Alles Wat U Moet Weten Over Personeelsdossiers van Werknemers
Alles wat u moet weten over personeelsdossiers
Bent u verantwoordelijk voor het beheren van personeelsdossiers binnen uw bedrijf? Voordat u iets anders doet, is het belangrijk om te weten welke documenten in personeelsdossiers moeten worden opgenomen. Tussen wettelijke verplichtingen en informatie die niet mag worden opgenomen, is het niet altijd gemakkelijk om de weg te vinden. Ontdek hier alles wat u moet weten over personeelsdossiers, welke informatie ze moeten bevatten en hoe u een goede oplossing voor documentbeheer van werknemers kunt aannemen.
Personeelsdossier: Wat is het?
Het personeelsdossier, of werknemersdossier, is een verzameling documenten en informatie met betrekking tot human resources en salarisadministratie, gecreëerd voor elke werknemer van het bedrijf. Het maakt het mogelijk om gegevens met betrekking tot een werknemer en hun ontwikkeling binnen hun werkteam gedurende de samenwerking bij te houden. Het dossier moet niet worden verward met de loonadministratie, die u voor de Belastingdienst wel verplicht bijhoudt.
Het aanmaken van een dossier per werknemer is geen wettelijke verplichting, maar uw cao kan er regels over bevatten. Deze set documenten kan op verschillende manieren worden beheerd (papier of digitaal formaat) en moet voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen. In alle gevallen zijn het initiëren, opslaan en archiveren van HR-documenten gevoelige taken.
De voordelen van het creëren van een persoonlijk dossier voor elke werknemer
Hoewel het niet wettelijk verplicht is, lijkt het creëren van een dossier voor elke werknemer binnen de HR-afdeling essentieel. Dit geldt vooral in grote bedrijven waar het aantal werknemers hoog is.
Dit dossier vertegenwoordigt een echt hulpmiddel voor personeelsbeheer. Voor een werknemer zijn alle nuttige informatie en gegevens op één plek gegroepeerd. Het wordt heel gemakkelijk om details te vinden over de loopbaan, het salaris of de opleiding van een personeelslid. De ontwikkeling van de werknemer kan eenvoudig worden gevolgd: hun aanwerving, integratie in het bedrijf, beloning, evaluaties, enz. Zodra het dossier is aangemaakt (bij voorkeur bij aankomst), bespaart het echt tijd op het gebied van informatieophaling en -opvolging. Het werknemersdossier helpt ook om wettelijk in orde te zijn, bijvoorbeeld door de kopie van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring te bewaren die u voor de loonadministratie nodig hebt.
Documenten die in een werknemersdossier moeten worden bewaard
Het personeelsdossier wordt niet gereguleerd door specifieke wetten, dus er zijn geen wettelijke verplichtingen met betrekking tot de inhoud ervan. Het is aan u, als ondernemer of HR-manager, om te controleren of uw cao regels over personeelsdossiers bevat. Daarnaast bepaalt de AVG dat u alleen gegevens bewaart die u echt nodig hebt. Buiten een dergelijke overeenkomst vindt u hier een lijst met informatie en documenten die nuttig, zelfs essentieel, lijken om in het dossier van elke werknemer te bewaren.
Informatie
Het personeelsdossier kan de volgende informatie bevatten:
- Identiteitsinformatie (naam, achternaam, geslacht).
- Contactinformatie (adres en telefoonnummer).
- Rijbewijs, als de functie dat vereist.
- Contactpersoon in geval van nood.
- Verzuimgegevens, zoals de duur van een ziekmelding (zonder de aard of oorzaak van de ziekte).
- Verzoeken en autorisaties voor betaald verlof en andere afwezigheden.
Documenten
Voor elke werknemer kunt u in hun dossier opnemen:
- Wervingsdocumenten (CV en sollicitatiebrief, interviewnotities, kopieën van diploma's, enz.).
- Kopie van het identiteitsbewijs (verplicht voor de loonadministratie).
- Loonbelastingverklaring.
- Arbeidsovereenkomst.
- Contractwijzigingen indien van toepassing.
- Opleidingscertificaten.
- Loonstroken.
- Meldingen van arbeidsongevallen.
- Adviezen van de bedrijfsarts over belastbaarheid en re-integratie (zonder medische gegevens).
- Interview- en evaluatieformulieren.
- Disciplinaire dossiers indien aanwezig.
- Documenten met betrekking tot het vertrek van de werknemer indien zij uw bedrijf hebben verlaten (ontslagbrief, vaststellingsovereenkomst, eindafrekening, enz.).
- Gegevens over de pensioenregeling, indien aanwezig.
Wat een persoonlijk dossier van een werknemer niet mag bevatten
Hoewel het opstellen van een personeelsdossier geen wettelijke verplichting is, moet het toch voldoen aan bepaalde wetgeving. Sommige gegevens mogen daarom niet in het dossier van een werknemer voorkomen. De AVG verbiedt in principe het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals:
- Vakbondslidmaatschap.
- Politieke opvattingen.
- Religie of levensovertuiging.
- Seksuele geaardheid.
- Ras of etnische afkomst.
- Gezondheidsgegevens, zoals de aard en oorzaak van een ziekte: die horen bij de bedrijfsarts of arbodienst.
Bewaar ook geen gegevens die u niet nodig hebt, zoals:
- Een geschiedenis van woonadressen.
- Persoonlijke opmerkingen over de werknemer die niets met het werk te maken hebben.
- Strafrechtelijke gegevens. Vraagt de functie om een bewijs van goed gedrag, dan volstaat het om vast te leggen dat de werknemer een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) heeft overgelegd.
De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de AVG en kan bij overtredingen een boete opleggen.
Wettelijke verplichtingen van het bedrijf met betrekking tot personeelsdossiers
Zoals eerder gezien, is het bijhouden van personeelsdossiers niet verplicht. Als ze echter bestaan (wat sterk wordt aanbevolen), moeten deze dossiers voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen.
Ten eerste moet de nieuwe werknemer worden geïnformeerd over de gegevens die u over hem bewaart. Op grond van de AVG heeft hij recht op inzage en kan hij vragen onjuiste gegevens te corrigeren. Op een inzageverzoek moet u in principe binnen een maand reageren. Alle informatie en gegevens die worden bewaard, moeten worden opgeslagen volgens de regels van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Alle documenten kunnen in papieren of digitaal formaat worden bewaard. In beide gevallen moeten de gegevens veilig blijven. Als het papieren formaat wordt gebruikt, moeten de dossiers worden opgeslagen op een veilige, afgesloten plaats zonder vrije toegang. Als werknemersdocumenten in digitaal formaat zijn, moet de opslagserver worden beveiligd.
Beheer van personeelsdossiers
Personeelsdossiers, eenmaal aangemaakt, moeten zorgvuldig en efficiënt worden beheerd. Goed beheer zorgt ervoor dat aan de wet wordt voldaan en blijft de voordelen plukken die verbonden zijn aan het bestaan van deze dossiers. Het is dus belangrijk om te weten hoe lang personeelsdocumenten moeten worden bewaard om te voorkomen dat essentiële informatie te vroeg wordt weggegooid. Evenzo moeten werknemersdossiers worden bijgewerkt zodra dat nodig is. Wanneer er een verandering in de wetgeving is of een nieuwe situatie van de werknemer, moeten de gegevens in hun dossier worden herzien.
Om deze dossiers sereen en efficiënt te beheren, blijft het gebruik van managementsoftware de beste oplossing. Met dit soort hulpmiddelen zijn updates gemakkelijker, wordt het tijdstempelen van documenten automatisch gedaan, enz. U bespaart veel tijd en bent er zeker van dat u te allen tijde aan de huidige wetgeving voldoet.
