Bewaartermijnen voor HR-documenten: alles wat u moet weten
Bent u ondernemer of HR-manager en wilt u in orde zijn met de regels? Dan moet u weten hoe lang u elk HR-document bewaart. In Nederland gelden onder meer de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor de loonadministratie, specifieke termijnen voor de kopie van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring, en de AVG, die voorschrijft dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig. In dit artikel leest u de belangrijkste termijnen en de voordelen van digitaal documentbeheer.
Wat zijn HR-documenten?
Binnen een bedrijf wordt veel documentatie geproduceerd. In HR moeten talrijke stukken worden gearchiveerd, waaronder:
- sollicitatie- en gespreksverslagen
- urenregistraties en roosters
- loonstroken
- arbeidsovereenkomsten
- brieven over indiensttreding, ontslag of beëindiging met wederzijds goedvinden
- documenten over loonheffingen en de loonaangifte bij de Belastingdienst
- de kopie van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring
- correspondentie met de Nederlandse Arbeidsinspectie of het UWV
- enz.
Al deze documenten moeten per werknemer worden gearchiveerd, snel toegankelijk zijn en worden bewaard zolang de wet dat voorschrijft.
Hoe lang moet elk document worden bewaard?
Elk document heeft een eigen bewaartermijn. De wettelijke termijnen zijn meestal minimumtermijnen voor fiscale documenten, terwijl de AVG juist een maximum stelt voor persoonsgegevens: bewaar ze niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
Overzicht van bewaartermijnen
Documenttype en bewaartermijn
- Loonadministratie (loonstroken, loonstaten, gegevens voor de loonaangifte): 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
- Kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer: 5 jaar na het einde van het dienstverband
- Loonbelastingverklaring: 5 jaar na het einde van het dienstverband
- Arbeidstijdenregistratie: minimaal 52 weken (Arbeidstijdenwet)
- Sollicitatiegegevens van afgewezen kandidaten: in principe maximaal 4 weken na afloop van de procedure, of langer met toestemming van de kandidaat
- Overige gegevens uit het personeelsdossier (contract, beoordelingen, correspondentie): niet langer dan nodig; de Autoriteit Persoonsgegevens noemt als richtlijn maximaal 2 jaar na het einde van het dienstverband
Persoonlijke gegevens en informatie
Persoonsgegevens van een werknemer, zoals het cv, diploma's en opleidingscertificaten, worden bewaard tijdens het dienstverband en daarna alleen zolang dat nodig is. De bewaring valt onder de AVG. Werknemers hebben het recht hun gegevens in te zien en te laten corrigeren, en alle informatie moet veilig worden opgeslagen.
In welk formaat moeten bedrijfsdocumenten worden bewaard?
Het opslaan en archiveren van HR-documenten is voor elk bedrijf noodzakelijk, maar het is arbeidsintensief. Het naleven van bewaartermijnen vraagt voortdurende aandacht, en papieren archieven nemen veel ruimte in. Een elektronisch documentbeheersysteem is daarom een uitstekende oplossing. Zo'n tool slaat alle personeelsdocumenten veilig op, voorziet ze van een tijdstempel en helpt u de bewaartermijn van elk document te bewaken. Dat bespaart ruimte en tijd en beperkt fouten.
Waarom is effectief HR-documentbeheer belangrijk?
De documenten die HR produceert of ontvangt, hebben ook later nog waarde. Ze kunnen dienen als bewijs bij een geschil met een werknemer, en ze tonen aan dat uw bedrijf aan zijn administratieve en fiscale verplichtingen heeft voldaan, bijvoorbeeld bij een controle door de Belastingdienst. Goed documentbeheer is dus zowel een operationeel voordeel als een wettelijke noodzaak.
Welke wetten regelen de bewaring van HR-documenten?
Verschillende regels zijn van toepassing. De Algemene wet inzake rijksbelastingen bepaalt de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor de administratie, inclusief de loonadministratie. De Wet op de loonbelasting regelt de bewaring van de kopie van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring. De Arbeidstijdenwet verplicht werkgevers de arbeids- en rusttijden te registreren en die registratie te bewaren. De AVG ten slotte bepaalt dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig. Omdat al deze regels naast elkaar bestaan, is het lastig ze allemaal handmatig bij te houden.
Wat zijn de gevolgen van niet-naleving?
Wie de fiscale bewaarplicht niet naleeft, riskeert bij een controle van de Belastingdienst correcties en boetes. Een ontbrekende kopie van het identiteitsbewijs kan bovendien leiden tot hogere loonheffingen. Wie persoonsgegevens te lang bewaart, handelt in strijd met de AVG. En bij een geschil kan het ontbreken van ondersteunende documenten uw positie ernstig verzwakken.
