Personeelskosten per evenement bij een cateraar

Waarom personeelskosten per evenement een kritieke indicator zijn

Een cateraar verkoopt evenementen, geen uren. Elk evenement heeft een gefactureerde prijs en een kostprijs. Het verschil is uw marge. En in die kostprijs weegt personeel zwaar.

Een bruiloft van 200 gasten met 26 oproepkrachten gedurende gemiddeld 10 uur staat voor 260 arbeidsuren. Aan een gemiddelde belaste uurkost van 20 tot 25 euro loopt de personeelskost op tot 5.200 à 6.500 euro voor één evenement. Als uw offerte 4.500 euro voorzag, heeft u een rendabiliteitsprobleem.

Zonder nauwkeurige opvolging per evenement werkt u blind. U offreert op gevoel, onderschat kosten en ontdekt aan het eind van de maand dat uw marge is weggesmolten.

Componenten van de personeelskost

Kost van oproepkrachten

De kost van een oproepkracht omvat:

• Brutoloon: volgens de schalen van de cao Horeca en de beroepscategorie (kelner, kok, maitre d'hotel)
• Werkgeversbijdragen: ongeveer 25 tot 30% van het brutoloon voor een gewone oproepkracht
• Toeslagen: zondag, nacht, feestdagen
• Vakantiegeld: opgenomen in de berekening voor vaste oproepkrachten
• Verzekering arbeidsongevallen: premie evenredig met de loonmassa

De totale belaste uurkost van een oproepkelner (inclusief bijdragen, exclusief toeslagen) ligt tussen 18 en 24 euro afhankelijk van de schaal. Een ervaren maitre d'hotel kost 25 tot 30 euro volledig belast.

Kost van het vaste personeel

Uw chef-kok, vaste koks en logistiek verantwoordelijke werken mee aan elk evenement. Hun kost moet worden verdeeld over de evenementen. Als uw chef 160 uur per maand werkt en u organiseert 12 evenementen, draagt elk evenement ongeveer 13 uur chef-kost.

Deze verdeling wordt vaak vergeten. Cateraars berekenen de oproepkracht-kost per evenement maar vergeten de vaste personeelskost aan te rekenen. Resultaat: de weergegeven marge is overschat.

Indirecte kosten

Andere kosten zijn verbonden aan personeel maar niet rechtstreeks aan de prestatie:

• Wervings- en opleidingstijd voor oproepkrachten
• Administratief beheer (contracten, aanmelding bij de Belastingdienst, loonstroken)
• Vervoer van personeel naar de evenementenlocatie (indien ten laste van de werkgever)
• Maaltijden voor personeel tijdens het evenement
• Werkkleding verstrekt door de werkgever

Kosten berekenen vóór het evenement: de offerte

Uren inschatten

Het vertrekpunt van de offerte is de schatting van de personeelsuren. Voor elke rol, schat:

• Aantal benodigde personen (op basis van ratio's per type evenement)
• Duur van de prestatie (niet alleen de service, maar ook opbouw en afbouw)
• Totale uren = personen x duur

Voorbeeld voor een bruiloft van 150 gasten, bediening aan tafel:

• 13 kelners x 9u (16:00–01:00) = 117 uur
• 1 maitre d'hotel x 10u (15:00–01:00) = 10 uur
• 3 koks x 12u (08:00–20:00) = 36 uur
• 1 chef x 14u (07:00–21:00) = 14 uur
• 2 afwassers x 8u (17:00–01:00) = 16 uur
• 2 bartenders x 6u (21:00–03:00) = 12 uur
• 2 chauffeurs x 8u (12:00–20:00) = 16 uur

Geschat totaal: 221 uur.

Uurkosten toepassen

Vermenigvuldig de uren met de belaste uurkost per profiel:

• Kelners: 117u x 20 euro = 2.340 euro
• Maitre d'hotel: 10u x 28 euro = 280 euro
• Koks: 36u x 22 euro = 792 euro
• Chef: 14u x 30 euro (verdeeld vast personeel) = 420 euro
• Afwassers: 16u x 18 euro = 288 euro
• Bartenders: 12u x 22 euro = 264 euro
• Chauffeurs: 16u x 20 euro = 320 euro

Geschat totaal: 4.704 euro.

Toeslagen toevoegen

Als het evenement op zaterdag plaatsvindt, geldt geen specifieke toeslag. Op zondag voegt u een toeslag per uur per persoon toe. Als de service na middernacht loopt, geldt de nachttoeslag voor uren tussen middernacht en 5u.

Voeg 10 à 15% toe aan de geschatte kost voor onvoorziene omstandigheden: niet-geplande overuren, last-minute versterking, afbouw die langer duurt dan verwacht. Een offerte zonder marge verliest geld bij het eerste onvoorziene incident.

Werkelijke kosten meten na het evenement

Tijdregistratie op locatie registreert de werkelijke uren van elke persoon. Vergelijk na het evenement het werkelijke met het geschatte. Shyfter berekent automatisch de werkelijke kost door geregistreerde uren, toepasselijke schalen en toeslagen samen te voegen.

Rentabiliteit per evenement

De marge op een evenement: gefactureerde prijs aan klant - (grondstoffenkost + personeelskost + logistiekkost + indirecte kosten) = nettomarge. Personeelskost vertegenwoordigt doorgaans 30 tot 40% van de gefactureerde prijs. Boven 45% is de rentabiliteit in gevaar.

Shyfter laat u de rentabiliteit per type evenement over een bepaalde periode vergelijken en aggregeert alle gegevens automatisch op basis van geregistreerde uren en geconfigureerde schalen.

Vraag een demo aan

FAQ

Welk percentage van de prijs van een cateringevenement vertegenwoordigt de personeelskost?

Gemiddeld vertegenwoordigt de personeelskost 30 tot 40% van de gefactureerde prijs. Een buffet zit eerder rond 25-30%, terwijl high-end bediening aan tafel tot 40-45% kan bereiken. Boven 45% is de rentabiliteit in gevaar.

Hoe verwerkt u toeslagen in een cateringofferte?

Identificeer de dag van het evenement en de uren (na middernacht = nachttoeslag). Bereken de totale meerkost en voeg deze toe aan de personeelslijn van de offerte.

Hoe volgt u de personeelskost in real time op tijdens een evenement?

Mobiele tijdregistratie via Shyfter registreert de uren van elke persoon in real time en past automatisch de schalen en toeslagen toe.