Betaald verlof voor uw medewerkers in 5 belangrijke vragen
In Nederland heeft elke werknemer recht op minimaal 4 keer de wekelijkse arbeidsduur aan vakantiedagen per jaar, met behoud van loon. De werkgever stelt de vakantie vast volgens de wensen van de werknemer, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten. Hieronder vindt u de antwoorden op de vijf vragen die werkgevers het vaakst stellen.
Wie krijgt voorrang bij verlofaanvragen?
De wet legt geen vaste voorrangsvolgorde op. Het uitgangspunt is dat de vakantie wordt vastgesteld volgens de wensen van de werknemer. Als te veel collega's tegelijk weg willen, moet u als werkgever kiezen. Afspraken daarover staan vaak in de cao of in een vakantieregeling in het personeelshandboek. Heeft uw bedrijf een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht op zo'n vakantieregeling.
Om eerlijk te kiezen, houden veel werkgevers rekening met de persoonlijke situatie van werknemers. Gebruikelijke criteria zijn:
- gezinssituatie: werknemers met kinderen of zorgtaken, of met een partner die vaste vakantieperiodes heeft
- anciënniteit: werknemers met een langere diensttijd
- meerdere werkgevers: werknemers die ook elders werken en hun vakantie daarop willen afstemmen
- co-ouderschap: gescheiden ouders die hun vakantie willen afstemmen op de omgangsregeling
- schoolvakanties: ouders met schoolgaande kinderen
Wat u ook kiest: leg de regels vooraf vast en pas ze consequent toe.
Hoe lang heeft de werkgever om verlof goed te keuren?
Hier is de wet duidelijk. Wilt u een verlofaanvraag weigeren, dan moet u dat schriftelijk doen, binnen twee weken na de aanvraag en alleen op grond van gewichtige redenen. Reageert u niet binnen die termijn, dan is de vakantie vastgesteld zoals de werknemer heeft gevraagd.
Een eenmaal vastgestelde vakantie kunt u alleen wijzigen na overleg met de werknemer en om gewichtige redenen. De schade die de werknemer daardoor lijdt, bijvoorbeeld annuleringskosten, moet u vergoeden.
Hoe wordt een vakantiedag betaald?
Tijdens zijn vakantie behoudt de werknemer gewoon zijn loon. Daarnaast ontvangt hij in de regel vakantiegeld van minimaal 8 % van het brutoloon, meestal uitbetaald in mei of juni. Uw cao kan hogere of aanvullende bedragen voorzien.
Voor oproepkrachten en werknemers met een nulurencontract of min-maxcontract is het aantal vakantie-uren afhankelijk van de gewerkte uren. Een betrouwbare urenregistratie is dus onmisbaar om de opbouw correct te berekenen.
Hoeveel vakantiedagen kunnen werknemers tegelijk opnemen?
De wet legt geen maximum op. Wel moet u de werknemer in staat stellen om elk jaar ten minste twee weken achter elkaar (of twee keer een week) vakantie op te nemen, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten. Afspraken over een maximale aaneengesloten periode, bijvoorbeeld in het hoogseizoen, staan vaak in de cao of het personeelshandboek.
Een collectieve vakantie of bedrijfssluiting is mogelijk als die vooraf is vastgelegd in de cao, de arbeidsovereenkomst of een regeling waarmee de ondernemingsraad heeft ingestemd.
Kunnen werknemers betaald krijgen voor ongebruikt verlof?
Vakantie is bedoeld om uit te rusten. Daarom geldt tijdens het dienstverband een afkoopverbod voor de wettelijke vakantiedagen: u mag ze niet uitbetalen. Voor bovenwettelijke dagen kan dat wel, als dat schriftelijk is afgesproken.
De wettelijke vakantiedagen vervallen in principe zes maanden na het einde van het jaar waarin ze zijn opgebouwd, tenzij de werknemer redelijkerwijs niet in staat was ze op te nemen. Bovenwettelijke dagen verjaren pas na vijf jaar.
Bij het einde van het dienstverband worden alle openstaande vakantiedagen wel uitbetaald.
Hoe worden vakantiedagen geteld?
Het wettelijk minimum is 4 keer de wekelijkse arbeidsduur. In de praktijk rekenen de meeste werkgevers in uren, wat ook werkt voor deeltijders en wisselende roosters:
- werknemer met 40 uur per week: minimaal 160 vakantie-uren per jaar
- werknemer met 24 uur per week: minimaal 96 vakantie-uren per jaar
Een werknemer die een dag vrij neemt, gebruikt het aantal uren dat hij die dag volgens het rooster zou werken. Zo blijft de telling eerlijk, ook bij ongelijke diensten. Bovenwettelijke dagen uit de cao of de arbeidsovereenkomst komen daar bovenop.
