We hebben net een nieuwe functie gelanceerd! Bekijk het nieuwe dashboard.
Evenementen

Planningssoftware voor de evenementensector

Samenvatting: De evenementensector heeft planningsbehoeften die klassieke HR-tools niet dekken: planning per evenement, pool van tijdelijke krachten, multi-site, registraties bij de Belastingdienst in bulk en facturering per evenement. Een evenementenplanningssoftware zoals Shyfter is ontworpen voor deze realiteit. Deze gids vergelijkt de benaderingen en beschrijft de onmisbare functies voor de sector.

Waarom de evenementensector een specifieke tool nodig heeft

Elk evenement is een uniek project: andere locatie, andere medewerkers, andere tijdschema's. Maandag een seminarie van 30 personen in een hotel. Dinsdag een festival van 3 dagen met 300 krachten. Woensdag een corporate gala van 200 gasten in een landgoed. Een klassieke planningtool kan deze variabiliteit niet aan.

De drie benaderingen en hun beperkingen

Excel en Google Sheets

Werkt voor 2 tot 3 evenementen per maand met 20 krachten. Daarna verschijnen de beperkingen: geen meldingen voor krachten, geen real-time beschikbaarheden, geen link met registraties bij de Belastingdienst, geen tijdregistratie, geen kostopvolging, geen teller voor studenten. Een coördinator besteedt 8 tot 12 uur per week aan handmatig beheer — 12.000 tot 18.000 euro per jaar aan verborgen kosten.

Generieke HR-software

Planday, Tamigo, Deputy en vergelijkbare tools beheren vaste shifts goed maar missen de kernfuncties voor evenementen: planning per evenement, concept van tijdelijke krachten, dynamisch multi-sitebeheer, fasenbeheer (opbouw/afbouw) en geïntegreerde registraties.

Evenementenplanningssoftware

Een tool ontworpen voor de sector denkt in evenementen. Elk evenement is een project met fasen, functies, locatie en budget. De pool van tijdelijke krachten staat centraal. Registraties bij de Belastingdienst zijn geautomatiseerd. Tijdregistratie is mobiel en geogelokaliseerd. Kosten worden in real time berekend.

Onmisbare functies

  1. Planning per evenement met fasen (opbouw, evenement, afbouw), functies en bezetting per tijdslot
  2. Poolbeheer met competenties, beschikbaarheden, betrouwbaarheidsscore en urenteller
  3. Mobilisering via push-meldingen, bevestiging in één tap
  4. Automatische registraties bij de Belastingdienst bij planningsvalidatie en bij wijzigingen
  5. Mobiele geogelokaliseerde tijdregistratie met offline-modus en real-time dashboard
  6. Kostopvolging per evenement met vergelijking voorzien/werkelijk
  7. Multi-sitebeheer met nieuwe locaties aanmaken in seconden
  8. Mobiele app voor tijdelijke krachten om beschikbaarheden bij te werken en te registreren
  9. Conformiteit met cao Evenementenbedrijf en cao Horeca: loonschalen, toeslagen, rusttijden
  10. Export naar salarisadministratie in het vereiste formaat

ROI en overgang

Voor een bedrijf dat 10 evenementen per maand beheert met gemiddeld 50 krachten: tijdwinst van ~50 uur/maand, waarde van ~1.500 euro/maand, plus vermindering van fouten van 500 tot 1.000 euro/maand. Het implementatietraject duurt 1-2 dagen setup, halve dag opleiding en 2-4 weken overgang.

Vraag een demo aan

FAQ

Kan de software ook vaste medewerkers beheren?

Ja. Shyfter beheert vaste medewerkers en tijdelijke krachten in dezelfde tool, met aangepaste statussen en regels per contracttype.

Hoe lang duurt de implementatie?

Setup 1-2 dagen, opleiding coördinatoren een halve dag, overgang 2-4 weken. De meeste bedrijven zijn volledig operationeel na 3 tot 4 beheerde evenementen.

Worden registraties bij de Belastingdienst automatisch beheerd?

Ja. Zodra de planning is gevalideerd, genereert Shyfter de meldingen voor elke toegewezen persoon. Bij planningswijzigingen worden de bijbehorende meldingen automatisch bijgewerkt.

Andere gidsen over evenementen

Icône Shyfter

Klaar om uw HR-beheer te transformeren?

Shyfter is veel meer dan een planningtool. Het is een complete oplossing voor personeelsbeheer, ontworpen om u tijd te besparen.
Vraag een demo aan