Volgorde van verlofaanvragen: wat u moet weten

De verlofrechten van werknemers respecteren

Bij het beheren van verlofaanvragen moet u de wettelijke regels volgen, medewerkers eerlijk behandelen en de continuïteit van uw bedrijf bewaken. In Nederland stelt de werkgever de vakantie vast volgens de wensen van de werknemer, tenzij er gewichtige redenen zijn om dat niet te doen. De wet bevat geen vaste volgorde: wie voorrang krijgt bij overlappende aanvragen, regelt u zelf in een duidelijk en eerlijk verlofbeleid.

Collectieve vakantieperiodes

Een werkgever kan collectieve vakantiedagen of een bedrijfssluiting vastleggen, bijvoorbeeld rond de feestdagen. Dat moet wel vooraf schriftelijk zijn afgesproken, bijvoorbeeld in de cao, de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek. Heeft uw bedrijf een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht bij een vakantieregeling.

Verlof weigeren

Een werkgever mag verlof alleen weigeren bij gewichtige redenen, bijvoorbeeld:

uitzonderlijke bedrijfsbehoeften
het in stand houden van essentiële diensten
een tijdelijke piek in de drukte

De weigering moet schriftelijk gebeuren, binnen twee weken nadat de werknemer zijn wensen schriftelijk kenbaar heeft gemaakt. Gebeurt dat niet, dan is de vakantie vastgesteld zoals de werknemer heeft gevraagd. Sommige verlofvormen, zoals calamiteitenverlof en kort verzuimverlof, zijn wettelijk geregeld en kunt u niet zomaar weigeren.

Wie bepaalt wie voorrang krijgt?

De wet bepaalt geen vaste volgorde. Afspraken over voorrang kunnen staan in:

de cao
een regeling binnen het bedrijf, eventueel afgestemd met de ondernemingsraad
het personeelshandboek

Duidelijke en transparante regels vooraf voorkomen conflicten en zorgen voor een eerlijke planning binnen het team.

Criteria om verlof te prioriteren

Gezinssituatie

Veel werkgevers houden rekening met de gezinssituatie:

medewerkers met schoolgaande kinderen krijgen vaak voorrang in de schoolvakanties
medewerkers met zorgtaken voor familieleden kunnen voorrang krijgen
partners die bij hetzelfde bedrijf werken, willen vaak tegelijk verlof opnemen

Wie vorig jaar voorging

Een veelgebruikt eerlijk principe is roulatie: wie vorig jaar in een populaire periode (zoals de zomer of de kerstvakantie) verlof kreeg, laat dit jaar collega's voorgaan.

Volgorde van aanvragen

Sommige bedrijven hanteren het principe "wie het eerst komt, het eerst maalt". Dat is eenvoudig en transparant, maar kan nadelig uitpakken voor medewerkers die minder ver vooruit kunnen plannen.

Meerdere werkgevers

Werkt een medewerker voor meer dan één werkgever, dan is het verstandig om zijn verlof af te stemmen op de andere werkgever, zodat hij echt vrij kan zijn.

Aanvullende criteria

Naast de genoemde criteria kunt u in uw verlofbeleid ook andere regels vastleggen:

voorrang voor medewerkers van wie het verlof vorig jaar werd geweigerd
rekening houden met omgangsregelingen bij gedeeld ouderlijk gezag
rekening houden met een partner die verplicht verlof heeft bij zijn eigen werkgever

Medewerkers informeren over de verlofregels

Maak uw verlofbeleid en eventuele collectieve vakantiedagen ruim van tevoren bekend, bijvoorbeeld via:

het personeelshandboek
een intern bericht of e-mail
het intranet of de personeelsapp

Wat als het misgaat?

Neemt een werkgever een verlofaanvraag niet tijdig of niet goed gemotiveerd in behandeling, dan kan de vakantie volgens de wensen van de werknemer als vastgesteld gelden. Bij een geschil moet de werkgever kunnen aantonen dat hij zijn verlofbeleid correct heeft toegepast. Leg aanvragen en beslissingen daarom altijd vast.

Praktisch omgaan met verlofconflicten

Ook met duidelijke regels kunnen conflicten ontstaan wanneer meerdere medewerkers voor dezelfde periode verlof aanvragen.

Prioriteitsregels toepassen

Zijn medewerkers het niet eens en voldoen ze aan vergelijkbare criteria, pas dan de regels uit uw verlofbeleid consequent toe, bijvoorbeeld roulatie of de volgorde van aanvragen. Leg uw beslissing uit, zodat medewerkers begrijpen waarom.

Verlofsoftware gebruiken

Een systeem voor verlofregistratie vereenvoudigt het proces en geeft medewerkers meer autonomie bij het plannen van hun verlof. HR ziet in één oogopslag wie wanneer afwezig is, en de regels worden voor iedereen op dezelfde manier toegepast.

‍