Wat zegt de wet over het bijhouden van werktijden van werknemers?
In Nederland zijn werkgevers op grond van de Arbeidstijdenwet verplicht om de arbeids- en rusttijden van hun werknemers te registreren, zodat kan worden gecontroleerd of de wettelijke grenzen worden nageleefd. De wet schrijft geen specifieke methode voor: werkgevers kunnen kiezen tussen papieren registraties, prikklokken, software of mobiele apps. Wel moet de registratie betrouwbaar zijn en moet het systeem voldoen aan de AVG.
Is urenregistratie verplicht in bedrijven?
Ja, het registreren van arbeids- en rusttijden is verplicht, maar de methode is aan de werkgever. Vroeger gebruikten bedrijven vooral papieren urenstaten. Met de komst van prikklokken werd het eenvoudiger om begin- en eindtijden vast te leggen.
Moderne oplossingen zoals digitale prikklokken en mobiele apps voor urenregistratie automatiseren de gegevensverzameling en verbeteren de nauwkeurigheid. Daarnaast verplicht een arrest van het Europese Hof van Justitie uit 2019 lidstaten om te zorgen voor een objectief en betrouwbaar systeem om de dagelijkse arbeidstijd te meten.
Voor welke werknemers geldt de registratieplicht?
De registratieplicht geldt in principe voor alle werknemers, ongeacht het contracttype (voltijd, deeltijd, bepaalde tijd, oproepcontract). Werkgevers moeten de werkelijke werktijden bijhouden en tegelijk de rechten van werknemers op het gebied van privacy respecteren.
Hoe lang moet u de registratie bewaren?
De Arbeidstijdenwet verplicht werkgevers de registratie van arbeids- en rusttijden 52 weken te bewaren. Gegevens die u gebruikt voor de loonadministratie vallen daarnaast onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig voor die doelen.
AVG en bescherming van werknemersgegevens
Sinds 25 mei 2018 vereist de AVG dat bedrijven de persoonsgegevens beschermen die via een systeem voor urenregistratie worden verzameld. Werknemers hebben het recht om te weten welke gegevens worden verzameld, waarvoor ze worden gebruikt en wie er toegang toe heeft. Toezicht op de AVG ligt bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor digitale prikklokken gaat het meestal om:
- begin- en eindtijden
- de identiteit van de werknemer
- datum en tijd van elke registratie
Alleen bevoegde medewerkers (meestal HR) mogen de gegevens inzien, en de gegevens mogen niet worden gebruikt om de bewegingen van werknemers binnen het bedrijf te volgen. Het gebruik van biometrische gegevens, zoals vingerafdrukken, is in Nederland in principe verboden, behalve als het noodzakelijk is voor authenticatie of beveiliging.
Wie beheert de urenregistratie in het bedrijf?
De werkgever is wettelijk verantwoordelijk voor een nauwkeurige registratie. Hij kan deze taak wel delegeren aan medewerkers, meestal op de HR- of salarisadministratie.
Zij zijn verantwoordelijk voor:
- het registreren van werk op locatie
- het registreren van thuiswerk
- het bijhouden van klantbezoeken
- het beheren van verlof en andere afwezigheden
- het berekenen van overuren en tijd voor tijd
Ondernemingsraad en transparantie
Heeft uw bedrijf een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht bij de invoering van een systeem voor urenregistratie waarmee de aanwezigheid of prestaties van werknemers kunnen worden gevolgd. Zo zorgt u ervoor dat het systeem:
- de rechten van werknemers respecteert
- voldoet aan de AVG
- eerlijke toegang tot gegevens biedt
Informeer ook alle werknemers over het systeem voordat het wordt ingevoerd. Werknemers kunnen in principe niet weigeren een rechtmatig systeem voor urenregistratie te gebruiken, maar wel bezwaar maken als het systeem niet aan de AVG voldoet.
Voordelen voor werknemers
Sommige werknemers ervaren urenregistratie als controle, maar in de praktijk beschermt het hen. Een nauwkeurige registratie zorgt ervoor dat:
- de maximale werktijden en rusttijden worden gerespecteerd
- overuren correct worden bijgehouden en vergoed
- deeltijders hun meeruren correct uitbetaald krijgen
- verlof en tijd voor tijd correct worden geregistreerd
Werknemers in bijzondere situaties
- Nachtwerkers, deeltijders en oproepkrachten: ook hun uren moeten worden geregistreerd, zodat de specifieke regels voor hun werk- en rusttijden worden nageleefd.
- Leidinggevenden met een hoog salaris: voor werknemers die meer verdienen dan drie keer het wettelijk minimumloon gelden de meeste regels uit de Arbeidstijdenwet niet. Het is toch verstandig hun werktijden bij te houden, bijvoorbeeld om overbelasting te voorkomen.
- Thuiswerkers en werknemers op reis: met een app voor urenregistratie klokken zij op afstand in en uit, zodat hun uren op dezelfde manier worden vastgelegd als die van collega's op locatie.
Reistijd tussen klantlocaties tijdens de werkdag geldt in de regel als werktijd en moet correct worden geregistreerd.
