Verhoog de productiviteit van werknemers door effectief beheer van werktijd
Productiviteit en efficiëntie van werknemers zijn essentieel voor het succes van een bedrijf. Hoewel technologie vaak wordt aangeprezen als de oplossing voor succes, blijft de menselijke rol van het grootste belang. Een productiviteitsberekeningsinstrument moet daarom altijd de werknemer, zijn werktijd en zijn professionele vervulling meenemen voor een nauwkeurig beeld van de bedrijfsprestaties.
Waarom spreken we over werknemersproductiviteit op het werk?
Productiviteit is een studie die de hoeveelheid werk onderzoekt die werknemers in een bepaalde tijd verrichten. Ze houdt rekening met bijvoorbeeld het aantal onderdelen dat een team per dag produceert. Het verkregen cijfer kan vervolgens:
- Worden gerelateerd aan en verwerkt met de behaalde omzet of de winst van het bedrijf;
- Worden gebruikt om leveringstermijnen te bepalen;
- Worden geïntegreerd in de berekening van het werktempo van werknemers;
- Worden geanalyseerd om alles te weten over het concurrentievermogen van het bedrijf.
Omdat ook de menselijke factor in het succes van het bedrijf een rol speelt, is het vanuit de bedrijfsresultaten dat een strategie kan worden geïmplementeerd om de werknemersproductiviteit te verbeteren.
Teams motiveren om de productiviteit te verbeteren
Lopendebandwerk was lang een teken van onstuitbare tempos waarbij de meesterknecht zich niet bekommerde om zijn teams die soms tot het uiterste werkten. Tegenwoordig is dat gelukkig heel anders dankzij:
- De komst van technologie in productiefaciliteiten;
- Arbeidswetgeving die zowel het productietempo reguleert;
- Het verplichte beheer van arbeidstijd.
Als we kijken naar arbeidstijdbeheer en het relateren aan bedrijfsproductiviteit, zien we dat veel interne factoren het kunnen verbeteren terwijl tegelijkertijd de kwaliteit van het werkleven wordt bewaakt, wat op zijn beurt de motivatie van het team beïnvloedt.
Verschillende strategieën kunnen vandaag worden geïmplementeerd om de werknemersproductiviteit binnen het bedrijf te verhogen. Terwijl sommige betrekking hebben op de aanwezigheid van hoogtechnologische apparatuur of professionele software die het dagelijks leven van werknemers vereenvoudigt, zijn andere meer gericht op de menselijke factor. Hier spreken we over teammotivatie en positieve evaluatie van hun rol in het hart van de dienstverlening.
Productiviteit meten in relatie tot het welzijn van werknemers
Productiviteit is afhankelijk van de activiteitssector. Arbeidstijdbeheer, tevredenheidsniveaus van werknemers en hun betrokkenheid bij hun dagelijks professioneel leven dragen uiteraard bij aan het meten van hun motivatie. Dit beïnvloedt ook hun neiging om verder samen te werken aan verhoogde productiviteit en bedrijfssucces.
Deze teammotivatie integreert zo welzijn op het werk. De HR-afdeling bestudeert dit daarom regelmatig, omdat het kan variëren afhankelijk van:
- Werkdruk;
- Te behalen doelstellingen;
- Relaties tussen werknemers;
- Relaties met het management;
- Salarisbedragen;
- Extralegale voordelen;
- Arbeidstijd- en verlofbeheer.
Een daling in productiviteit heeft een directe impact op de rentabiliteit van de organisatie. Het kan ook een teken zijn van een interne disfunctie in het arbeidstijdbeheer, naast defecte of verouderende machines of software die niet langer geschikt is.
Het is ondenkbaar het bedrijf te laten lijden aan een verlies aan concurrentievermogen door een daling in motivatie of een willekeurig beheer van werktijden, zonder het risico te lopen het te ondermijnen. De rol van het management en de HR-afdeling is dan ook corrigerende maatregelen te nemen voordat werknemers te sterk worden beïnvloed.
Gebrek aan motivatie en afwezig personeelsbeheer leiden vaak tot regelmatige afwezigheid of te laat komen van werknemers. Dit kan hen soms ertoe aanzetten hun baan te verlaten en zo het personeelsverloop te verhogen. Het is dan ook de plicht van het bedrijf om:
- Interne problemen te identificeren;
- Bepaalde acties voor werknemers te anticiperen;
- Ervoor te zorgen dat iedereen zich zo goed mogelijk voelt in zijn functie;
- Regelmatige individuele gesprekken te voeren;
- Een optimaal personeelsbeheerbeleid te hanteren.
10 punten om het arbeidstijdbeheer te optimaliseren
We kunnen 10 punten identificeren die nuttig zijn voor de HR-afdeling om het arbeidstijdbeheer van werknemers te optimaliseren. Elke werknemer kan een interne opleiding ontvangen waarmee hij deze 10 punten beter kan begrijpen en vooral kan implementeren.
- Focus op de werkomgeving: hoe aangenamer de sfeer, hoe meer werknemers plezier hebben in het werken. Het wordt aanbevolen een globale inspectie van de lokalen uit te voeren en de te maken verbeteringen te bepalen, zoals het renoveren van de decoratie, het interieurontwerp met nieuwe kantoren, een herverdeling van werkposten, enz.
- Een deel van de tijd in telewerk aanbieden: thuiswerk of telewerk is nu zeer gewild door werknemers. Het stelt hen in staat hun dagelijks werk beter te beleven, transportkosten te besparen en meer geconcentreerd te zijn omdat ze minder worden gestoord door collega's.
- Een arbeidstijdbeheerstrategie implementeren: zo kunnen roosters worden aangepast, een systeem voor op afstand klokken worden opgezet om het beheer van gewerkte of te recupereren uren te vergemakkelijken, en werknemers worden getraind in tijdbeheer via bewezen methoden zoals de pomodoromethode of het Pareto-principe.
- Repetitieve taken ordenen: het gebruik van een collectief instrument verlicht de uitwisseling tussen iedereen. Er zijn gedeelde bestanden in de cloud voor een enkele referentiebron, taakborden toegewezen per persoon die dubbel werk voorkomen en de impact ervan op de dagelijkse tijd verminderen.
- Vergaderingen groeperen en hun nut controleren: te veel vergaderingen schaden de productiviteit aanzienlijk. Geef de voorkeur aan videovergaderingen en zorg ervoor dat de tijdstippen ervan niet vallen in een drukke periode van de dag.
- Leren hoe een dagplanning op te stellen: u concentreren op één taak tegelijk is essentieel om alles wat u te doen heeft succesvol af te ronden. Het is dan ook belangrijk uw dagplanning te maken en eraan vast te houden. Plan eventueel vrije tijdslots in die nuttig kunnen zijn bij vertraging.
- Uitstelgedrag elimineren: dit bestaat erin taken uit te stellen die we niet leuk vinden of die ons weinig interesseren. In plaats van het risico te lopen vertraging op te lopen — de taak zal toch nog moeten worden gedaan — overweeg ze op te splitsen in verschillende delen die u over de dagen verdeelt.
- De prioriteit vinden in de uit te voeren taken: neem een stap terug van het belang van elke uit te voeren taak en beoordeel haar belangrijkheid. Identificeer degene die verband houden met de doelstellingen van het team en kies een geschikt moment van de dag om u eraan te wijden.
- Uzelf afzonderen om beter te werken: neem de beslissing uzelf los te koppelen van e-mailmeldingen en andere netwerken. Informeer uw gesprekspartners dat u uw berichten gedurende een bepaalde periode niet zult controleren. U zult uw concentratie en daarmee uw productiviteit verbeteren.
- Gebruik projectbeheerstools: het gebruik van deze tools stelt u in staat op elk moment te weten waar u staat in de voortgang van uw werk. U kunt onder andere de lopende werkzaamheden, de afgeronde en de nog komende noteren. Ze vergemakkelijken zo de controle en geven vooral een onmiddellijk globaal overzicht van de voortgang van een project.
