Verlofregistratie in Excel: sjabloon, formules en ingevuld voorbeeld

Een medewerker vraagt hoeveel vakantie-uren ze nog heeft, en u opent het bestand. Drie tabbladen, twee versies van vorig jaar, een cel die iemand met de hand heeft overschreven. Verlofregistratie in Excel kan prima werken, maar alleen als het bestand vanaf de eerste rij goed is opgezet.

Hieronder staat precies dat: welke kolommen u nodig heeft, welke formules het rekenwerk doen (met de Nederlandse functienamen), een ingevuld voorbeeld van een lunchroom met vier medewerkers en de wettelijke termijnen die uw sheet moet bewaken. Aan het eind leest u ook eerlijk wanneer Excel het niet meer bijhoudt.

Welke kolommen heeft een verlofregistratie in Excel nodig?

Werk met twee tabbladen. Niet één. Op het eerste tabblad, Saldo, staat per medewerker één rij met de opbouw en het resterende saldo. Op het tweede, Aanvragen, komt elke verlofaanvraag op een eigen rij. Die scheiding is het hele geheim: het saldo wordt berekend uit de aanvragen, nooit met de hand bijgewerkt.

De wet bepaalt grotendeels welke kolommen er moeten staan. Volgens artikel 7:634 BW bouwt een werknemer per jaar minimaal vier keer de overeengekomen arbeidsduur per week op, dus u heeft de uren per week nodig. Wie later in dienst komt of eerder vertrekt, bouwt naar rato op, dus ook de datum van in- en uitdiensttreding. En omdat wettelijke en bovenwettelijke uren verschillende vervaldata hebben, houdt u ze in aparte kolommen.

Reken altijd in uren, niet in dagen. Een parttimer die drie dagen van acht uur werkt en een collega die vijf dagen van vijf uur werkt, hebben allebei 24 uur per week, maar een vrije dag kost hen niet hetzelfde. Bij de CBS-cijfers over 2025 was 56 procent van de banen in Nederland een deeltijdbaan. Met zoveel verschillende contracten naast elkaar is rekenen in dagen in uw zaak bijna altijd fout.

Welke formules doen het rekenwerk?

Alle formules hieronder gebruiken de Nederlandse versie van Excel, met puntkomma’s als scheidingsteken. Werkt u met een Engelstalige Excel, dan heten de functies anders (SUMIFS in plaats van SOMMEN.ALS) en gebruikt u komma’s.

Wettelijke opbouw naar rato (Saldo, kolom E). Voor het jaar 2026:

`=4B2(MIN(ALS(D2="";DATUM(2026;12;31);D2);DATUM(2026;12;31))-MAX(ALS(C2="";DATUM(2026;1;1);C2);DATUM(2026;1;1))+1)/365`

Lang, maar het doet iets simpels: het telt het aantal kalenderdagen dat de medewerker in 2026 in dienst is, deelt door 365 en vermenigvuldigt met vier keer de weekuren. Lege datumcellen worden gelezen als 1 januari en 31 december.

Opgenomen uren (Saldo, kolom H). Alleen goedgekeurde aanvragen tellen:

`=SOMMEN.ALS(Aanvragen!F:F;Aanvragen!A:A;A2;Aanvragen!I:I;"Goedgekeurd")`

Werkdagen in een aanvraag (Aanvragen, kolom E). Maak een klein bereik met de feestdagen die in uw zaak vrij zijn en noem het Feestdagen:

`=NETTO.WERKDAGEN(B2;C2;Feestdagen)`

Let op, want hier zit een valkuil. In Nederland bestaat er geen wettelijk recht op een vrije dag met Hemelvaart of Pinksteren; dat regelt de cao of het contract. In een restaurant dat juist op die dagen draait, laat u het bereik dus leeg of zet u er alleen de dagen in die echt dicht zijn.

Uren van de aanvraag (Aanvragen, kolom F): `=E2*D2`. Voor iemand die niet elke dag even lang werkt, vult u de uren met de hand in en laat u de formule weg. Dat is zeldzaam netjes, maar wel eerlijk.

De termijn van twee weken bewaken (Aanvragen, extra kolom K):

`=ALS(EN(H2="";VANDAAG()-G2>14);"Termijn verlopen";"")`

Waarom die laatste? Omdat artikel 7:638 BW zegt dat een verlofaanvraag als toegekend geldt als de werkgever niet binnen twee weken schriftelijk bezwaar maakt. Een cel die rood kleurt via voorwaardelijke opmaak is in Excel de enige manier om dat niet te missen.

Een ingevuld voorbeeld: lunchroom in Haarlem

Neem een lunchroom in Haarlem met vier vaste medewerkers. Fleur werkt 38 uur, het hele jaar. Daan werkt 24 uur. Noor kwam op 1 april 2026 in dienst voor 32 uur, en Mats, een student met een contract van 12 uur, vertrekt op 31 augustus. Zo ziet het tabblad Saldo er eind augustus uit:

Noor is in 2026 in totaal 275 dagen in dienst. Vier keer 32 uur is 128 uur op jaarbasis; 128 x 275 / 365 geeft 96,4 uur. Mats zit 243 dagen in dienst, wat uitkomt op 32,0 uur. Zijn 16 resterende uren moeten bij zijn vertrek worden uitbetaald, en hij krijgt een verklaring mee over het openstaande verlof (artikel 7:641 BW). Dat staat nergens automatisch in Excel. U moet het zelf zien.

En Fleur? Zij vroeg verlof aan van maandag 11 tot vrijdag 15 mei 2026. Haar contract geeft Hemelvaart vrij, dus NETTO.WERKDAGEN telt 4 werkdagen in plaats van 5. Met 7,6 uur per dag gaat er 30,4 uur van haar saldo af, niet 38. Wie die feestdag vergeet, schrijft haar zomaar zeven en een half uur te veel af. Op één medewerker lijkt dat weinig. Over een team van twintig mensen en een heel jaar zit u snel op een paar volle werkweken aan verschil, en dat merkt u pas bij de eerste discussie.

Wanneer vervallen de uren in uw sheet?

Wettelijke vakantie-uren vervallen zes maanden na het einde van het jaar waarin ze zijn opgebouwd (artikel 7:640a BW). Wat Fleur in 2026 opbouwt en niet opneemt, is op 1 juli 2027 weg. Bovenwettelijke uren verjaren pas na vijf jaar (artikel 7:642 BW). Dat is de reden voor de aparte kolommen: in één totaalbedrag ziet u nooit welk deel eerst verloopt.

Een extra kolom met `=DATUM(2027;7;1)` als vervaldatum van de wettelijke opbouw helpt. Maar die datum alleen is niet genoeg. Het Europese Hof van Justitie oordeelde in 2018 (zaken C-619/16 en C-684/16) dat verlof niet zomaar vervalt als de werkgever de werknemer niet actief heeft gewezen op het saldo en de vervaldatum. Stuur dus vóór het voorjaar een bericht naar iedereen met een openstaand saldo en bewaar dat bericht. Excel stuurt niets uit zichzelf.

Wilt u het verschil tussen beide soorten uren nog eens rustig nalezen, dan staat het uitgewerkt in onze gids over bovenwettelijke vakantiedagen.

Wanneer houdt Excel het niet meer bij?

Eerlijk is eerlijk: voor een zaak met vijf vaste krachten en weinig wisselingen is een goed opgezette sheet voldoende. Het gaat mis op drie plekken, en meestal tegelijk.

• Het rooster weet van niets. De aanvraag staat goedgekeurd in Excel, maar de planner had de medewerker die zaterdag al ingeroosterd.
• Uren en contracten veranderen. Een contractwijziging halverwege het jaar betekent een tweede rij of een aangepaste formule, en daar sluipen de fouten in.
• Meerdere mensen werken in hetzelfde bestand. Twee leidinggevenden, twee versies, en niemand weet welke de juiste is.

Bij Shyfter zien we vooral dat eerste probleem terug. Een supermarktfiliaal in Eindhoven met 40 medewerkers en drie leidinggevenden is een typisch voorbeeld: verlof werd goedgekeurd in een gedeelde sheet, het rooster werd gemaakt in een ander bestand, en elke week stond er wel iemand ingepland die eigenlijk vrij was. Het Excelbestand zelf klopte. De koppeling met de planning was er gewoon niet.

Dat is precies het punt waarop software iets toevoegt wat Excel niet kan. Met verlofregistratie in Shyfter vraagt de medewerker verlof aan via de app op zijn mobiel, ziet de manager meteen wie er die dag al vrij is en past het saldo zich aan zodra de aanvraag is goedgekeurd. Omdat het verlof in dezelfde omgeving staat als de personeelsplanning, kan een afwezige medewerker niet meer per ongeluk in het rooster belanden. Wie de keuze tussen soorten systemen breder wil afwegen, vindt in onze gids over het verlofregistratie systeem een vergelijking van vier types.

Houdt u ook de gewerkte uren in Excel bij? Dan is de logica hetzelfde, met eigen valkuilen bij nachtdiensten en pauzes. Die staan in ons artikel over urenregistratie in Excel.

Van spreadsheet naar één overzicht

Uw verlofregistratie in Excel goed opzetten kost een middag. Hem goed houden kost elke maand tijd, en dat wordt meer naarmate uw team groeit. Wilt u zien hoe verlof, rooster en uren samenkomen in uw eigen zaak? Vraag een gratis demo aan en neem uw huidige sheet mee. Dan kijken we samen waar de saldi nu uit elkaar lopen.

Veelgestelde vragen

Is een verlofregistratie in Excel wettelijk voldoende?

Ja. De wet schrijft geen software voor, wel dat u per medewerker de opbouw, het opgenomen verlof en het resterende saldo correct bijhoudt. Een Excelbestand mag dat doen, zolang de berekening klopt en u kunt aantonen wanneer een aanvraag binnenkwam en wanneer u besliste.

Moet ik verlof in uren of in dagen registreren?

In uren. De wettelijke opbouw is vier keer de arbeidsduur per week, uitgedrukt in uren. Bij parttimers met ongelijke werkdagen geeft rekenen in dagen bijna altijd een verkeerd saldo, dus vertaal pas naar dagen op het moment dat iemand verlof aanvraagt.

Hoe bereken ik verlof voor iemand die halverwege het jaar in dienst komt?

Naar rato van het aantal dagen in dienst. Wie op 1 april begint voor 32 uur per week, is 275 dagen in dienst in 2026 en bouwt 128 maal 275 gedeeld door 365 op, afgerond 96,4 uur wettelijk verlof.

Wat gebeurt er als ik een verlofaanvraag niet binnen twee weken beantwoord?

Dan geldt het verlof als toegekend, volgens artikel 7:638 BW. Een weigering moet schriftelijk en binnen die twee weken, met een gewichtige reden. Een kolom die de termijn bewaakt in uw sheet voorkomt dat een aanvraag ongemerkt blijft liggen.