Coste de personal por evento en empresas de catering

Por qué el coste de personal por evento es un indicador crítico

Una empresa de catering vende eventos, no horas. Cada evento tiene un precio facturado al cliente y un coste de producción. La diferencia es su margen. Y en ese coste de producción, el personal pesa mucho.

Una boda de 200 invitados con 26 trabajadores eventuales durante un promedio de 10 horas representa 260 horas de trabajo. A un coste horario cargado medio de 20-25 euros, la partida de personal alcanza los 5.200 a 6.500 euros para un solo evento. Si su presupuesto preveía 4.500 euros de personal, tiene un problema de rentabilidad.

Sin un seguimiento preciso por evento, navega a ciegas. Presupuesta a ojo, subestima costes y descubre a final de mes que su margen ha desaparecido.

Componentes del coste de personal

Coste del personal eventual

El coste de un trabajador eventual incluye:

• Salario bruto: según las tablas del convenio colectivo de hostelería y la categoría profesional (camarero, cocinero, jefe de sala)
• Cotizaciones patronales: aproximadamente el 25-30% del salario bruto para un trabajador eventual estándar
• Pluses: domingo, noche, festivos
• Paga de vacaciones: incluida en el cálculo para eventuales regulares
• Seguro de accidentes de trabajo: prima proporcional a la masa salarial

El coste horario total cargado de un camarero eventual (con cotizaciones, sin pluses) se sitúa entre 18 y 24 euros según la tabla. Un jefe de sala experimentado cuesta 25 a 30 euros cargado.

Coste del personal fijo

Su chef, cocineros permanentes y responsable logístico participan en cada evento. Su coste debe repartirse entre los eventos. Si su chef trabaja 160 horas al mes y realiza 12 eventos, cada evento soporta aproximadamente 13 horas de coste de chef.

Este cálculo de reparto suele pasarse por alto. Los caterings calculan el coste eventual por evento pero olvidan imputar el coste del personal fijo. Resultado: el margen declarado está sobrevalorado.

Costes indirectos

Otros costes están vinculados al personal pero no directamente a la prestación:

• Tiempo de contratación y formación de eventuales
• Gestión administrativa (contratos, altas en la Seguridad Social (TGSS), nóminas)
• Transporte del personal al lugar del evento (si es a cargo del empleador)
• Comidas del personal durante el evento
• Ropa de trabajo proporcionada por el empleador

Calcular el coste antes del evento: el presupuesto

Estimar las horas necesarias

El punto de partida del presupuesto es la estimación de las horas de personal. Para cada rol, estime:

• Número de personas necesarias (según los ratios del tipo de evento)
• Duración de la prestación (no solo el servicio, sino también montaje y desmontaje)
• Horas totales = personas x duración

Ejemplo para una boda de 150 invitados, servicio a la mesa:

• 13 camareros x 9h (16:00–01:00) = 117 horas
• 1 jefe de sala x 10h (15:00–01:00) = 10 horas
• 3 cocineros x 12h (08:00–20:00) = 36 horas
• 1 chef x 14h (07:00–21:00) = 14 horas
• 2 friegaplatos x 8h (17:00–01:00) = 16 horas
• 2 barman x 6h (21:00–03:00) = 12 horas
• 2 conductores x 8h (12:00–20:00) = 16 horas

Total estimado: 221 horas.

Aplicar los costes horarios

Multiplique las horas por el coste horario cargado de cada perfil:

• Camareros: 117h x 20 euros = 2.340 euros
• Jefe de sala: 10h x 28 euros = 280 euros
• Cocineros: 36h x 22 euros = 792 euros
• Chef: 14h x 30 euros (personal fijo repartido) = 420 euros
• Friegaplatos: 16h x 18 euros = 288 euros
• Barman: 12h x 22 euros = 264 euros
• Conductores: 16h x 20 euros = 320 euros

Total estimado: 4.704 euros.

Añadir pluses salariales

Si el evento es un sábado, no se aplica ningún plus específico. Si es domingo, añada el plus correspondiente por hora por persona. Si el servicio supera la medianoche, añada el plus nocturno para las horas entre medianoche y las 5h.

Añada un 10-15% al coste estimado para cubrir imprevistos: horas extra no previstas, refuerzos de última hora, desmontaje que dura más de lo previsto.

Medir el coste real después del evento

El fichaje en el lugar del evento registra las horas reales de cada persona. Después del evento, compare lo real con lo estimado. Shyfter calcula automáticamente el coste real agregando las horas registradas, las tablas aplicables y los pluses.

Rentabilidad por evento

El margen en un evento: precio facturado al cliente - (coste de materias primas + coste de personal + coste logístico + costes indirectos) = margen neto del evento. El coste de personal representa generalmente el 30-40% del precio facturado. Si este ratio supera el 45%, su evento está infravalorado o su gestión del personal es ineficiente.

Shyfter le permite comparar la rentabilidad por tipo de evento durante un período determinado y agrega todos estos datos automáticamente a partir de las horas registradas y las tablas configuradas.

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FAQ

¿Qué porcentaje del precio de un evento de catering representa el coste de personal?

De media, el coste de personal representa el 30-40% del precio facturado al cliente. Un bufé se sitúa en torno al 25-30%, mientras que el servicio a la mesa de alta gama puede alcanzar el 40-45%. Por encima del 45%, la rentabilidad está en peligro.

¿Cómo se integran los pluses salariales en un presupuesto de catering?

Identifique el día del evento (sábado = sin plus, domingo = plus por hora, festivo = salario doble) y los horarios (después de medianoche = plus nocturno). Calcule el sobrecoste total y añádalo a la partida de personal del presupuesto.

¿Cómo hacer el seguimiento del coste de personal en tiempo real durante un evento?

El fichaje móvil mediante Shyfter registra las horas de cada persona en tiempo real y aplica automáticamente las tablas y los pluses.