Planificación por evento para caterers
Actualizado el
2/4/2026
En resumen: Para un caterer, cada evento es un proyecto único: una boda de 150 comensales no tiene nada en común con un cóctel empresarial de 40 personas. La planificación debe organizarse evento a evento, no semana a semana. Necesidades de personal, roles, cronograma, briefing, logística de transporte: todo se planifica encargo a encargo. Esta guía detalla cómo estructurar su planificación por evento y cómo Shyfter le permite gestionar cada encargo de la A a la Z.
Por qué la planificación por evento es indispensable para los caterers
Un restaurante planifica por semana. Un caterer planifica por evento. Su actividad no se repite de un día a otro: cada encargo tiene su propio lugar, horario, restricciones y equipo. La planificación semanal clásica no funciona en este contexto.
Anatomía de un evento: los componentes a planificar
El pliego del cliente y los roles necesarios
Todo empieza con el pliego: número de comensales, tipo de servicio, lugar, horarios y restricciones alimentarias. Ratios habituales en el sector: servicio con emplatado 1 camarero por 10-12 comensales; buffet 1 por 20-25; cóctel cena 1 por 15-20; cocina en el lugar 1 cocinero por 30-40 comensales.
El cronograma del evento
El cronograma va mucho más allá de las horas de servicio: preparación en la cocina central, carga de vehículos, transporte, instalación, servicio, desmontaje y regreso. Su planificación debe cubrir todo este período. Si solo cubre las horas de servicio, subestima sistemáticamente los costes de personal.
Estructurar la planificación por evento en 5 pasos
- Cree la ficha del evento tan pronto como se confirme el pedido
- Defina las necesidades de personal en función del tipo de servicio y el número de comensales
- Constituya el equipo desde su bolsa de personal eventual, siempre con 10-15% de margen
- Planifique la logística: quién carga, quién conduce, qué vehículo, qué ruta
- Haga el briefing del equipo por la app al menos 48 horas antes del evento
El papel de Shyfter
En Shyfter, cada evento es un proyecto distinto con su propia ficha, equipo y cronograma. Los trabajadores eventuales reciben una notificación y confirman con un solo toque. El fichaje se realiza desde el móvil con geolocalización. Shyfter calcula automáticamente el coste de personal por evento a partir de las horas fichadas.
FAQ
¿Cómo se calcula el número de camareros necesarios para un evento de catering?
El ratio depende del tipo de servicio. Para servicio con emplatado: 1 camarero por 10-12 comensales. Para un buffet: 1 por 20-25. Para un cóctel cena: 1 por 15-20. Prevea siempre un 10-15% de margen para absorber los imprevistos.
¿Con cuánta antelación hay que constituir el equipo para un evento?
Para un evento estándar: 2-3 semanas de antelación. Para un gran evento o en temporada alta: 4-6 semanas. Los mejores trabajadores eventuales se reservan con tiempo.
¿Se puede gestionar la planificación por evento de un caterer con Excel?
Es posible para un volumen bajo. Más allá, Excel muestra sus limitaciones: sin notificaciones, sin altas automáticas, sin fichaje integrado, alto riesgo de dobles reservas. El software de planificación especializado se vuelve indispensable a partir de 3-4 eventos por semana.
