Ondertekeningstermijnen voor arbeidsovereenkomsten: alles wat u moet weten!
Het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst is een belangrijk moment voor zowel de werkgever als de nieuwe werknemer. Het contract legt de arbeidsrelatie vast, met de rechten en plichten van beide partijen. In dit artikel leest u welke termijnen in Nederland gelden, wat de gevolgen zijn als u ze mist en hoe een digitaal ondertekeningsinstrument u helpt.
Is er een wettelijke termijn om een contract te ondertekenen?
Nee. In Nederland is een arbeidsovereenkomst niet vormgebonden: ze kan ook mondeling tot stand komen, en de wet schrijft geen termijn voor waarbinnen het contract moet zijn ondertekend. Toch is het altijd te verkiezen dat het contract is ondertekend voordat de werknemer begint met werken. Dan zijn de administratieve formaliteiten afgerond en kan de samenwerking soepel starten.
Wel een termijn voor de verplichte informatie
Sinds de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden moet de werkgever de werknemer schriftelijk of elektronisch informeren over de arbeidsvoorwaarden, binnen vaste termijnen:
Binnen een week na de start
- de namen en woonplaatsen van werkgever en werknemer
- de plaats of plaatsen waar het werk wordt verricht
- de functie of de aard van het werk
- de datum van indiensttreding
- bij een tijdelijk contract: de einddatum of de duur
- het loon, de looncomponenten en wanneer en hoe het loon wordt betaald
- de arbeidsduur of, bij oproepwerk, de afspraken over oproepen
- de duur en voorwaarden van een eventuele proeftijd
Binnen een maand na de start
- het aantal vakantiedagen of de manier waarop dat wordt berekend
- het andere betaalde verlof
- het vakantiegeld
- de ontslagprocedure en de opzegtermijnen
- de toepasselijke cao, als die er is
- het soort contract, bijvoorbeeld uitzend-, payroll- of oproepcontract
Afspraken die schriftelijk moeten
Sommige afspraken gelden alleen als ze schriftelijk zijn vastgelegd, ongeacht wanneer het contract wordt getekend:
- een proeftijd
- een concurrentiebeding
- een eenzijdig wijzigingsbeding
Komen deze afspraken pas na de start op papier, dan loopt u het risico dat ze niet gelden. Een proeftijd moet bijvoorbeeld bij het aangaan van de overeenkomst schriftelijk zijn afgesproken.
Gevolgen van een late ondertekening
Voor de werkgever
Zonder ondertekend contract is het moeilijk aan te tonen welke afspraken zijn gemaakt. Een proeftijd of concurrentiebeding die niet schriftelijk is overeengekomen, geldt niet. En is de arbeidsduur niet duidelijk vastgelegd, dan kan de werknemer zich beroepen op het rechtsvermoeden van arbeidsomvang.
Voor de nieuwe werknemer
Ook voor de werknemer is een ondertekend contract belangrijk. Zonder duidelijke afspraken is het lastiger om bijvoorbeeld het juiste loon of het afgesproken aantal uren af te dwingen. Het is dus in het belang van beide partijen dat het contract tijdig wordt ondertekend.
Beste praktijken voor een soepel ondertekeningsproces
Transparantie
Wees als ondernemer of HR-manager duidelijk over de arbeidsvoorwaarden die u aanbiedt. Vermeld in het contract alle afspraken over de functie, zoals het loon, de werktijden, de vakantiedagen en de toepasselijke cao. Een duidelijk en volledig contract voorkomt conflicten.
Juridisch advies
Bevat het contract ongebruikelijke of complexe afspraken, zoals een concurrentiebeding, een relatiebeding of een geheimhoudingsbeding, dan kan het verstandig zijn juridisch advies in te winnen. Zo weet u zeker dat het contract voldoet aan de wet en de cao.
Gebruik van digitale ondertekeningsinstrumenten
Een elektronische handtekening via een speciaal platform maakt het proces eenvoudiger voor zowel de werknemer als de werkgever. Een elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, mits de methode voldoende betrouwbaar is. Voordelen: tijdsbesparing, lagere kosten, betere beveiliging en een volledig overzicht van wie wat wanneer heeft getekend.
Conclusie
De wet schrijft geen termijn voor de handtekening voor, maar wel voor de verplichte informatie, en sommige afspraken gelden alleen als ze schriftelijk zijn vastgelegd. Laat het contract daarom ondertekenen voordat de werknemer begint. Zo beschermt u zowel uw bedrijf als uw medewerker.
