Conditions générales de vente et d'utilisation

Version 5.0 du 1er novembre 2026
Remplace la version publiée le 9 avril 2026 (référencée V4.3 dans le registre des versions)
Services SaaS destinés exclusivement aux professionnels

Article 1. Identification et champ d’application

Les services Shyfter sont fournis par SHYFTER SA, dont le siège est établi Avenue Louise 240, 1050 Ixelles, Belgique, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0720.922.212, TVA BE0720.922.212, ci-après « Shyfter ».

Contact général et notifications contractuelles : hello@shyfter.com.
Contact facturation : finance@shyfter.com.
Contact protection des données : rgpd@shyfter.com.

Les traitements que Shyfter réalise pour son propre compte sont décrits dans sa politique de confidentialité, disponible sur shyfter.com/fr-be/politique-de-confidentialite.

Les présentes conditions générales régissent la souscription et l’utilisation de la plateforme Shyfter, de ses applications, modules, intégrations et prestations associées.

Elles s’appliquent exclusivement aux clients agissant dans le cadre de leur activité professionnelle, ci-après le « Client ».

Le « Service » désigne les fonctionnalités et prestations effectivement souscrites. Les « Utilisateurs » désignent les personnes autorisées par le Client à accéder au Service. Les « Données Client » désignent les données, documents et contenus confiés à Shyfter ou générés pour le compte du Client dans le cadre du Service.

Le « Client final » désigne l’entreprise pour le compte de laquelle le Service est utilisé lorsqu’elle n’est pas elle-même le cocontractant de Shyfter, notamment lorsque le Service est souscrit par un revendeur, un partenaire ou un prestataire agissant pour son compte. Lorsque le Client agit pour son propre compte, il est également le Client final.

Article 2. Formation du contrat et acceptation

Le contrat comprend les conditions particulières acceptées, le bon de commande ou devis accepté, les présentes conditions générales et leurs annexes.

La souscription d’un Service SaaS ne nécessite pas la signature d’un contrat distinct. L’acceptation peut être recueillie électroniquement, notamment lors de la souscription ou de l’acceptation d’une offre.

Les documents contractuels sont mis à disposition avant l’engagement du Client dans un format permettant leur conservation et leur reproduction. Shyfter conserve les éléments permettant d’établir leur communication et leur acceptation.

Le paiement ou l’utilisation du Service peuvent contribuer à établir la relation contractuelle, sans constituer une preuve irréfragable d’acceptation de conditions non préalablement communiquées.

La personne souscrivant au nom du Client déclare disposer des pouvoirs nécessaires.

En cas de contradiction, l’ordre de priorité est le suivant : les conditions particulières expressément acceptées, puis l’offre ou le devis accepté, puis les présentes conditions générales et leurs annexes. L’annexe 1 relative aux données personnelles prévaut pour les questions relevant de son objet, sous réserve des dispositions impératives.

Les conditions générales d’achat ou autres conditions du Client, y compris celles figurant sur un bon de commande, ne s’appliquent que si Shyfter les a expressément acceptées par écrit.

Chaque version des présentes conditions générales porte un numéro et une date. Les versions antérieures sont archivées et communiquées sur simple demande.

Une facture ne modifie pas, à elle seule, les conditions déjà convenues.

Chaque personne morale cliente constitue une partie contractante distincte, sauf convention expresse contraire.

Article 3. Objet et périmètre du Service

Shyfter fournit une solution logicielle accessible à distance destinée notamment à la planification, à la gestion du temps et des ressources humaines, à la préparation de la paie et, lorsque le module correspondant est souscrit et activé, aux transmissions de déclarations sociales.

Le Service est proposé notamment aux employeurs établis en Belgique et en France. Les fonctionnalités propres à chaque pays (notamment la Dimona en Belgique et la DPAE en France) ne sont disponibles que si elles sont prévues dans l’offre acceptée.

Les fonctionnalités, établissements, volumes, Utilisateurs, options et prestations inclus sont définis dans l’offre acceptée.

Les prestations de configuration, migration, formation, accompagnement ou développement spécifique ne sont comprises que lorsqu’elles sont expressément prévues.

Shyfter fournit un outil technique. Sauf mission distincte expressément convenue, Shyfter n’agit ni comme employeur, ni comme secrétariat social, gestionnaire de paie ou expert-comptable, ni comme conseil juridique, fiscal ou comptable du Client.

Les fonctionnalités annoncées comme futures ne constituent pas un engagement de livraison, sauf stipulation précisant leur contenu et leur échéance.

Article 4. Comptes, accès et sécurité

Le Client désigne un administrateur chargé de gérer les accès, habilitations et coordonnées de contact.

Il attribue des droits adaptés aux fonctions des Utilisateurs, retire les accès devenus inutiles et protège les identifiants et moyens d’authentification.

Le partage d’identifiants destiné à contourner les limites souscrites ou les règles de sécurité est interdit.

Le Client informe Shyfter sans délai de toute compromission ou utilisation non autorisée dont il a connaissance.

Shyfter met en œuvre les mesures de sécurité relevant de sa responsabilité. Les obligations du Client ne dispensent pas Shyfter de ses obligations propres.

Le Client répond des actes des personnes qu’il habilite dans les limites du droit applicable. Il n’est pas réputé responsable d’un accès frauduleux imputable à un manquement de Shyfter.

Article 5. Mise en service et collaboration

Le Client fournit les informations, données, accès, mandats et validations nécessaires à la mise en service.

Lorsqu’un accompagnement est prévu, les parties définissent leurs tâches et les étapes de validation.

Le Client participe aux réunions convenues ou informe Shyfter de son indisponibilité dans un délai raisonnable. Un report ou une absence peut entraîner un décalage du calendrier.

Aucun frais de report ou d’annulation ne peut être appliqué sans avoir été préalablement communiqué et accepté.

Lorsque la mise en service est retardée par un élément relevant du Client, Shyfter identifie les éléments manquants et les conséquences opérationnelles prévisibles.

La facturation débute à la date convenue. Le défaut d’utilisation du Service par le Client ne reporte pas cette date lorsque le Service est effectivement mis à disposition.

Un retard imputable à Shyfter empêchant la mise à disposition du Service ne peut être assimilé à une activation normale.

L’utilisation du Service ne vaut pas renonciation à signaler une anomalie.

Article 6. Données et paramétrages

Le Client est responsable de la licéité, de l’exactitude, de l’exhaustivité et de l’actualisation des données qu’il fournit, ainsi que des paramètres qu’il choisit ou valide.

Cette responsabilité concerne notamment les identités, numéros d’identification, contrats, statuts, horaires, prestations, absences, règles de calcul, destinataires et autorisations.

Le Client vérifie l’adéquation du paramétrage à son organisation et à ses obligations. Il effectue les contrôles nécessaires avant toute utilisation produisant des effets administratifs, sociaux ou financiers.

Shyfter n’effectue pas de vérification systématique de la conformité juridique ou factuelle des Données Client. Les contrôles automatisés ne constituent pas une validation exhaustive.

Lorsque Shyfter réalise une configuration ou une importation, ses obligations sont limitées à la mission convenue et aux informations reçues. Il lui appartient néanmoins d’exécuter correctement cette mission.

Une validation du Client ne couvre pas une erreur qui ne pouvait raisonnablement être détectée lors de cette validation.

Lorsque le Service permet de faire signer des documents par voie électronique, le Client choisit le niveau de signature proposé et vérifie qu’il convient à la nature de l’acte et aux exigences légales applicables, notamment pour les contrats de travail.

Article 7. Déclarations sociales (Dimona, DPAE et autres)

Le présent article s’applique à tout module de transmission de déclarations sociales, notamment la déclaration immédiate de l’emploi (Dimona) auprès de l’ONSS en Belgique et la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF ou de la MSA en France, ci-après les « déclarations ».

Le Client, en sa qualité d’employeur ou de personne légalement tenue à déclaration, reste responsable de l’accomplissement de ses obligations sociales, de leur exactitude et du respect des délais.

L’utilisation d’un module de déclaration ne transfère pas cette qualité à Shyfter et ne constitue pas, à elle seule, un mandat général de gestion des obligations sociales du Client.

Le fonctionnement du module suppose notamment :

• sa souscription et son activation ;
• la présence des habilitations et mandats nécessaires ;
• l’identification correcte de l’employeur et des travailleurs ;
• la complétude des statuts, dates, heures et paramètres ;
• le respect des règles de déclenchement des transmissions ;
• le contrôle et le traitement des retours et rejets.

Le Client vérifie les statuts et confirmations disponibles. Un planning, un pointage, une demande de transmission ou un courriel d’alerte ne constitue pas, à lui seul, la preuve de l’acceptation d’une déclaration par l’organisme compétent.

En cas d’absence de confirmation, de rejet, de blocage ou d’indisponibilité, le Client prend les mesures nécessaires pour respecter ses obligations, notamment par un autre canal autorisé ou avec son secrétariat social, son gestionnaire de paie ou son expert-comptable, en évitant les doublons.

Sous réserve de l’article 23, Shyfter ne répond pas des déclarations absentes, tardives, rejetées ou incorrectes résultant d’un paramétrage incomplet ou erroné, de données inadéquates, d’une absence de mandat, d’une action ou omission du Client, d’un défaut de contrôle des statuts ou d’un événement extérieur non imputable à Shyfter.

Dans ces situations, les amendes, majorations, régularisations et conséquences sociales ou financières restent à charge du Client selon les règles applicables.

La seule constatation d’une déclaration manquante ou tardive ne démontre pas un manquement de Shyfter. Toute responsabilité éventuelle s’apprécie au regard de la cause, des obligations souscrites et de l’article 23.

Article 8. Alertes et notifications

Les alertes et rappels constituent des outils d’assistance. Ils ne remplacent pas les contrôles nécessaires du Client.

Selon les paramètres et la persistance d’une anomalie, un même problème peut entraîner plusieurs notifications, éventuellement à plusieurs destinataires.

Le Client maintient ses coordonnées à jour et organise le suivi des messages, y compris la vérification des filtres et des dossiers de courriers indésirables.

L’émission technique d’un message ne démontre pas nécessairement sa réception ou sa lecture. L’absence d’alerte ne vaut pas confirmation de conformité ni preuve qu’aucune action n’est requise.

Shyfter demeure tenu au fonctionnement des mécanismes de notification expressément compris dans le Service, dans les limites du contrat.

Article 9. Disponibilité, support et maintenance

Le Service est fourni selon une obligation de moyens. Sauf engagement de niveau de service distinct, Shyfter ne garantit ni une disponibilité continue, ni un fonctionnement exempt d’erreurs, ni un délai déterminé d’intervention ou de rétablissement.

Des interruptions, ralentissements ou limitations peuvent notamment résulter de maintenances, mises à jour, incidents, contraintes de sécurité, réseaux ou services externes.

Les maintenances planifiées susceptibles d’interrompre le Service sont, dans la mesure du possible, annoncées à l’avance et programmées en dehors des heures de forte utilisation.

Une indisponibilité ne donne pas automatiquement droit à une indemnité, à un remboursement ou à une résiliation. Ses conséquences sont appréciées conformément au contrat, aux engagements particuliers éventuellement souscrits et aux dispositions impératives.

Sous réserve de l’article 23, Shyfter ne répond pas des interruptions ou conséquences qui ne lui sont pas imputables.

Le Client organise les procédures de continuité adaptées à son activité, notamment pour les obligations soumises à des échéances légales.

Shyfter fournit le support selon les canaux et conditions communiqués lors de la souscription. Il traite les demandes avec diligence en tenant compte de leur gravité et de leur impact.

Le Client fournit les éléments utiles à l’analyse et coopère raisonnablement à la résolution des incidents.

Article 10. Mises à jour, évolutions et services tiers

Le Service évolue de manière continue. Shyfter peut déployer automatiquement des correctifs, mises à jour, améliorations, adaptations techniques et modifications d’interface.

Ces évolutions courantes ne nécessitent ni accord préalable du Client, ni annonce avant leur déploiement, ni communication individuelle après leur déploiement. Shyfter n’est pas tenu de fournir un compte rendu de chaque modification.

Cette règle ne supprime pas les obligations d’information légalement imposées ou expressément prévues au contrat, notamment en matière de données personnelles, de modification des prix ou de modification substantielle des engagements contractuels.

Les évolutions ne peuvent vider le Service souscrit de ses fonctionnalités essentielles. Les modifications substantielles défavorables suivent l’article 22.

Les intégrations dépendent également des services externes concernés. Leurs conditions propres s’appliquent à leurs prestations.

Shyfter reste responsable de son propre périmètre et de ses sous-traitants dans les limites du contrat et de la loi.

Les suggestions, documents et résultats automatisés, notamment produits par intelligence artificielle, doivent être vérifiés avant leur utilisation. Ils ne constituent pas un avis professionnel personnalisé.

La planification automatique propose des plannings à partir des disponibilités, des habitudes de travail observées et des contraintes légales et conventionnelles paramétrées dans le Service. Ces propositions sont une aide : le Client les vérifie, les modifie au besoin et les valide avant leur publication. La prise en compte de contraintes légales par le Service ne garantit pas la conformité du planning au droit du travail applicable, qui reste de la responsabilité du Client.

Les fonctionnalités d’intelligence artificielle sont décrites dans la documentation du Service. Elles peuvent faire appel à des fournisseurs tiers identifiés dans le registre des sous-traitants (annexe 1, article 8). Les Utilisateurs sont informés lorsqu’ils interagissent avec un système d’intelligence artificielle. Le Client peut demander la désactivation de ces fonctionnalités pour son compte. Aucune décision produisant des effets sur un travailleur n’est prise par ces fonctionnalités sans intervention du Client.

Article 11. Prix, prépaiement et facturation automatique

Les prix sont exprimés en euros hors taxes, sauf indication contraire. Les taxes applicables sont ajoutées.

L’offre précise la périodicité, les unités facturables, les limites et les prestations supplémentaires.

Les abonnements sont facturés d’avance pour la période mensuelle ou annuelle concernée. La période couverte figure sur la facture.

Sauf conditions particulières contraires, le paiement intervient au plus tard au début de cette période. Une facilité de paiement ne modifie pas la durée de l’engagement.

Les factures sont générées et envoyées automatiquement, selon les paramètres de l’abonnement, aux coordonnées de facturation communiquées par le Client, dans le format légalement requis.

Le Client maintient ces coordonnées à jour et vérifie les factures reçues ou mises à sa disposition.

L’absence de lecture d’une facture ne reporte pas son échéance. Une difficulté de réception signalée est examinée et une copie peut être fournie.

La facturation automatique n’exclut ni la correction d’une erreur ni le droit de contestation.

Les prestations ponctuelles et dépassements sont facturés selon les tarifs préalablement communiqués et acceptés.

Article 12. Paiement, relances et impayés

Le paiement s’effectue par un moyen accepté par Shyfter.

Le Client signale toute contestation dans un délai raisonnable, en identifiant les postes concernés et ses motifs. La partie non contestée reste payable à l’échéance.

Les relances, mises en demeure et mesures de suspension peuvent être déclenchées et exécutées automatiquement, sur la base des échéances et paiements enregistrés.

Avant une suspension pour non-paiement, une mise en demeure accorde quinze jours calendaires supplémentaires pour régulariser la situation. Elle indique la possibilité d’un blocage automatique à l’expiration du délai.

Sous réserve des dispositions impératives, aucune intervention humaine ni nouvelle relance n’est nécessaire pour exécuter la suspension annoncée lorsque les conditions sont réunies.

Le Client peut transmettre une preuve de paiement ou signaler une erreur. Shyfter examine les contestations sérieuses et corrige les mesures injustifiées.

Les intérêts et frais de recouvrement sont limités aux montants légalement exigibles dans les transactions commerciales, notamment selon la loi belge du 2 août 2002. Aucun cumul ne peut entraîner une double indemnisation.

Une contestation sérieuse et motivée est examinée avant une suspension portant sur les sommes litigieuses. Elle n’autorise pas le non-paiement de sommes étrangères au différend.

Article 13. Durée et reconduction automatique

13.1 Abonnement mensuel

L’abonnement mensuel est conclu pour un mois et se renouvelle automatiquement pour des périodes successives d’un mois.

Chaque partie peut notifier sa volonté de ne pas le renouveler. La fin intervient à la première échéance mensuelle située au moins trente jours calendaires après réception de la notification.

13.2 Abonnement annuel

L’abonnement annuel est conclu pour une durée ferme de douze mois.

Il se renouvelle automatiquement à chaque échéance pour une nouvelle période ferme de douze mois, sauf notification écrite de non-renouvellement reçue au moins trente jours calendaires avant l’échéance annuelle. La notification est adressée par e-mail à hello@shyfter.com ou par le moyen prévu à cet effet dans le Service ; Shyfter en accuse réception.

Shyfter adresse un rappel de l’échéance et de la possibilité de non-renouvellement au moins quarante-cinq jours calendaires avant celle-ci. Ce rappel peut être entièrement automatisé. Il peut figurer dans le courriel d’envoi d’une facture, à condition d’apparaître dans l’objet et en tête du message, distinctement de la facture elle-même.

Si ce rappel n’a pas été adressé dans le délai prévu, le Client conserve la possibilité de refuser le renouvellement jusqu’à l’échéance ou, si elle est déjà intervenue, pendant les quinze jours suivant l’envoi effectif du rappel. Les prestations effectivement utilisées pendant cette période restent dues au prorata.

13.3 Engagement annuel ferme

Le Client ne bénéficie d’aucune faculté contractuelle générale de résiliation anticipée pour convenance personnelle.

La cessation d’utilisation, une réduction d’activité, un changement d’organisation ou la préférence pour une autre solution ne donnent pas, à eux seuls, droit à l’annulation de l’engagement ou au remboursement du prix annuel.

Une notification tardive de non-renouvellement produit effet à l’échéance suivante, sous réserve du mécanisme de rappel prévu ci-dessus et des droits impératifs.

13.4 Exceptions

Les engagements convenus ne font pas obstacle :

• à une résiliation par Shyfter selon l’article 17 ;
• aux recours légaux en cas de manquement suffisamment grave ;
• aux droits impératifs, notamment en matière de changement de prestataire ;
• à un accord écrit entre les parties.

Ces exceptions ne constituent pas une faculté générale de sortie sans conséquence financière.

Article 14. Utilisation autorisée et interdictions

Le Client utilise le Service conformément à sa destination, au périmètre souscrit et aux lois applicables.

Sont notamment interdits :

• les usages frauduleux ou illicites ;
• l’usurpation d’identité ;
• la falsification délibérée de données ou déclarations ;
• les accès non autorisés aux comptes ou données de tiers ;
• le contournement des dispositifs de sécurité ;
• l’introduction de logiciels malveillants ;
• les actions délibérées compromettant la disponibilité ou l’intégrité du Service ;
• l’extraction non autorisée de données de tiers ;
• la revente ou mise à disposition commerciale sans autorisation ;
• la poursuite d’un usage substantiellement non conforme après notification précise.

Les tests de sécurité nécessitent un accord préalable sur leur périmètre, sauf disposition légale contraire.

Une erreur involontaire ou un paramétrage incomplet ne constitue pas, à lui seul, une fraude.

Article 15. Respect des personnes et du personnel

Les parties maintiennent des échanges professionnels et respectueux.

Le Client veille à ce que ses représentants et interlocuteurs s’abstiennent envers le personnel et les prestataires de Shyfter de :

• menaces, intimidation ou harcèlement ;
• injures ou propos discriminatoires ;
• comportements ou propos sexistes ;
• attaques personnelles humiliantes ou dégradantes, graves ou répétées ;
• pressions abusives visant personnellement un collaborateur ;
• diffusion malveillante d’accusations factuelles qu’ils savent fausses.

Ces obligations concernent tous les canaux de communication, y compris les communications publiques liées à la relation contractuelle.

Le tutoiement, un désaccord ou une critique ne constituent pas, à eux seuls, un manquement. Leur contexte et leur association à des comportements humiliants ou intimidants peuvent être pris en considération.

Le Client conserve le droit de formuler une réclamation, de publier un avis de bonne foi, de saisir les autorités et d’exercer un recours.

Shyfter peut interrompre un échange abusif et imposer sa poursuite par écrit ou auprès d’un interlocuteur désigné. Un canal adapté reste disponible pour les demandes légitimes.

Shyfter impose à ses équipes des obligations équivalentes de respect.

Article 16. Suspension des accès

Shyfter peut suspendre tout ou partie des accès :

• après expiration de la mise en demeure pour impayé ;
• en présence d’un manquement substantiel persistant ;
• immédiatement pour prévenir ou faire cesser un risque grave et actuel concernant les personnes, les données ou les systèmes ;
• en exécution d’une obligation légale ou décision contraignante.

La suspension peut être automatique. Son automatisation ne dispense pas du respect des conditions contractuelles et légales.

La mesure est proportionnée. Lorsque cela suffit, Shyfter limite la suspension à un Utilisateur ou à une fonctionnalité.

Le Client est informé des motifs, des conséquences et des conditions de rétablissement, notamment par un message automatisé ou une information dans le Service, sauf nécessité de sécurité ou interdiction légale.

Un canal permet de signaler une erreur et d’obtenir un réexamen. Une mesure injustifiée est corrigée sans retard injustifié.

La suspension peut empêcher les opérations et transmissions automatisées concernées. Le Client organise leur continuité par les moyens appropriés.

Les droits de récupération des données sont préservés, au besoin par un canal sécurisé alternatif.

La suspension ne vaut pas résiliation. Les sommes antérieurement dues restent exigibles ; les autres conséquences financières sont appréciées selon la cause, la durée et les responsabilités respectives.

Article 17. Résiliation pour manquement

17.1 Manquement pouvant être corrigé

En présence d’un manquement substantiel, la partie lésée adresse une mise en demeure écrite décrivant les faits, les corrections attendues et la possibilité d’une résiliation.

Si le manquement demeure non corrigé quinze jours calendaires après réception, elle peut mettre fin au contrat par notification écrite motivée.

Les comportements abusifs envers les personnes doivent cesser dès réception de la mise en demeure.

La répétition d’un comportement substantiellement identique après une mise en demeure peut justifier une résiliation sans nouveau délai de régularisation, lorsque la gravité et les circonstances rendent cette mesure proportionnée.

17.2 Manquement particulièrement grave

Une résiliation sans préavis ni délai de régularisation peut intervenir lorsque la gravité du manquement rend raisonnablement inexigible la poursuite du contrat et que les conditions légales sont réunies.

Une fraude avérée, une attaque intentionnelle, une divulgation malveillante de données ou des menaces graves peuvent notamment relever de cette situation.

La notification précise les faits et la date d’effet. La partie qui résilie conserve les éléments justificatifs.

17.3 Périmètre et contestation

La mesure concerne les contrats et comptes affectés. Elle ne s’étend pas automatiquement à une autre personne morale du seul fait de dirigeants ou d’actionnaires communs.

Chaque partie conserve le droit de contester la mesure et de demander réparation dans les conditions légales.

Article 18. Conséquences financières de la fin du contrat

Lorsque Shyfter résilie en application de l’article 17 en raison d’un manquement du Client, les sommes prépayées correspondant à la période postérieure à la fin effective du Service restent acquises à Shyfter à titre d’indemnité forfaitaire, compte tenu de l’engagement souscrit et des ressources mobilisées pour cette période. Shyfter peut, à sa discrétion, en rembourser tout ou partie.

En cas de remboursement, le calcul repose sur le prix effectivement payé, remises comprises, et le nombre de jours restant dans la période facturée. Une note de crédit est émise et le remboursement intervient dans les trente jours suivant la décision de Shyfter.

Les prestations ponctuelles correctement exécutées restent dues. Les prestations non exécutées devenues sans objet sont régularisées.

La simple non-utilisation d’un abonnement annuel ne donne lieu à aucun remboursement.

Lorsqu’une fin anticipée résulte d’un manquement imputable à Shyfter ou d’un droit impératif, les conséquences sont déterminées conformément à la loi et, le cas échéant, à l’article 20.

Shyfter peut demander la réparation d’un préjudice supérieur démontré. Les sommes conservées s’imputent alors sur cette réparation ; aucune double indemnisation n’est permise.

Un remboursement ou un geste commercial ne vaut, à lui seul, ni reconnaissance de responsabilité ni renonciation à un recours. Une transaction nécessite un accord distinct et explicite.

Article 19. Fin opérationnelle et récupération des données

La notification de fin précise la date effective, l’arrêt des fonctionnalités et automatismes concernés et les modalités de récupération des données.

Le Client organise la reprise de ses opérations, notamment sociales, par lui-même ou par un prestataire habilité.

La fin du Service n’entraîne pas une suppression immédiate des données.

Le Client bénéficie gratuitement de soixante jours calendaires pour récupérer ses données, à compter de la fin effective ou, lorsqu’elle est postérieure, de la fin de la transition légalement applicable.

Les données sont accessibles en lecture seule ou par un dispositif sécurisé offrant une récupération équivalente lorsque l’accès direct est impossible ou présente un risque documenté.

Les formats de restitution sont couramment utilisés et exploitables, adaptés à la nature des données. Les données exportables et leurs formats figurent à l’annexe 2.

Pendant toute la durée du contrat, le Client peut exporter ses Données Client au moyen des fonctionnalités d’export du Service, sans frais supplémentaires.

Les modalités d’effacement figurent dans l’annexe 1. Une prolongation peut être convenue, sans réduire les garanties imposées par la loi.

Article 20. Changement de prestataire et engagement annuel

Shyfter respecte les obligations impératives applicables au changement de fournisseur de services de traitement de données, notamment celles du règlement européen 2023/2854.

Le Client adresse une demande écrite précisant son périmètre et les tiers éventuellement habilités.

Lorsque ce régime s’applique, le préavis de lancement ne dépasse pas deux mois. La transition intervient sans retard injustifié, en principe dans les trente jours calendaires suivants. Les prolongations respectent les conditions légales et font l’objet d’une justification et d’un calendrier.

Shyfter apporte l’assistance légalement requise, maintient la sécurité et la continuité relevant de son périmètre et confirme la fin du contrat résultant du processus.

Les données exportables comprennent les données d’entrée, de sortie et métadonnées couvertes par ce droit. Les exclusions protégeant les droits de tiers, la propriété intellectuelle et les secrets d’affaires sont limitées et expliquées.

Les catégories de données exportables, les catégories exclues, les formats, procédures et limitations connus figurent à l’annexe 2, communiquée avant la souscription et tenue accessible.

Shyfter publie sur son site les informations relatives à la juridiction dont relève l’infrastructure utilisée pour le Service et aux mesures prises contre l’accès d’autorités publiques étrangères non conforme au droit de l’Union.

Un droit impératif de sortie ne transforme pas l’engagement annuel en abonnement librement résiliable sans conséquence financière.

Lorsqu’une indemnité de rupture anticipée est légalement permise, elle correspond au préjudice direct et raisonnablement prévisible causé par la rupture. Elle est plafonnée au prix hors taxes restant jusqu’au terme, après déduction des coûts économisés et pertes raisonnablement évitables.

Shyfter fournit un décompte motivé. Le prépaiement correspondant à la période inutilisée est imputé sur le solde légalement dû. Tout excédent est restitué. Aucune double indemnisation n’est permise.

Aucune indemnité n’est due lorsqu’elle est interdite par la loi, notamment dans les cas où un manquement de Shyfter ouvre droit à une résolution sans cette indemnité.

Les opérations légalement gratuites ne sont pas facturées. Seules des prestations supplémentaires facultatives, distinctes de ces obligations et préalablement acceptées peuvent l’être.

Article 21. Propriété intellectuelle et confidentialité

Shyfter et ses concédants conservent leurs droits sur le logiciel, les interfaces, la documentation, les marques et les éléments du Service.

Le Client bénéficie d’un droit d’utilisation non exclusif, limité à la durée, aux besoins professionnels et au périmètre convenus.

Les reproductions, reventes et exploitations non autorisées sont interdites, sous réserve des exceptions légales.

Le Client conserve ses droits sur ses données et contenus, sous réserve des droits des personnes et des tiers. Il autorise leur traitement dans la mesure nécessaire au contrat.

Chaque partie protège les informations confidentielles de l’autre et limite leur accès aux personnes qui en ont besoin.

Ne sont pas concernées les informations légalement publiques, obtenues licitement d’un tiers ou développées indépendamment.

Une divulgation obligatoire est limitée au nécessaire et précédée, lorsque cela est permis, d’une information de l’autre partie.

La confidentialité subsiste cinq ans après la fin du contrat et, pour les données personnelles et secrets d’affaires, pendant la durée légalement requise.

Article 22. Évolution des prix et conditions contractuelles

Le prix d’une période annuelle engagée ne peut être augmenté unilatéralement, hors modification des taxes ou du périmètre expressément acceptée.

Les nouveaux tarifs annuels sont communiqués au moins soixante jours avant l’échéance, afin de permettre au Client de refuser la reconduction dans le délai prévu.

À défaut de communication dans ce délai, une hausse ne s’applique pas au renouvellement immédiatement suivant sans accord exprès du Client.

Pour l’abonnement mensuel, une hausse est annoncée au moins soixante jours avant son application.

Les modifications contractuelles sont motivées, notamment par une évolution légale, une exigence de sécurité ou une évolution du Service.

Les modifications substantielles défavorables pendant une période annuelle nécessitent l’accord du Client, sauf adaptation imposée par une règle obligatoire.

La publication d’un texte ou sa seule mention sur une facture ne suffit pas à modifier les contrats existants. Une notification individuelle peut en revanche accompagner l’envoi d’une facture, dans les conditions de l’article 29.

Les mises à jour techniques courantes de l’article 10 ne constituent pas, par leur seul déploiement, une modification des conditions contractuelles nécessitant une notification.

Aucune modification ne s’applique rétroactivement à des faits antérieurs.

Article 23. Responsabilité et limitations

Shyfter fournit un outil technique et n’assume pas les obligations légales attachées à la qualité d’employeur, de déclarant ou de responsable du traitement du Client.

Shyfter ne répond pas des conséquences imputables aux données, choix, omissions, défauts de contrôle ou usages du Client, ni des événements extérieurs qu’il n’avait pas à prévenir ou maîtriser au titre du contrat.

Cette exclusion couvre notamment, dans ces circonstances, les conséquences de déclarations absentes ou tardives, les régularisations, les pertes d’exploitation et les interruptions d’activité.

Une indisponibilité, un résultat incorrect ou une déclaration manquante ne suffit pas, à lui seul, à établir la responsabilité de Shyfter.

Sous réserve du droit applicable, les dommages indirects sont exclus. Un dommage n’est cependant pas réputé indirect du seul fait qu’il concerne une déclaration sociale ou des données.

Pour les dommages ordinaires imputables à Shyfter, sa responsabilité cumulée est plafonnée au montant hors taxes payé ou payable pour douze mois du Service concerné. Si le contrat a débuté depuis moins de douze mois, le prix contractuel annualisé sert de référence.

Les exclusions et plafonds ne s’appliquent pas au dol ou à la faute lourde de Shyfter, de ses préposés ou de ses mandataires, aux atteintes à la vie ou à l’intégrité physique, aux responsabilités légalement non limitables, ni lorsqu’ils videraient une obligation essentielle de sa substance.

Dans ces limites, les exclusions et plafonds s’appliquent quel que soit le fondement de la demande, contractuel ou extracontractuel.

Ils ne limitent ni les droits des personnes concernées ni les pouvoirs des autorités.

Les remboursements expressément prévus et les obligations de restitution des données ne sont pas assimilés à des dommages plafonnés.

Chaque partie limite raisonnablement son préjudice. Les responsabilités sont appréciées selon les causes et contributions respectives.

Article 24. Réclamations de tiers

Une partie informée d’une réclamation susceptible d’engager l’autre l’en avise dans un délai raisonnable et lui permet de participer utilement à sa défense.

Aucune reconnaissance ou transaction ne peut engager l’autre partie sans son accord.

Les frais et condamnations sont répartis selon les responsabilités établies et les limites légales.

Aucune garantie générale ne transfère automatiquement au Client les conséquences d’un manquement propre à Shyfter, ni inversement.

Article 25. Force majeure

Une partie n’est pas responsable d’une inexécution imputable à un événement constituant une force majeure selon le droit applicable.

Elle informe l’autre dès que possible et prend les mesures raisonnables pour limiter les conséquences.

Une panne, une cyberattaque ou l’indisponibilité d’un fournisseur ne constitue pas automatiquement une force majeure.

Si un empêchement essentiel se prolonge au-delà de trente jours sans perspective raisonnable de rétablissement, chaque partie peut mettre fin aux prestations affectées par notification écrite.

Les prestations non fournies et sommes prépayées sont régularisées conformément à la loi. La restitution des données est organisée dans la mesure techniquement possible.

Article 26. Notifications et preuve

Les communications sont adressées aux coordonnées enregistrées et tenues à jour.

Les factures, rappels, mises en demeure, confirmations de renouvellement et notifications de suspension peuvent être émis automatiquement.

Les mises en demeure et résiliations sont communiquées sur un support durable permettant d’en établir le contenu et la réception. Un moyen complémentaire est utilisé lorsque cela est nécessaire.

Les journaux techniques et échanges électroniques peuvent servir de preuve, sous réserve de leur fiabilité et du droit de contestation.

Aucun enregistrement unilatéral ne constitue une preuve irréfragable.

Article 27. Dispositions générales

Les parties restent juridiquement indépendantes.

Une cession du contrat ne peut réduire les garanties essentielles du Client. Son consentement est recueilli lorsqu’il est légalement requis. Le Client accepte dès à présent que Shyfter transfère le contrat à une société liée au sens du Code des sociétés et des associations, moyennant information écrite préalable et sans réduction de ses garanties.

Le recours à un sous-traitant ne libère pas Shyfter de ses obligations. Les traitements de données suivent l’annexe 1.

Le défaut d’exercice d’un droit ne vaut pas renonciation.

Si une disposition est invalide, les autres subsistent dans la mesure où le contrat peut être maintenu. Les parties recherchent une disposition licite respectant son économie, sans rétablir une clause abusive.

Article 28. Droit applicable et différends

Le contrat est soumis au droit belge, sous réserve des règles impératives applicables.

Les parties recherchent de bonne foi une solution amiable et peuvent convenir d’une médiation.

Cette démarche ne conditionne pas l’accès au juge, n’empêche pas une mesure urgente et ne suspend pas les délais légaux sans accord ou disposition applicable.

Sous réserve des règles impératives de compétence, les juridictions compétentes de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles connaissent des différends.

Article 29. Entrée en vigueur et contrats en cours

La présente version s’applique aux souscriptions conclues à compter de sa date de publication.

Les contrats en cours restent régis par la version qu’ils ont acceptée jusqu’à leur prochaine échéance.

Pour un abonnement annuel conclu sous une version antérieure, Shyfter notifie individuellement la présente version au Client, sur support durable, au moins soixante jours avant l’échéance. La notification peut accompagner le courriel d’envoi d’une facture, à condition que l’objet et le début du message l’annoncent clairement et que la présente version y soit jointe ou accessible par un lien. Cette notification indique clairement que, sauf refus du Client, le contrat sera reconduit tacitement pour une nouvelle période ferme de douze mois aux conditions de la présente version, y compris le renouvellement automatique prévu à l’article 13.2.

Le Client peut refuser cette reconduction par notification écrite reçue au moins trente jours avant l’échéance ; le contrat prend alors fin à l’échéance. À défaut de refus dans ce délai, le contrat est reconduit tacitement aux conditions de la présente version.

Si l’échéance intervient moins de soixante jours après la notification, le renouvellement suivant suit les règles de la version antérieure, et la présente version s’applique à l’échéance d’après dans les conditions ci-dessus.

Pour un abonnement mensuel, la présente version est notifiée au moins soixante jours avant son application. Le Client peut mettre fin à l’abonnement avant cette date, sans frais.

Les versions linguistiques des présentes conditions sont des traductions. En cas de divergence, la version française prévaut.

Annexe 1. Accord relatif au traitement des données personnelles

1. Rôles des parties

Pour les données des employés, travailleurs et autres membres du personnel traitées dans le Service pour le compte de l’entreprise cliente, le Client final est responsable du traitement. Shyfter intervient uniquement en qualité de sous-traitant pour ces opérations.

Le Client final détermine les finalités du traitement et les moyens essentiels, notamment les personnes concernées, les données nécessaires, les usages autorisés, les destinataires et les durées de conservation.

Shyfter traite ces données pour son compte et sur ses instructions documentées. La fourniture du logiciel ne transfère pas à Shyfter les responsabilités de l’employeur ou du responsable du traitement.

Lorsque le cocontractant de Shyfter agit lui-même pour le compte d’un Client final, il garantit disposer de l’autorisation de recourir à Shyfter comme sous-traitant ultérieur et de lui transmettre les instructions nécessaires.

Shyfter conserve ses obligations propres de sous-traitant prévues par le RGPD.

Pour ses traitements distincts de gestion commerciale, facturation et respect de ses obligations légales, Shyfter agit comme responsable du traitement et fournit l’information correspondante.

2. Objet, durée et opérations

La présente annexe couvre les traitements nécessaires aux fonctionnalités souscrites : gestion des équipes, planification, pointage, temps de travail, absences et certificats médicaux, feuilles d’émargement, création et signature de contrats et documents RH, préparation de la paie, messagerie, communications, déclarations sociales (Dimona, DPAE), journalisation et, lorsqu’elles sont utilisées, fonctionnalités d’intelligence artificielle.

Les opérations comprennent la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, l’hébergement, la consultation, la modification, les calculs, la transmission autorisée, l’export et l’effacement.

Elle s’applique pendant le Service, la transition, la récupération et la suppression des données.

Les personnes concernées comprennent le personnel, les administrateurs, responsables, contacts professionnels et, lorsque les modules le prévoient, les candidats et autres personnes dont les données sont licitement confiées.

3. Catégories de données

Les données peuvent comprendre :

• identités et coordonnées ;
• identifiants professionnels et numéro national d’identification (NISS en Belgique, numéro de sécurité sociale NIR en France) lorsque la loi l’autorise ;
• données contractuelles et professionnelles (fonction, compétences, permis, taille de vêtements de travail, référence du secrétariat social ou du gestionnaire de paie) ;
• horaires, pointages, prestations et absences ;
• photos prises lors du pointage et données de géolocalisation, lorsque le Client active ces options ;
• informations sur l’appareil utilisé pour pointer ;
• informations de paie, statuts et retours des déclarations (Dimona, DPAE) ;
• certificats médicaux et justificatifs d’absence ;
• documents, messages, signatures et justificatifs ;
• préférences de notification, habilitations, connexions et traces d’opérations.

Le pointage s’effectue par code personnel. Le Service ne traite aucune donnée biométrique et n’effectue aucune reconnaissance faciale.

Les données de santé sont limitées aux fonctionnalités et conditions légales qui les justifient. Shyfter leur applique des garanties renforcées, notamment des accès restreints.

Les données biométriques, pénales ou autres données particulièrement sensibles ne sont pas autorisées par la seule acceptation des présentes conditions. Elles nécessitent un périmètre expressément convenu et des garanties adaptées.

4. Obligations du responsable du traitement

Le Client, ou le Client final pour lequel il agit, détermine les bases juridiques, informe les personnes, minimise les données et fixe des durées appropriées.

Il assure l’exactitude des données, contrôle les habilitations et autorise les transmissions aux destinataires.

Il traite les demandes d’exercice des droits et accomplit les obligations attachées à sa qualité de responsable du traitement.

Il ne peut transférer ces responsabilités à Shyfter du seul fait de l’utilisation du Service.

5. Instructions et usages autorisés

Shyfter traite les données sur instruction documentée, y compris pour les transferts internationaux, sauf obligation légale contraire. Dans ce cas, Shyfter informe le Client de cette obligation avant le traitement, sauf si la loi interdit cette information pour des motifs importants d’intérêt public.

Le contrat, les fonctionnalités activées et les demandes documentées constituent les instructions initiales.

Si une instruction paraît contraire au droit de la protection des données, Shyfter en informe le Client et suspend l’opération concernée dans l’attente d’une clarification licite.

Shyfter ne vend pas les données confiées et ne les utilise pas pour une publicité indépendante.

Il ne les réutilise pas pour entraîner un modèle général d’intelligence artificielle sans accord distinct et base juridique appropriée. Les fournisseurs d’intelligence artificielle auxquels Shyfter recourt sont tenus de ne pas utiliser les données confiées pour entraîner leurs modèles.

Le Client autorise Shyfter à produire, à partir des Données Client, des statistiques agrégées et anonymisées, notamment pour améliorer le Service et publier des études sectorielles. Ces statistiques portent sur des groupes suffisamment larges pour exclure toute identification d’une personne ou d’un Client, ne nomment jamais un Client sans son accord et ne font l’objet d’aucune tentative de réidentification. Le Client peut s’y opposer par écrit à rgpd@shyfter.com.

6. Confidentialité

Shyfter limite l’accès aux personnes qui en ont besoin pour leurs missions.

Les personnes habilitées sont soumises à une obligation de confidentialité et à une sensibilisation adaptée.

Les habilitations sont ajustées ou retirées lors des changements de fonctions ou départs.

7. Sécurité

Conformément à l’article 32 du RGPD, Shyfter met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques comprenant notamment :

• gestion des identités et habilitations ;
• protection des communications et authentifications ;
• séparation logique des données des Clients ;
• journalisation des opérations sensibles ;
• sauvegarde, restauration et continuité ;
• gestion des vulnérabilités et mises à jour ;
• traitement et documentation des incidents ;
• contrôle des prestataires et accès de maintenance ;
• effacement sécurisé ;
• vérification régulière de l’efficacité des mesures.

Le descriptif technique applicable est communiqué avant le début des traitements et tenu à disposition. Il précise les protections, sauvegardes et délais de suppression effectivement mis en œuvre.

Les mesures peuvent évoluer sans notification individuelle de chaque adaptation technique, à condition de ne pas réduire substantiellement le niveau de protection convenu et de respecter les obligations légales d’information.

Aucune certification n’est réputée acquise si elle n’est pas expressément identifiée.

8. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise de manière générale le recours aux prestataires identifiés dans le registre communiqué avant le début des traitements.

Le registre précise leur identité, rôle, opérations, lieux de traitement et garanties de transfert éventuelles. Il fait partie de la documentation contractuelle. Sa version à jour est accessible en ligne et communiquée sur demande à rgpd@shyfter.com.

Shyfter informe le Client de tout ajout ou remplacement envisagé d’un sous-traitant ultérieur avant sa mise en œuvre, par la mise à jour datée du registre en ligne, accompagnée d’une information dans le Service ou par e-mail.

Le Client peut présenter une objection motivée concernant la protection des données par écrit à rgpd@shyfter.com. Les parties recherchent de bonne foi une solution raisonnable, par exemple la désactivation de la fonctionnalité concernée pour le compte du Client. L’objection n’ouvre pas, à elle seule, de droit de résiliation anticipée ni de remboursement ; le Client conserve la faculté de ne pas renouveler le contrat dans les conditions de l’article 13.

Shyfter impose à ses sous-traitants ultérieurs, par contrat, les mêmes obligations en matière de protection des données que celles prévues par la présente annexe, et demeure pleinement responsable de leur exécution dans les conditions du RGPD.

9. Localisation et transferts

Les lieux d’hébergement, de sauvegarde et d’accès à distance figurent dans la documentation et le registre des prestataires.

Tout transfert hors de l’Espace économique européen repose sur un mécanisme valable et, lorsque nécessaire, sur une analyse et des mesures supplémentaires.

Shyfter communique les garanties pertinentes et, sur demande, une synthèse de l’analyse d’impact du transfert réalisée pour chaque destinataire établi hors de l’Espace économique européen.

Les demandes d’accès d’autorités sont vérifiées selon le droit applicable. Le Client est informé lorsque cela est permis et la divulgation est limitée au nécessaire.

10. Violations de données

Shyfter informe le Client sans retard injustifié après avoir pris connaissance d’une violation affectant les données confiées, et au plus tard dans les quarante-huit heures.

Dans la mesure du possible, l’information initiale intervient dans les vingt-quatre heures, sans attendre l’achèvement des investigations.

Les informations sont complétées progressivement : nature, données et personnes concernées, conséquences probables, mesures prises et contact.

Shyfter documente l’incident dans un registre des violations, communiqué au Client sur demande pour ce qui le concerne, et coopère à la limitation de ses effets.

Le responsable du traitement décide des notifications aux autorités et aux personnes qui lui incombent. Shyfter ne s’y substitue que sur instruction ou obligation légale.

11. Assistance et droits des personnes

Shyfter apporte l’assistance requise pour les demandes de droits, la sécurité, les analyses d’impact et les consultations préalables, compte tenu des traitements et informations disponibles.

Une demande reçue directement d’une personne est transmise au Client sans retard injustifié. Shyfter n’y répond sur le fond que sur instruction ou obligation légale.

L’assistance ordinaire et celle nécessitée par un manquement de Shyfter ne donnent pas lieu à facturation supplémentaire.

Une assistance exceptionnelle dépassant les obligations contractuelles et légales peut faire l’objet d’un devis préalable, sans retarder une mesure obligatoire ou urgente.

12. Informations et audits

Shyfter fournit les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et permet les audits requis, y compris les inspections.

Les parties privilégient les documents et rapports disponibles, sans supprimer le droit à une vérification complémentaire justifiée.

Les audits sont organisés avec un préavis raisonnable, sous confidentialité et en protégeant les autres Clients. Une urgence, un incident sérieux ou une demande d’autorité peut justifier un délai réduit.

Les modalités et frais éventuels ne peuvent rendre le droit d’audit illusoire.

13. Restitution et effacement

À la fin du Service, le responsable du traitement choisit la restitution ou l’effacement, sous réserve des conservations légalement nécessaires.

Sauf instruction licite contraire, les données restent disponibles pendant les soixante jours prévus à l’article 19.

À l’expiration de cette période, les données sont effacées des systèmes actifs dans un délai maximal de trente jours.

Les copies résiduelles de sauvegarde sont isolées des usages courants et supprimées ou rendues irrécupérables au plus tard quatre-vingt-dix jours après l’effacement des systèmes actifs.

Une restauration ne doit pas réintroduire durablement les données dont la suppression était requise.

Une instruction d’effacement anticipé est traitée dans les délais légaux, après vérification de l’habilitation et information sur ses conséquences.

Toute conservation obligatoire est limitée aux données, finalités et durées nécessaires. Shyfter en précise le fondement et restreint les accès.

Les données de facturation ou éléments strictement nécessaires à la défense d’un droit peuvent relever de traitements distincts soumis à leurs propres bases et durées.

Shyfter confirme sur demande les opérations réalisées et les exceptions applicables.

14. Maintien des garanties

Les obligations de confidentialité et de sécurité subsistent aussi longtemps que des données confiées sont conservées.

La qualité de sous-traitant de Shyfter ne limite pas les droits des personnes, les pouvoirs des autorités ou les responsabilités impératives.

Toute modification de la présente annexe respecte les règles contractuelles et ne peut réduire les garanties légalement requises.

La présente annexe s’applique avec les lois nationales qui complètent le RGPD, notamment la loi belge du 30 juillet 2018 et la loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 (« Informatique et Libertés »). L’autorité de contrôle compétente pour le Client est celle de son établissement principal (Autorité de protection des données en Belgique, CNIL en France).

Lorsque le Client final est établi hors de l’Union européenne, la présente annexe s’applique également au regard de la législation locale de protection des données, notamment la loi marocaine n° 09-08 pour les Clients établis au Maroc. Le Client accomplit les formalités qui lui incombent auprès de l’autorité locale compétente.

Annexe 2. Données exportables et formats

1. Données exportables

2. Données exclues

Sont exclus de l’export : le code source, les algorithmes et paramétrages internes du Service, les données d’autres Clients, les données de sécurité dont la communication exposerait le Service (clés, secrets, journaux d’infrastructure), ainsi que les données dont Shyfter est responsable du traitement pour son propre compte. Ces exclusions sont limitées au strict nécessaire.

3. Procédure

Les exports courants sont réalisés par le Client depuis le Service. Pour un export complet ou un changement de prestataire, le Client adresse une demande écrite à hello@shyfter.com selon l’article 20. Shyfter fournit l’export dans un délai compatible avec la période de transition prévue à cet article.