Onregelmatigheidstoeslag berekenen: wat uw cao bepaalt en hoe u het uitrekent

Een medewerker werkt zaterdagavond van 18 tot 23 uur. Vijf uur, één dienst, en toch drie verschillende toeslagpercentages, want de klok is om 22 uur over een grens gegaan. Wie dat met de hand uitrekent voor vijfentwintig mensen, rekent ergens fout.

En nog voor u aan die berekening begint, is er een vraag die veel werkgevers overslaan: waar staat eigenlijk dat u die toeslag verschuldigd bent?

Is onregelmatigheidstoeslag wettelijk verplicht?

Nee. Dat is het eerste wat u moet weten, en het verrast bijna iedereen.

De FNV zegt het zonder omwegen: het geven van onregelmatigheidstoeslag is niet verplicht volgens de wet. Het kan wel zijn dat er in uw contract of cao afspraken staan of iemand hier wel of geen toeslag voor krijgt.

Er bestaat in Nederland dus geen wettelijk ORT-percentage, geen wettelijk tijdvenster en geen wettelijke ondergrens. De toeslag komt uit de collectieve arbeidsovereenkomst, of uit de individuele arbeidsovereenkomst als er geen cao van toepassing is.

Dat heeft twee praktische gevolgen die de rest van dit artikel bepalen.

Ten eerste: een percentage dat u ergens online leest, ook op deze pagina, is nooit zomaar van toepassing op uw organisatie. Het is een voorbeeld uit één cao. U moet uw eigen cao openslaan.

Ten tweede: omdat de afspraken per sector verschillen, verschilt ook wat u moet registreren. Een cao die per uur afrekent, vraagt een urenregistratie tot op de minuut. Een cao met een vast maandbedrag vraagt dat niet. Wie het verkeerde registreert, kan achteraf niets meer reconstrueren.

Over welke uren geldt de toeslag?

In grote lijnen gaat het om de uren waarop de meeste mensen níet werken: zaterdagen, zondagen, feestdagen, vroege ochtenduren, avonduren en nachtwerk. Maar welke uren er precies onder vallen, verschilt per cao en per bedrijf.

Om te laten zien hoe fijnmazig dat wordt, hieronder de regeling uit de cao Ziekenhuizen 2025-2027, artikel 9.4. Behandel dit als een voorbeeld van hoe zo'n regeling in elkaar zit, niet als een norm voor uw eigen sector.

Kijk naar de zaterdag in die tabel en u ziet meteen waar de fouten vandaan komen. Eén zaterdagdienst kan 38 procent opleveren tot 22 uur en 52 procent daarna. De grens ligt niet bij de dienst, maar bij de klok.

Drie bepalingen uit dezelfde cao die vaak over het hoofd worden gezien:

• Volgens artikel 9.1 telt onregelmatige dienst mee voor zover de uren de 36 uur niet te boven gaan. Voor wie een afwijkende arbeidsduur heeft, geldt in plaats daarvan het contractueel overeengekomen aantal uren.
• Artikel 9.1 bepaalt ook dat de werknemer de vergoeding eveneens ontvangt tijdens het opnemen van wettelijk vakantieverlof. De toeslag stopt dus niet zodra iemand vrij is.
• Volgens artikel 9.2 hebben werknemers in functiegroep 70 of lager recht op de vergoeding. Daarboven niet.

Hoe berekent u de toeslag?

Er zijn twee modellen, en uw cao kiest er een.

Bij het eerste krijgt de medewerker een vast bedrag per maand. Eenvoudig te verwerken, maar het loopt uit de pas zodra het rooster verandert.

Bij het tweede wordt de toeslag berekend op basis van de werkelijk gewerkte uren, meestal als percentage van het uurloon. Dat is het model van de cao Ziekenhuizen, en het model dat de meeste rekenfouten oplevert.

Het rekenvoorbeeld dat de FNV geeft, laat de methode zien. Stel: 38 procent toeslag op zaterdag, een uurloon van 16 euro, en een werkdag van 8 uur. Dan rekent u 16 maal 1,38 is 22,08 euro per uur, en 8 maal 22,08 is 176,64 euro voor die dag.

Let bij het uurgebonden model op twee dingen.

Splits de dienst per tijdvenster. Terug naar de medewerker uit de inleiding, die zaterdag van 18 tot 23 uur werkt. Vier uur vallen in het venster tot 22 uur, één uur erna. Met de percentages hierboven zijn dat vier uur tegen 38 procent en één uur tegen 52 procent. Wie de hele dienst tegen één percentage afrekent, betaalt structureel te weinig of te veel.

Controleer of er een maximum geldt. De cao Ziekenhuizen rekent met het geldende uurloon, maar met een plafond: het uurloon afgeleid van ip nr. 32, en met ingang van 1 januari 2026 ip nr. 36. Boven dat plafond stijgt de toeslag niet mee met het salaris.

Artikel 9.3 biedt daarnaast een keuze die zelden wordt benut: de vergoeding wordt uitbetaald in geld, of op verzoek van de werknemer in vrije tijd. Die vrije tijd wordt bepaald door de berekende geldelijke vergoeding te delen door het geldende uurloon. Tenzij het belang van de instelling zich ertegen verzet, wordt zo'n verzoek ingewilligd.

Waar gaat het in de praktijk mis?

Bijna nooit bij de percentages zelf. Die staan in de cao en zijn op te zoeken. Het gaat mis bij de uren waarop u ze toepast.

Drie oorzaken, in volgorde van hoe vaak we ze tegenkomen.

De eerste is rekenen met het rooster in plaats van met de werkelijkheid. Een dienst die gepland stond tot 22 uur maar uitliep tot 22.40 uur, verschuift een deel van de uren naar een hoger percentage. Zonder urenregistratie die de werkelijke eindtijd vastlegt, bestaat die veertig minuten simpelweg niet in uw administratie. Onze gids over de urenregistratieplicht in Nederland zet uiteen wat u sowieso moet bijhouden.

De tweede is de dienst als eenheid nemen. Zodra een tijdvenster midden in een dienst eindigt, klopt elke berekening per dienst niet meer. U moet per uur rekenen, of beter nog per minuut.

De derde is de afbouwregeling vergeten. Artikel 9.5 van dezelfde cao geeft recht op een tegemoetkoming wanneer de werkgever de onregelmatige dienst beëindigt of vermindert, of wanneer dat op medisch advies gebeurt zonder schuld van de werknemer. Daaraan zitten voorwaarden: ten minste drie jaar onafgebroken onregelmatige dienst in dezelfde instelling, geen tijdelijke vermindering, en een verschil van meer dan 2 procent van het salaris. Wie iemand uit de nachtdienst haalt zonder dit na te lopen, krijgt het later alsnog voor de kiezen.

Hoe houdt u dit bij?

Het patroon is steeds hetzelfde: de regel is op te zoeken, de uitvoering niet. Wat u nodig heeft is geen rekenmachine maar een registratie die fijn genoeg is om op toe te passen.

Drie eisen, in deze volgorde.

• Leg werkelijke begin- en eindtijden vast, niet de geplande. Het verschil zit precies op de tijdvensters waar het geld zit.
• Reken per tijdvenster, niet per dienst. Een dienst die een grens overschrijdt, splitst zich in twee of drie stukken.
• Houd het rooster en de loonadministratie op dezelfde bron. Twee bestanden die elk hun eigen waarheid hebben, lopen altijd uiteen.

Dat is wat urenregistratie en personeelsplanning samen oplossen: de gevalideerde uren komen van de werkvloer, blijven gekoppeld aan het rooster waaruit ze voortkomen, en gaan rechtstreeks naar de salarisadministratie zonder dat iemand ze overtikt. Werkt u met wisselende diensten, dan geeft ons artikel over ploegendienst het bredere kader, en de gids over het dienstrooster maken laat zien hoe u die vensters al bij het roosteren meeneemt.

Benieuwd hoe uw eigen toeslagen uitpakken met uw echte rooster? Vraag een gratis demo aan, we rekenen uw lastigste week door en niet een voorbeeld dat wij hebben klaargezet.

Bronnen

• FNV, informatiepagina over onregelmatigheidstoeslag.
• Cao Ziekenhuizen 2025-2027, hoofdstuk 9, artikelen 9.1 tot en met 9.5.

Veelgestelde vragen

Is onregelmatigheidstoeslag wettelijk verplicht?

Nee. Volgens de FNV is het geven van onregelmatigheidstoeslag niet verplicht volgens de wet. De toeslag komt voort uit de cao of uit de individuele arbeidsovereenkomst. Er bestaat dus geen wettelijk percentage en geen wettelijk tijdvenster: wat geldt, staat in uw eigen cao en nergens anders.

Welke percentages gelden voor onregelmatige diensten?

Dat verschilt per cao. Ter illustratie: de cao Ziekenhuizen 2025-2027 hanteert 22 procent voor bepaalde vroege en avonduren doordeweeks, 38 procent voor het grootste deel van de zaterdag, 47 procent voor nachtelijke uren doordeweeks, 52 procent voor nachtelijke uren op zaterdag en 60 procent op zon- en feestdagen. Neem deze cijfers niet over voor een andere sector.

Krijgt een medewerker ook toeslag tijdens vakantie?

In de cao Ziekenhuizen wel. Artikel 9.1 bepaalt dat de werknemer de vergoeding voor onregelmatige dienst eveneens ontvangt tijdens het opnemen van wettelijk vakantieverlof. Of dat ook in uw sector zo is, hangt af van uw eigen cao, dus controleer de betreffende bepaling voordat u een vakantieperiode doorrekent.

Kan de toeslag in vrije tijd worden opgenomen?

In de cao Ziekenhuizen wel. Artikel 9.3 bepaalt dat de vergoeding in geld wordt verstrekt, of op verzoek van de werknemer in vrije tijd. Die vrije tijd wordt berekend door de geldelijke vergoeding te delen door het geldende uurloon, en het verzoek wordt ingewilligd tenzij de belangen van de instelling zich daartegen verzetten.