Rechten van werknemers bij een prikklok of tijdsregistratiesysteem
Wie in een Belgisch bedrijf een digitale prikklok invoert, moet dat zorgvuldig voorbereiden met de werknemersvertegenwoordigers en het personeel informeren over de regels rond werkuren en aanwezigheidsregistratie. Welke rechten hebben uw werknemers, en wat kunnen ze doen als die rechten niet worden gerespecteerd?
De invoering van een prikklok: beter personeelsbeheer
Voordelen voor werknemers
Een moderne prikklok is meer dan een controlemiddel. De huidige digitale systemen voor tijdsregistratie, gekoppeld aan HR-software of een mobiele app, registreren de werkuren nauwkeurig. Dat vermindert discussies over overuren of afwezigheden.
Sinds de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van kracht is, moet een prikklok ook de rechten van werknemers op het vlak van gegevensbescherming respecteren. Als werkgever:
- registreert u alleen de gegevens die nodig zijn, zoals begin- en einduur, de identiteit van de werknemer en de datum;
- informeert u uw werknemers duidelijk over welke gegevens u verwerkt, waarom en hoe lang u ze bewaart;
- neemt u de regels over werkuren en de registratie ervan op in uw arbeidsreglement.
Werknemers moeten de regels van de prikklok volgen, op voorwaarde dat de werkgever de AVG naleeft.
AVG en rechten van werknemers
Bescherming van werknemersgegevens
Onder de AVG mag u als werkgever de werkelijk gepresteerde uren bijhouden, en moet u die gegevens kunnen voorleggen bij een controle, bijvoorbeeld door het Toezicht op de Sociale Wetten.
Werknemers hebben het recht om:
- inzage te krijgen in hun eigen registratiegegevens;
- correcties te vragen als ze fouten vaststellen.
Een belangrijk aandachtspunt zijn biometrische systemen zoals een vingerafdrukscanner of gezichtsherkenning. Biometrische gegevens zijn onder de AVG bijzondere persoonsgegevens, en de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) staat zeer terughoudend tegenover het gebruik ervan voor tijdsregistratie. Kies daarom bij voorkeur een prikklok met badge, pincode of app.
Werknemersvertegenwoordigers informeren
Overleg met de ondernemingsraad, het CPPT of de vakbondsafvaardiging
Voordat u een prikklok invoert, informeert en raadpleegt u de werknemersvertegenwoordigers (ondernemingsraad, Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPPT) of, bij gebrek daaraan, de vakbondsafvaardiging). Zij waken erover dat het systeem de rechten van de werknemers respecteert, onder meer:
- de toegang tot de verzamelde gegevens;
- het recht om bezwaar te maken of correcties te vragen.
Tijdens dit overleg legt u als werkgever uit:
- welke software voor tijdsregistratie u kiest;
- welke personen de gegevens mogen beheren.
Waarom werknemers de tijdsregistratie moeten naleven
Verplichtingen voor werkgevers en werknemers
Werkgevers die hun registratieverplichtingen niet nakomen, bijvoorbeeld voor deeltijdse werknemers of met een geregistreerd kassasysteem (GKS) in de horeca, riskeren sancties. Wanneer u een prikklok invoert en de regels in het arbeidsreglement opneemt, zijn werknemers verplicht om die te gebruiken bij aankomst en vertrek.
Een werknemer die vergeet te prikken, kan daarvoor niet zomaar een boete krijgen. Volgens de regels van het arbeidsreglement kan de werkgever wel vragen om de niet-geregistreerde uren te verantwoorden.
Bij herhaalde weigering om te prikken kan de werkgever de sancties toepassen die in het arbeidsreglement staan, en in ernstige gevallen, zeker bij opzettelijke fraude, tot ontslag overgaan. De werknemer kan een sanctie betwisten bij de arbeidsrechtbank als hij die buitensporig vindt.
Voordelen voor werknemers
Een prikklok beschermt ook de rechten van werknemers. Ze:
- bewijst de gepresteerde uren;
- zorgt voor een correcte vergoeding van overuren;
- garandeert dat de geregistreerde uren overeenkomen met de loonfiche.
Die transparantie komt zowel werkgevers als werknemers ten goede en voorkomt discussies over gewerkte uren of betaling van overuren.
Lees ook
- Kosten van het implementeren van een systeem voor tijdsregistratie
- Hoe kiest u de juiste prikklok voor uw bedrijf?
