Stappen om een urenregistratiesysteem in te voeren
Voordat u uw urenregistratiesysteem installeert
Er moeten verschillende stappen worden overwogen voordat u een urenregistratiesysteem in uw bedrijf installeert:
- Identificeer het juiste hulpmiddel voor de behoeften van uw bedrijf: Niet alle prikklokken bieden dezelfde functies. Analyseer uw processen en vereisten om het meest geschikte systeem voor uw operaties te kiezen.
- Betrek de ondernemingsraad: Heeft uw bedrijf een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht bij de invoering van een systeem waarmee de aanwezigheid van medewerkers wordt gevolgd.
- Informeer uw medewerkers: Het verkrijgen van de steun van uw teams helpt om een soepele adoptie van het systeem te garanderen en vermindert weerstand. Duidelijke communicatie over het doel en de voordelen is essentieel.
- Anticipeer op operationele veranderingen: De introductie van een nieuw hulpmiddel voor urenregistratie kan invloed hebben op interne processen, HR-management of dagelijkse routines. Het vooraf plannen van deze aanpassingen helpt verstoringen te voorkomen.
Tijdens de installatie van uw prikkloksysteem
De fysieke en technische installatie van uw urenregistratiesysteem vereist technische expertise. Om ervoor te zorgen dat het systeem vanaf dag één correct functioneert en volledig operationeel is, wordt aanbevolen om gespecialiseerde professionals in te schakelen.
Gekwalificeerde experts zullen:
- Uw infrastructuur analyseren om het optimale installatieproces te bepalen
- De prikklok en de bijbehorende beheersoftware installeren en configureren
- Zorgen voor naadloze integratie met uw bestaande HR-tools
- Nazorg en onderhoud bieden indien nodig
Met Shyfter profiteert u van ondersteuning door een team dat gespecialiseerd is in workforce management systemen, wat zorgt voor de juiste installatie en configuratie voor uw bedrijf.
Na de installatie van uw urenregistratiesysteem
Zodra de prikklok is geïnstalleerd en werkt, moet de verwerking van de gegevens voldoen aan de AVG. Een melding vooraf bij de Autoriteit Persoonsgegevens is niet nodig, maar u neemt de verwerking op in uw verwerkingsregister en informeert uw medewerkers over welke gegevens u vastlegt, waarom en hoe lang u ze bewaart.
Daarnaast verplicht de Arbeidstijdenwet u om een registratie van de arbeids- en rusttijden bij te houden. Vanaf dat moment moet u:
- Alle geregistreerde gegevens veilig opslaan
- Gegevens beschikbaar houden voor een controle door de Nederlandse Arbeidsinspectie
- Toegang garanderen voor medewerkers tot hun eigen werktijdregistraties
Het correct onderhouden van deze registraties helpt u te voldoen aan de regelgeving en geschillen over werktijden of loonberekeningen te vermijden.
