Rechten van werknemers bij een prikklok of urenregistratiesysteem
Wie in Nederland een digitale prikklok invoert, moet rekening houden met de AVG en, als uw bedrijf er een heeft, met de ondernemingsraad. U moet uw medewerkers informeren over hoe hun werktijden worden geregistreerd en wat er met die gegevens gebeurt. Welke rechten hebben medewerkers, en wat kunnen ze doen als die rechten niet worden gerespecteerd?
De invoering van een prikklok: beter personeelsbeheer
Voordelen voor medewerkers
Een moderne prikklok is meer dan een controlemiddel. Digitale systemen, gekoppeld aan HR-software of een mobiele app, registreren gewerkte uren nauwkeurig. Dat voorkomt discussies over overuren of afwezigheden.
Een prikklok verwerkt persoonsgegevens en moet dus voldoen aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Tegelijk verplicht de Arbeidstijdenwet u om een registratie bij te houden van de arbeids- en rusttijden van uw medewerkers. In de praktijk betekent dit:
- Begin- en eindtijden, pauzes, de identiteit van de medewerker en de datum registreren.
- Urenregistratie toepassen op alle medewerkers voor wie de Arbeidstijdenwet geldt.
- Niet meer gegevens verzamelen dan nodig is voor dat doel.
Medewerkers moeten de afspraken rond de prikklok volgen, zolang de werkgever de AVG respecteert.
AVG en rechten van medewerkers
Bescherming van gegevens van medewerkers
U moet de registratie van arbeids- en rusttijden kunnen tonen bij een controle door de Nederlandse Arbeidsinspectie. Onder de AVG hebben medewerkers het recht om:
- Inzage te krijgen in hun eigen prikklokgegevens.
- Onjuiste gegevens te laten corrigeren.
Een belangrijke beperking betreft biometrische systemen zoals vingerafdrukscanners of gezichtsherkenning. In Nederland mag u biometrische gegevens alleen gebruiken als dat noodzakelijk is voor authenticatie of beveiliging. Voor gewone urenregistratie is dat in de regel niet het geval.
De ondernemingsraad betrekken
Instemmingsrecht van de ondernemingsraad
Heeft uw bedrijf een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht bij de invoering van een systeem waarmee aanwezigheid of gedrag van medewerkers kan worden gevolgd, zoals een prikklok. De ondernemingsraad ziet erop toe dat het systeem de rechten van medewerkers respecteert, onder meer:
- Inzage in de verzamelde gegevens.
- Het recht om bezwaar te maken of correcties te vragen.
Leg bij de invoering duidelijk uit:
- Welke software voor urenregistratie u kiest en welke gegevens die vastlegt.
- Welke personen toegang hebben tot de gegevens en ze beheren.
Waarom medewerkers de prikklok moeten gebruiken
Verplichtingen voor werkgevers en medewerkers
Een werkgever die de arbeids- en rusttijden niet registreert, riskeert een boete van de Nederlandse Arbeidsinspectie. Daarom stelt u prikkloktools ter beschikking en vraagt u medewerkers om ze bij aankomst en vertrek te gebruiken.
Vergeet een medewerker in te klokken, dan corrigeert u de registratie samen met hem. Leg in uw personeelshandboek vast hoe zulke correcties verlopen.
Bij herhaaldelijke weigering om in te klokken kunt u maatregelen nemen, zoals een waarschuwing. Bij opzettelijke fraude kan dat in ernstige gevallen tot ontslag leiden. De medewerker kan een sanctie die hij buitensporig vindt aanvechten bij de kantonrechter.
Voordelen voor medewerkers
Een prikklok beschermt ook de rechten van medewerkers. Hij:
- Legt de gewerkte uren vast.
- Zorgt voor een correcte vergoeding van overuren.
- Garandeert dat de geregistreerde uren overeenkomen met de loonstrook.
Deze transparantie is goed voor werkgever en medewerker, en voorkomt discussies over gewerkte uren of betaling van overuren.
