Planning per evenement voor cateraars
Bijgewerkt op
1/4/2026
Kort samengevat: Bij een cateraar is elk evenement een uniek project. De planning moet per evenement worden georganiseerd, niet per week. Personeelsbehoefte, rollen, tijdlijn, briefing, transportlogistiek: alles wordt opdracht per opdracht gepland. Deze gids beschrijft hoe u uw evenementenplanning structureert.
Waarom planning per evenement onmisbaar is voor cateraars
Een cateraar plant per evenement, niet per week. Elke opdracht heeft zijn eigen locatie, uren, beperkingen en team. Klassieke weekplanning werkt niet in deze context. U heeft een evenementenweergave nodig die alle informatie op één plek samenbrengt.
Anatomie van een evenement
De klantbriefing en benodigde rollen
Alles begint met de briefing: aantal gasten, type service, locatie en tijden. Gangbare staffingsratio's: tafelbediening 1 bediener per 10-12 gasten; buffet 1 per 20-25; cocktaildiner 1 per 15-20; koken op locatie 1 kok per 30-40 gasten.
De tijdlijn
De tijdlijn omvat veel meer dan de servicetijden: voorbereiding in de centrale keuken, laden, transport, installatie, service, afbouw en terugkeer. Uw planning moet deze volledige tijdspanne omvatten, anders onderschat u structureel de personeelskosten.
Evenementenplanning in 5 stappen
- Maak een gecentraliseerde evenementenfiche aan zodra de bestelling bevestigd is
- Bepaal personeelsbehoeften op basis van type service en aantal gasten
- Stel het team samen vanuit uw pool oproepkrachten, met altijd 10-15% marge
- Plan de logistiek: wie laadt, wie rijdt, welk voertuig, welke route
- Brief het team via de app ten minste 48 uur voor het evenement
De rol van Shyfter
In Shyfter is elk evenement een afzonderlijk project. Oproepkrachten ontvangen een melding en bevestigen met één tik. Klokken gebeurt mobiel met geolocatie. Shyfter berekent automatisch de personeelskosten per evenement op basis van de ingeklokte uren en de cao Horeca-barema's.
FAQ
Hoe berekent u het benodigde aantal bedieners voor een cateringsevenement?
Voor tafelbediening: 1 bediener per 10-12 gasten. Voor een buffet: 1 per 20-25. Voor een cocktaildiner: 1 per 15-20. Voorzie altijd 10-15% marge voor last-minute annuleringen.
Hoe vroeg voor een evenement moet u het team samenstellen?
Voor een standaardevenement: 2-3 weken op voorhand. Voor grote evenementen of in het hoogseizoen: 4-6 weken. De beste oproepkrachten worden vroeg gereserveerd.
Kan men de evenementenplanning van een cateraar met Excel beheren?
Dit is mogelijk voor een laag volume (1-2 evenementen per week). Daarboven zijn de beperkingen te groot: geen meldingen, geen automatische meldingen bij de Belastingdienst, geen geïntegreerd prikklokken, hoog risico op dubbelboekingen. Speciale planningssoftware wordt onmisbaar zodra u meer dan 3-4 evenementen per week heeft.
