijs onmogelijk maakt en de wettelijke voorwaarden vervuld zijn.

Bewezen fraude, een opzettelijke aanval, een kwaadwillige openbaarmaking van gegevens of ernstige bedreigingen kunnen daar met name onder vallen.

De kennisgeving vermeldt de feiten en de datum van uitwerking. De opzeggende partij bewaart de bewijsstukken.

17.3 Reikwijdte en betwisting

De maatregel betreft de getroffen contracten en accounts. Hij strekt zich niet automatisch uit tot een andere rechtspersoon louter omdat zij gemeenschappelijke bestuurders of aandeelhouders hebben.

Elke partij behoudt het recht om de maatregel te betwisten en schadevergoeding te vorderen onder de wettelijke voorwaarden.

Artikel 18. Financiële gevolgen van het einde van het contract

Wanneer Shyfter het contract opzegt op grond van artikel 17 wegens een tekortkoming van de Klant, blijven de vooruitbetaalde bedragen voor de periode na het effectieve einde van de Dienst verworven door Shyfter als forfaitaire schadevergoeding, gelet op de aangegane verbintenis en de voor die periode ingezette middelen. Shyfter kan ze naar eigen goeddunken geheel of gedeeltelijk terugbetalen.

Bij terugbetaling is de berekening gebaseerd op de daadwerkelijk betaalde prijs, kortingen inbegrepen, en het aantal resterende dagen in de gefactureerde periode. Er wordt een creditnota uitgegeven en de terugbetaling gebeurt binnen dertig dagen na de beslissing van Shyfter.

Correct uitgevoerde eenmalige diensten blijven verschuldigd. Niet uitgevoerde diensten die zonder voorwerp zijn geworden, worden geregulariseerd.

Het loutere niet-gebruik van een jaarabonnement geeft geen aanleiding tot terugbetaling.

Wanneer een vervroegd einde het gevolg is van een aan Shyfter toe te schrijven tekortkoming of van een dwingend recht, worden de gevolgen bepaald overeenkomstig de wet en, in voorkomend geval, artikel 20.

Shyfter kan vergoeding vorderen van een bewezen hogere schade. De behouden bedragen worden dan op die vergoeding aangerekend; dubbele schadevergoeding is niet toegestaan.

Een terugbetaling of een commercieel gebaar houdt op zich geen erkenning van aansprakelijkheid of afstand van een rechtsmiddel in. Een dading vereist een afzonderlijk en uitdrukkelijk akkoord.

Artikel 19. Operationeel einde en recuperatie van gegevens

De kennisgeving van het einde vermeldt de effectieve datum, de stopzetting van de betrokken functionaliteiten en automatismen en de modaliteiten voor de recuperatie van de gegevens.

De Klant organiseert de overname van zijn activiteiten, met name de sociale, door hemzelf of door een bevoegde dienstverlener.

Het einde van de Dienst leidt niet tot een onmiddellijke verwijdering van de gegevens.

De Klant beschikt kosteloos over zestig kalenderdagen om zijn gegevens te recupereren, te rekenen vanaf het effectieve einde of, indien later, vanaf het einde van de wettelijk toepasselijke overgangsperiode.

De gegevens zijn toegankelijk in alleen-lezenmodus of via een beveiligd systeem dat een gelijkwaardige recuperatie biedt wanneer rechtstreekse toegang onmogelijk is of een gedocumenteerd risico inhoudt.

De teruggaveformaten zijn gangbaar en bruikbaar, aangepast aan de aard van de gegevens. De exporteerbare gegevens en hun formaten staan in bijlage 2.

Gedurende de volledige looptijd van het contract kan de Klant zijn Klantgegevens exporteren via de exportfunctionaliteiten van de Dienst, zonder bijkomende kosten.

De modaliteiten voor verwijdering staan in bijlage 1. Een verlenging kan worden overeengekomen, zonder afbreuk te doen aan de wettelijk opgelegde waarborgen.

Artikel 20. Overstap naar een andere dienstverlener en jaarlijkse verbintenis

Shyfter leeft de dwingende verplichtingen na die van toepassing zijn op de overstap tussen aanbieders van gegevensverwerkingsdiensten, met name die van de Europese verordening 2023/2854.

De Klant richt een schriftelijk verzoek met vermelding van de reikwijdte en de eventueel gemachtigde derden.

Wanneer deze regeling van toepassing is, bedraagt de opzegtermijn voor het starten van de overstap niet meer dan twee maanden. De overgang gebeurt zonder onnodige vertraging, in principe binnen de daaropvolgende dertig kalenderdagen. Verlengingen voldoen aan de wettelijke voorwaarden en worden gemotiveerd en ingepland.

Shyfter verleent de wettelijk vereiste bijstand, handhaaft de beveiliging en continuïteit binnen haar domein en bevestigt het einde van het contract dat uit het proces voortvloeit.

De exporteerbare gegevens omvatten de invoergegevens, uitvoergegevens en metadata die onder dit recht vallen. Uitsluitingen ter bescherming van de rechten van derden, de intellectuele eigendom en bedrijfsgeheimen zijn beperkt en worden toegelicht.

De categorieën exporteerbare gegevens, de uitgesloten categorieën, de formaten, procedures en bekende beperkingen staan in bijlage 2, die vóór de inschrijving wordt meegedeeld en toegankelijk blijft.

Shyfter publiceert op haar website informatie over de jurisdictie waaronder de infrastructuur van de Dienst valt en over de maatregelen tegen toegang door buitenlandse overheden die niet in overeenstemming is met het recht van de Unie.

Een dwingend recht op uitstap maakt van de jaarlijkse verbintenis geen abonnement dat vrij en zonder financiële gevolgen kan worden opgezegd.

Wanneer een vergoeding voor vervroegde beëindiging wettelijk is toegestaan, stemt ze overeen met de rechtstreekse en redelijkerwijs voorzienbare schade die door de beëindiging wordt veroorzaakt. Ze is beperkt tot de resterende prijs exclusief belastingen tot het einde van de looptijd, na aftrek van de bespaarde kosten en de redelijkerwijs vermijdbare verliezen.

Shyfter bezorgt een gemotiveerde afrekening. De vooruitbetaling voor de ongebruikte periode wordt aangerekend op het wettelijk verschuldigde saldo. Elk overschot wordt terugbetaald. Dubbele schadevergoeding is niet toegestaan.

Er is geen vergoeding verschuldigd wanneer de wet ze verbiedt, met name wanneer een tekortkoming van Shyfter recht geeft op ontbinding zonder die vergoeding.

Handelingen die wettelijk kosteloos zijn, worden niet gefactureerd. Enkel facultatieve bijkomende diensten die los staan van deze verplichtingen en vooraf werden aanvaard, kunnen worden gefactureerd.

Artikel 21. Intellectuele eigendom en vertrouwelijkheid

Shyfter en haar licentiegevers behouden hun rechten op de software, de interfaces, de documentatie, de merken en de elementen van de Dienst.

De Klant beschikt over een niet-exclusief gebruiksrecht, beperkt tot de overeengekomen duur, professionele behoeften en reikwijdte.

Niet-toegestane reproductie, doorverkoop en exploitatie zijn verboden, onder voorbehoud van de wettelijke uitzonderingen.

De Klant behoudt zijn rechten op zijn gegevens en inhoud, onder voorbehoud van de rechten van personen en derden. Hij staat de verwerking ervan toe voor zover nodig voor het contract.

Elke partij beschermt de vertrouwelijke informatie van de andere en beperkt de toegang ertoe tot de personen die ze nodig hebben.

Dit geldt niet voor informatie die wettelijk openbaar is, rechtmatig van een derde is verkregen of onafhankelijk is ontwikkeld.

Een verplichte openbaarmaking wordt beperkt tot het noodzakelijke en, waar toegestaan, voorafgegaan door een kennisgeving aan de andere partij.

De vertrouwelijkheid blijft gelden tot vijf jaar na het einde van het contract en, voor persoonsgegevens en bedrijfsgeheimen, zolang als wettelijk vereist.

Artikel 22. Wijziging van prijzen en contractuele voorwaarden

De prijs van een lopende jaarlijkse periode kan niet eenzijdig worden verhoogd, behoudens een wijziging van de belastingen of een uitdrukkelijk aanvaarde wijziging van de reikwijdte.

Nieuwe jaartarieven worden ten minste zestig dagen vóór de vervaldag meegedeeld, zodat de Klant de verlenging binnen de voorziene termijn kan weigeren.

Bij gebrek aan mededeling binnen die termijn is een verhoging niet van toepassing op de onmiddellijk volgende verlenging zonder uitdrukkelijk akkoord van de Klant.

Voor het maandabonnement wordt een verhoging ten minste zestig dagen vóór de toepassing ervan aangekondigd.

Contractuele wijzigingen worden gemotiveerd, met name door een wetswijziging, een beveiligingsvereiste of een evolutie van de Dienst.

Wezenlijke ongunstige wijzigingen tijdens een jaarlijkse periode vereisen het akkoord van de Klant, behoudens een aanpassing die door een dwingende regel wordt opgelegd.

De publicatie van een tekst of de loutere vermelding ervan op een factuur volstaat niet om bestaande contracten te wijzigen. Een individuele kennisgeving kan daarentegen bij de verzending van een factuur worden gevoegd, onder de voorwaarden van artikel 29.

Gangbare technische updates zoals bedoeld in artikel 10 vormen, louter door hun uitrol, geen wijziging van de contractuele voorwaarden die een kennisgeving vereist.

Geen enkele wijziging is met terugwerkende kracht van toepassing op eerdere feiten.

Artikel 23. Aansprakelijkheid en beperkingen

Shyfter levert een technisch hulpmiddel en neemt de wettelijke verplichtingen die verbonden zijn aan de hoedanigheid van werkgever, aangever of verwerkingsverantwoordelijke van de Klant niet over.

Shyfter is niet aansprakelijk voor gevolgen die te wijten zijn aan de gegevens, keuzes, nalatigheden, gebrekkige controles of het gebruik van de Klant, noch voor externe gebeurtenissen die zij op grond van het contract niet moest voorkomen of beheersen.

Deze uitsluiting omvat in die omstandigheden met name de gevolgen van ontbrekende of laattijdige aangiften, regularisaties, bedrijfsverliezen en bedrijfsonderbrekingen.

Een onbeschikbaarheid, een onjuist resultaat of een ontbrekende aangifte volstaat op zich niet om de aansprakelijkheid van Shyfter aan te tonen.

Onder voorbehoud van het toepasselijke recht is indirecte schade uitgesloten. Schade wordt echter niet als indirect beschouwd louter omdat ze betrekking heeft op een sociale aangifte of op gegevens.

Voor gewone schade die aan Shyfter kan worden toegeschreven, is haar totale aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag exclusief belastingen dat betaald of verschuldigd is voor twaalf maanden van de betrokken Dienst. Als het contract minder dan twaalf maanden geleden is gestart, geldt de op jaarbasis berekende contractprijs als referentie.

De uitsluitingen en plafonds zijn niet van toepassing op bedrog of zware fout van Shyfter, haar aangestelden of lasthebbers, op aantasting van het leven of de lichamelijke integriteit, op wettelijk niet te beperken aansprakelijkheden, noch wanneer ze een essentiële verbintenis van haar inhoud zouden ontdoen.

Binnen deze grenzen zijn de uitsluitingen en plafonds van toepassing ongeacht de grondslag van de vordering, contractueel of buitencontractueel.

Ze beperken noch de rechten van de betrokkenen noch de bevoegdheden van de autoriteiten.

Uitdrukkelijk voorziene terugbetalingen en verplichtingen tot teruggave van gegevens worden niet gelijkgesteld met beperkte schade.

Elke partij beperkt haar schade op redelijke wijze. De aansprakelijkheden worden beoordeeld volgens de respectieve oorzaken en bijdragen.

Artikel 24. Vorderingen van derden

Een partij die op de hoogte is van een vordering die de andere partij kan betreffen, brengt haar binnen een redelijke termijn op de hoogte en stelt haar in staat nuttig deel te nemen aan haar verdediging.

Geen enkele erkenning of dading kan de andere partij binden zonder haar akkoord.

Kosten en veroordelingen worden verdeeld volgens de vastgestelde aansprakelijkheden en de wettelijke grenzen.

Geen enkele algemene vrijwaring draagt automatisch de gevolgen van een eigen tekortkoming van Shyfter over aan de Klant, noch omgekeerd.

Artikel 25. Overmacht

Een partij is niet aansprakelijk voor een niet-uitvoering die te wijten is aan een gebeurtenis die volgens het toepasselijke recht overmacht vormt.

Zij brengt de andere partij zo snel mogelijk op de hoogte en neemt redelijke maatregelen om de gevolgen te beperken.

Een storing, een cyberaanval of de onbeschikbaarheid van een leverancier vormt niet automatisch overmacht.

Als een essentieel beletsel langer dan dertig dagen aanhoudt zonder redelijk vooruitzicht op herstel, kan elke partij de getroffen diensten beëindigen door schriftelijke kennisgeving.

Niet geleverde diensten en vooruitbetaalde bedragen worden overeenkomstig de wet geregulariseerd. De teruggave van de gegevens wordt georganiseerd voor zover technisch mogelijk.

Artikel 26. Kennisgevingen en bewijs

Communicatie wordt gericht aan de geregistreerde en up-to-date gehouden contactgegevens.

Facturen, herinneringen, ingebrekestellingen, bevestigingen van verlenging en kennisgevingen van schorsing kunnen automatisch worden verstuurd.

Ingebrekestellingen en opzeggingen worden meegedeeld op een duurzame drager die het mogelijk maakt de inhoud en ontvangst ervan aan te tonen. Indien nodig wordt een aanvullend middel gebruikt.

Technische logs en elektronische uitwisselingen kunnen als bewijs dienen, onder voorbehoud van hun betrouwbaarheid en het recht op betwisting.

Geen enkele eenzijdige registratie vormt een onweerlegbaar bewijs.

Artikel 27. Algemene bepalingen

De partijen blijven juridisch onafhankelijk.

Een overdracht van het contract mag de essentiële waarborgen van de Klant niet verminderen. Zijn toestemming wordt gevraagd wanneer dat wettelijk vereist is. De Klant aanvaardt nu reeds dat Shyfter het contract overdraagt aan een verbonden vennootschap in de zin van het Belgische Wetboek van vennootschappen en verenigingen, mits voorafgaande schriftelijke kennisgeving en zonder vermindering van zijn waarborgen.

Het inschakelen van een onderaannemer ontslaat Shyfter niet van haar verplichtingen. De gegevensverwerkingen volgen bijlage 1.

Het niet uitoefenen van een recht houdt geen afstand van dat recht in.

Als een bepaling ongeldig is, blijven de andere van kracht voor zover het contract kan worden behouden. De partijen zoeken een rechtmatige bepaling die de strekking ervan respecteert, zonder een onrechtmatig beding te herstellen.

Artikel 28. Toepasselijk recht en geschillen

Het contract is onderworpen aan het Belgische recht, onder voorbehoud van de toepasselijke dwingende regels.

De partijen zoeken te goeder trouw naar een minnelijke oplossing en kunnen een bemiddeling overeenkomen.

Deze stap is geen voorwaarde om naar de rechter te stappen, verhindert geen dringende maatregel en schort de wettelijke termijnen niet op zonder akkoord of toepasselijke bepaling.

Onder voorbehoud van de dwingende bevoegdheidsregels zijn de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel bevoegd voor geschillen.

Artikel 29. Inwerkingtreding en lopende contracten

Deze versie is van toepassing op inschrijvingen die vanaf de publicatiedatum worden gesloten.

Lopende contracten blijven onderworpen aan de versie die ze hebben aanvaard tot hun volgende vervaldag.

Voor een jaarabonnement dat onder een eerdere versie werd gesloten, deelt Shyfter deze versie individueel mee aan de Klant, op een duurzame drager, ten minste zestig dagen vóór de vervaldag. De kennisgeving mag worden gevoegd bij de e-mail waarmee een factuur wordt verstuurd, op voorwaarde dat het onderwerp en het begin van het bericht ze duidelijk aankondigen en dat deze versie als bijlage of via een link beschikbaar is. Deze kennisgeving vermeldt duidelijk dat het contract, tenzij de Klant weigert, stilzwijgend wordt verlengd voor een nieuwe vaste periode van twaalf maanden onder de voorwaarden van deze versie, met inbegrip van de automatische verlenging bedoeld in artikel 13.2.

De Klant kan deze verlenging weigeren door een schriftelijke kennisgeving die ten minste dertig dagen vóór de vervaldag wordt ontvangen; het contract eindigt dan op de vervaldag. Bij gebrek aan weigering binnen die termijn wordt het contract stilzwijgend verlengd onder de voorwaarden van deze versie.

Als de vervaldag minder dan zestig dagen na de kennisgeving valt, volgt de volgende verlenging de regels van de eerdere versie en is deze versie van toepassing vanaf de daaropvolgende vervaldag onder de hierboven vermelde voorwaarden.

Voor een maandabonnement wordt deze versie ten minste zestig dagen vóór de toepassing ervan meegedeeld. De Klant kan het abonnement vóór die datum kosteloos beëindigen.

De taalversies van deze voorwaarden zijn vertalingen. Bij verschillen heeft de Franse versie voorrang.

Bijlage 1. Overeenkomst inzake de verwerking van persoonsgegevens

1. Rollen van de partijen

Voor de gegevens van werknemers en andere personeelsleden die in de Dienst worden verwerkt voor rekening van de klantonderneming, is de Eindklant de verwerkingsverantwoordelijke. Shyfter treedt voor deze verwerkingen uitsluitend op als verwerker.

De Eindklant bepaalt de doeleinden van de verwerking en de essentiële middelen, met name de betrokkenen, de noodzakelijke gegevens, het toegestane gebruik, de ontvangers en de bewaartermijnen.

Shyfter verwerkt deze gegevens voor zijn rekening en volgens zijn gedocumenteerde instructies. Het leveren van de software draagt de verantwoordelijkheden van de werkgever of de verwerkingsverantwoordelijke niet over aan Shyfter.

Wanneer de medecontractant van Shyfter zelf handelt voor rekening van een Eindklant, garandeert hij dat hij gemachtigd is om Shyfter als subverwerker in te schakelen en haar de nodige instructies te geven.

Shyfter behoudt haar eigen verplichtingen als verwerker op grond van de AVG.

Voor haar afzonderlijke verwerkingen inzake commercieel beheer, facturatie en naleving van haar wettelijke verplichtingen treedt Shyfter op als verwerkingsverantwoordelijke en verstrekt zij de bijbehorende informatie.

2. Voorwerp, duur en verwerkingen

Deze bijlage dekt de verwerkingen die nodig zijn voor de afgenomen functionaliteiten: teambeheer, planning, urenregistratie, arbeidstijd, afwezigheden en medische attesten, aanwezigheidslijsten, opmaak en ondertekening van contracten en HR-documenten, payrollvoorbereiding, berichten, communicatie, sociale aangiften (Dimona, DPAE), logging en, wanneer ze worden gebruikt, functionaliteiten van artificiële intelligentie.

De verwerkingen omvatten het verzamelen, registreren, ordenen, structureren, hosten, raadplegen, wijzigen, berekenen, toegestaan doorgeven, exporteren en wissen.

Ze is van toepassing tijdens de Dienst, de overgang, de recuperatie en de verwijdering van de gegevens.

De betrokkenen omvatten het personeel, de beheerders, verantwoordelijken, professionele contactpersonen en, wanneer de modules dat voorzien, kandidaten en andere personen van wie de gegevens rechtmatig worden toevertrouwd.

3. Categorieën van gegevens

De gegevens kunnen omvatten:

• identiteiten en contactgegevens;
• professionele identificatiegegevens en nationaal identificatienummer (INSZ in België, socialezekerheidsnummer NIR in Frankrijk) wanneer de wet dat toestaat;
• contractuele en professionele gegevens (functie, vaardigheden, vergunningen, maat van werkkledij, referentie van het sociaal secretariaat of de payrollprovider);
• uurroosters, prikkingen, prestaties en afwezigheden;
• foto’s genomen bij het prikken en geolocatiegegevens, wanneer de Klant deze opties activeert;
• informatie over het toestel dat wordt gebruikt om te prikken;
• payrollinformatie, statussen en antwoorden op aangiften (Dimona, DPAE);
• medische attesten en bewijsstukken van afwezigheid;
• documenten, berichten, handtekeningen en bewijsstukken;
• meldingsvoorkeuren, machtigingen, verbindingen en sporen van handelingen.

Het prikken gebeurt met een persoonlijke code. De Dienst verwerkt geen biometrische gegevens en voert geen gezichtsherkenning uit.

Gezondheidsgegevens zijn beperkt tot de functionaliteiten en wettelijke voorwaarden die ze rechtvaardigen. Shyfter past er versterkte waarborgen op toe, met name beperkte toegang.

Biometrische gegevens, strafrechtelijke gegevens of andere bijzonder gevoelige gegevens zijn niet toegestaan louter door de aanvaarding van deze voorwaarden. Ze vereisen een uitdrukkelijk overeengekomen reikwijdte en aangepaste waarborgen.

4. Verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke

De Klant, of de Eindklant voor wie hij handelt, bepaalt de rechtsgronden, informeert de betrokkenen, minimaliseert de gegevens en legt passende bewaartermijnen vast.

Hij zorgt voor de juistheid van de gegevens, controleert de machtigingen en staat de doorgiften aan ontvangers toe.

Hij behandelt de verzoeken tot uitoefening van rechten en vervult de verplichtingen die verbonden zijn aan zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke.

Hij kan deze verantwoordelijkheden niet aan Shyfter overdragen louter door het gebruik van de Dienst.

5. Instructies en toegestaan gebruik

Shyfter verwerkt de gegevens op gedocumenteerde instructie, ook wat doorgiften naar het buitenland betreft, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt. In dat geval stelt Shyfter de Klant vóór de verwerking in kennis van die verplichting, tenzij de wet die kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

Het contract, de geactiveerde functionaliteiten en de gedocumenteerde verzoeken vormen de initiële instructies.

Als een instructie in strijd lijkt met het gegevensbeschermingsrecht, brengt Shyfter de Klant op de hoogte en schort zij de betrokken verwerking op in afwachting van een rechtmatige verduidelijking.

Shyfter verkoopt de toevertrouwde gegevens niet en gebruikt ze niet voor zelfstandige reclame.

Zij hergebruikt ze niet om een algemeen model van artificiële intelligentie te trainen zonder afzonderlijk akkoord en passende rechtsgrond. De leveranciers van artificiële intelligentie waarop Shyfter een beroep doet, mogen de toevertrouwde gegevens niet gebruiken om hun modellen te trainen.

De Klant staat Shyfter toe om op basis van de Klantgegevens geaggregeerde en geanonimiseerde statistieken te produceren, met name om de Dienst te verbeteren en sectorstudies te publiceren. Deze statistieken hebben betrekking op groepen die groot genoeg zijn om elke identificatie van een persoon of een Klant uit te sluiten, noemen nooit een Klant zonder zijn akkoord en maken nooit het voorwerp uit van een poging tot heridentificatie. De Klant kan zich daartegen schriftelijk verzetten via rgpd@shyfter.com.

6. Vertrouwelijkheid

Shyfter beperkt de toegang tot de personen die ze nodig hebben voor hun taken.

De gemachtigde personen zijn gebonden door een geheimhoudingsplicht en krijgen een aangepaste sensibilisering.

De machtigingen worden aangepast of ingetrokken bij functiewijzigingen of vertrek.

7. Beveiliging

Overeenkomstig artikel 32 van de AVG neemt Shyfter technische en organisatorische maatregelen die in verhouding staan tot de risico’s, met name:

• beheer van identiteiten en machtigingen;
• bescherming van communicatie en authenticatie;
• logische scheiding van de gegevens van de Klanten;
• logging van gevoelige handelingen;
• back-up, herstel en continuïteit;
• beheer van kwetsbaarheden en updates;
• behandeling en documentatie van incidenten;
• controle van dienstverleners en onderhoudstoegang;
• beveiligde verwijdering;
• regelmatige controle van de doeltreffendheid van de maatregelen.

De toepasselijke technische beschrijving wordt meegedeeld vóór de start van de verwerkingen en blijft ter beschikking. Ze vermeldt de beschermingen, back-ups en verwijderingstermijnen die daadwerkelijk worden toegepast.

De maatregelen kunnen evolueren zonder individuele kennisgeving van elke technische aanpassing, op voorwaarde dat het overeengekomen beschermingsniveau niet wezenlijk daalt en de wettelijke informatieverplichtingen worden nageleefd.

Geen enkele certificering wordt geacht verworven te zijn als ze niet uitdrukkelijk wordt vermeld.

8. Subverwerkers

De Klant verleent een algemene toestemming voor het inschakelen van de dienstverleners die zijn opgenomen in het register dat vóór de start van de verwerkingen wordt meegedeeld.

Het register vermeldt hun identiteit, rol, verwerkingen, verwerkingslocaties en eventuele doorgiftewaarborgen. Het maakt deel uit van de contractuele documentatie. De actuele versie is online beschikbaar en wordt op verzoek meegedeeld via rgpd@shyfter.com.

Shyfter brengt de Klant op de hoogte van elke voorgenomen toevoeging of vervanging van een subverwerker vóór de inwerkingtreding ervan, via een gedateerde update van het online register, samen met informatie in de Dienst of per e-mail.

De Klant kan schriftelijk via rgpd@shyfter.com een gemotiveerd bezwaar maken op het vlak van gegevensbescherming. De partijen zoeken te goeder trouw naar een redelijke oplossing, bijvoorbeeld de deactivering van de betrokken functionaliteit voor het account van de Klant. Het bezwaar geeft op zich geen recht op vervroegde opzegging of terugbetaling; de Klant behoudt de mogelijkheid om het contract niet te verlengen onder de voorwaarden van artikel 13.

Shyfter legt haar subverwerkers contractueel dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op als die van deze bijlage en blijft volledig aansprakelijk voor de uitvoering ervan onder de voorwaarden van de AVG.

9. Locatie en doorgiften

De locaties voor hosting, back-up en toegang op afstand staan in de documentatie en het register van dienstverleners.

Elke doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte steunt op een geldig mechanisme en, indien nodig, op een analyse en aanvullende maatregelen.

Shyfter deelt de relevante waarborgen mee en, op verzoek, een samenvatting van de effectbeoordeling van de doorgifte die voor elke ontvanger buiten de Europese Economische Ruimte werd uitgevoerd.

Verzoeken om toegang van autoriteiten worden gecontroleerd volgens het toepasselijke recht. De Klant wordt geïnformeerd wanneer dat is toegestaan en de openbaarmaking wordt beperkt tot het noodzakelijke.

10. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

Shyfter brengt de Klant zonder onredelijke vertraging op de hoogte nadat zij kennis heeft gekregen van een inbreuk op de toevertrouwde gegevens, en uiterlijk binnen achtenveertig uur.

Voor zover mogelijk wordt de eerste informatie binnen vierentwintig uur verstrekt, zonder de afronding van het onderzoek af te wachten.

De informatie wordt geleidelijk aangevuld: aard, betrokken gegevens en personen, waarschijnlijke gevolgen, genomen maatregelen en contactpersoon.

Shyfter documenteert het incident in een register van inbreuken, dat op verzoek aan de Klant wordt meegedeeld voor wat hem betreft, en werkt mee aan het beperken van de gevolgen.

De verwerkingsverantwoordelijke beslist over de meldingen aan de autoriteiten en de betrokkenen die op hem rusten. Shyfter treedt enkel in zijn plaats op instructie of wettelijke verplichting.

11. Bijstand en rechten van betrokkenen

Shyfter verleent de vereiste bijstand voor verzoeken van betrokkenen, beveiliging, effectbeoordelingen en voorafgaande raadplegingen, rekening houdend met de verwerkingen en de beschikbare informatie.

Een verzoek dat rechtstreeks van een persoon wordt ontvangen, wordt zonder onredelijke vertraging aan de Klant bezorgd. Shyfter beantwoordt het ten gronde enkel op instructie of wettelijke verplichting.

Gewone bijstand en bijstand die nodig is door een tekortkoming van Shyfter worden niet extra gefactureerd.

Uitzonderlijke bijstand die verder gaat dan de contractuele en wettelijke verplichtingen kan het voorwerp uitmaken van een voorafgaande offerte, zonder een verplichte of dringende maatregel te vertragen.

12. Informatie en audits

Shyfter verstrekt de informatie die nodig is om de naleving van haar verplichtingen aan te tonen en staat de vereiste audits toe, met inbegrip van inspecties.

De partijen geven de voorkeur aan beschikbare documenten en verslagen, zonder het recht op een gerechtvaardigde aanvullende controle op te heffen.

Audits worden georganiseerd met een redelijke voorafgaande kennisgeving, onder geheimhouding en met bescherming van de andere Klanten. Dringendheid, een ernstig incident of een verzoek van een autoriteit kan een kortere termijn rechtvaardigen.

De modaliteiten en eventuele kosten mogen het auditrecht niet illusoir maken.

13. Teruggave en verwijdering

Aan het einde van de Dienst kiest de verwerkingsverantwoordelijke voor teruggave of verwijdering, onder voorbehoud van wettelijk noodzakelijke bewaring.

Behoudens andersluidende rechtmatige instructie blijven de gegevens beschikbaar gedurende de zestig dagen bedoeld in artikel 19.

Na afloop van die periode worden de gegevens binnen maximaal dertig dagen uit de actieve systemen verwijderd.

Resterende back-upkopieën worden afgezonderd van het gewone gebruik en uiterlijk negentig dagen na de verwijdering uit de actieve systemen gewist of onherstelbaar gemaakt.

Een herstelling mag gegevens waarvan de verwijdering vereist was niet duurzaam opnieuw invoeren.

Een instructie tot vervroegde verwijdering wordt binnen de wettelijke termijnen behandeld, na controle van de machtiging en informatie over de gevolgen ervan.

Elke verplichte bewaring wordt beperkt tot de noodzakelijke gegevens, doeleinden en termijnen. Shyfter vermeldt de grondslag ervan en beperkt de toegang.

Facturatiegegevens of elementen die strikt noodzakelijk zijn voor de verdediging van een recht kunnen onder afzonderlijke verwerkingen vallen met eigen rechtsgronden en termijnen.

Shyfter bevestigt op verzoek de uitgevoerde handelingen en de toepasselijke uitzonderingen.

14. Behoud van de waarborgen

De verplichtingen inzake vertrouwelijkheid en beveiliging blijven gelden zolang toevertrouwde gegevens worden bewaard.

De hoedanigheid van verwerker van Shyfter beperkt de rechten van betrokkenen, de bevoegdheden van de autoriteiten of de dwingende aansprakelijkheden niet.

Elke wijziging van deze bijlage respecteert de contractuele regels en mag de wettelijk vereiste waarborgen niet verminderen.

Deze bijlage is van toepassing samen met de nationale wetten die de AVG aanvullen, met name de Belgische wet van 30 juli 2018 en de Franse wet nr. 78-17 van 6 januari 1978 (“Informatique et Libertés”). De bevoegde toezichthoudende autoriteit voor de Klant is die van zijn hoofdvestiging (Gegevensbeschermingsautoriteit in België, CNIL in Frankrijk).

Wanneer de Eindklant buiten de Europese Unie is gevestigd, is deze bijlage ook van toepassing in het licht van de lokale wetgeving inzake gegevensbescherming, met name de Marokkaanse wet nr. 09-08 voor Klanten gevestigd in Marokko. De Klant vervult de formaliteiten die op hem rusten bij de bevoegde lokale autoriteit.

Bijlage 2. Exporteerbare gegevens en formaten

1. Exporteerbare gegevens

2. Uitgesloten gegevens

Uitgesloten van export zijn: de broncode, de algoritmen en interne instellingen van de Dienst, de gegevens van andere Klanten, beveiligingsgegevens waarvan de mededeling de Dienst zou blootstellen (sleutels, geheimen, infrastructuurlogs), en de gegevens waarvoor Shyfter voor eigen rekening verwerkingsverantwoordelijke is. Deze uitsluitingen zijn beperkt tot het strikt noodzakelijke.

3. Procedure

Gangbare exports worden door de Klant zelf vanuit de Dienst uitgevoerd. Voor een volledige export of een overstap naar een andere dienstverlener richt de Klant een schriftelijk verzoek aan hello@shyfter.com overeenkomstig artikel 20. Shyfter levert de export binnen een termijn die verenigbaar is met de overgangsperiode bedoeld in dat artikel.