Rechten en beperkingen van werkgevers bij het weigeren van verlofaanvragen van werknemers
In Nederland stelt de werkgever de vakantie vast volgens de wensen van de werknemer, tenzij er gewichtige redenen zijn om dat niet te doen. Een weigering moet schriftelijk en binnen twee weken na de aanvraag gebeuren. Reageert u niet op tijd, dan geldt de vakantie zoals de werknemer die heeft aangevraagd.
Verplichtingen van werkgevers bij vakantiedagen
Elke werknemer in Nederland bouwt per jaar wettelijk minimaal 4 keer de wekelijkse arbeidsduur aan vakantiedagen op. Bij een werkweek van 5 dagen zijn dat 20 vakantiedagen per jaar. Een cao of de arbeidsovereenkomst kan daar bovenwettelijke dagen aan toevoegen.
De werkgever moet de werknemer in de gelegenheid stellen om elk jaar ten minste twee weken achter elkaar (of twee keer een week) vakantie op te nemen, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten.
Een collectieve vakantie (bijvoorbeeld een bedrijfssluiting in de zomer) is mogelijk als die is vastgelegd in de cao, in de arbeidsovereenkomst of in een regeling waarmee de ondernemingsraad heeft ingestemd.
Geldige redenen om vakantie te weigeren
De wet spreekt van gewichtige redenen. Het belang van het bedrijf moet dan zwaarder wegen dan het belang van de werknemer bij de gevraagde vakantie. Er is geen vaste lijst; het gaat om een afweging per situatie.
Continuïteit van de bedrijfsvoering
Sommige functies zijn essentieel om de zaak draaiende te houden. Als te veel sleutelmedewerkers tegelijk vakantie aanvragen, kan het rooster niet meer rond komen. Dat kan een reden zijn om een aanvraag te weigeren.
Het beheren hiervan vereist zorgvuldige planning, zodat er op elk moment voldoende personeel beschikbaar is om kritieke functies te dekken. Leg vooraf vast hoe u voorrang bepaalt, bijvoorbeeld in het personeelshandboek of volgens de cao. Werknemers met schoolgaande kinderen krijgen in de praktijk vaak voorrang tijdens de schoolvakanties.
Piekperiodes in het bedrijf
Verlofaanvragen kunnen ook worden geweigerd als ze samenvallen met seizoenspieken. Denk aan de detailhandel tijdens de feestdagen of de horeca in het zomerseizoen aan de kust.
In dergelijke situaties stelt u het best alternatieve data voor, in een periode waarin de werkdruk lager is.
Onvoorziene omstandigheden
Ook onverwachte situaties kunnen een gewichtige reden zijn, bijvoorbeeld de vervanging van een zieke collega of een grote, onverwachte opdracht. Zorg ervoor dat elke weigering gerechtvaardigd en noodzakelijk is. Bij een geschil moet u als werkgever kunnen aantonen waarom de vakantie niet kon doorgaan.
Verlofvormen die u niet kunt weigeren
Naast vakantiedagen kent de Wet arbeid en zorg verlofvormen waarop de werknemer recht heeft, los van de bedrijfsdrukte:
- Zwangerschaps- en bevallingsverlof
- Geboorteverlof voor de partner
- Adoptie- en pleegzorgverlof
- Calamiteiten- en ander kort verzuimverlof
Bijzonder verlof voor bijvoorbeeld een huwelijk of een overlijden in de familie is vaak geregeld in de cao of de arbeidsovereenkomst. Controleer dus altijd de cao die voor uw bedrijf geldt.
De procedure bij een weigering
- Een weigering gebeurt schriftelijk en binnen twee weken na de aanvraag van de werknemer.
- Geeft u binnen die termijn geen schriftelijk bezwaar, dan is de vakantie vastgesteld zoals de werknemer heeft gevraagd.
- Is de vakantie eenmaal vastgesteld, dan kunt u die alleen na overleg met de werknemer en om gewichtige redenen wijzigen. De schade die de werknemer daardoor lijdt (bijvoorbeeld annuleringskosten van een reis) moet u vergoeden.
Risico's als de regels niet worden nageleefd
Risico's voor werknemers
Als u vakantie terecht en tijdig hebt geweigerd, maar de werknemer toch vertrekt, is dat ongeoorloofde afwezigheid. Dat kan leiden tot maatregelen zoals het inhouden van loon over die dagen of een waarschuwing, en in ernstige gevallen zelfs tot ontslag.
Risico's voor werkgevers
Weigert u vakantie zonder gewichtige reden of buiten de termijn van twee weken, dan staat de werknemer sterk. Hij kan de vakantie gewoon opnemen of het geschil voorleggen aan de kantonrechter. U moet dan aantonen dat de weigering echt nodig was voor de bedrijfsvoering.
Verlofbeheersoftware om geschillen te voorkomen
Het naleven van deze regels voor een groot team kan lastig zijn. Met verlofbeheersoftware dienen werknemers hun aanvragen digitaal in, ziet u meteen of het rooster nog rond komt en worden reacties en goedkeuringen automatisch vastgelegd.
U hoeft zo geen termijn van twee weken meer te missen, u ziet personeelstekorten op tijd aankomen en u beschikt over een volledig overzicht om uw beslissingen te onderbouwen bij een geschil.
Met een transparant systeem weigert u minder aanvragen, zijn uw medewerkers tevredener en beperkt u juridische risico's.
