Is een prikklok vereist op de werkplek?

In België is er geen algemene wettelijke verplichting om een prikklok te installeren. Wel gelden er specifieke verplichtingen om prestaties te registreren, bijvoorbeeld voor deeltijdse werknemers met een variabel uurrooster en in de horeca met een geregistreerd kassasysteem (GKS). Bedrijven kunnen uit verschillende methoden kiezen, maar een prikklok blijft een van de meest betrouwbare oplossingen. Bekijken we de wettelijke context en de voordelen van een prikklok in combinatie met software voor personeelsbeheer.

Wat zegt de wet over de registratie van gewerkte uren?

In België moet u de arbeidsduurregels naleven (gemiddeld 38 uur per week, rusttijden, overuren), maar de wet verplicht niet elke werkgever om de uren van alle werknemers te registreren. Specifieke verplichtingen gelden onder meer voor:

Deeltijdse werknemers met een variabel uurrooster: u houdt de afwijkingen van hun uurrooster bij.
De horeca met een geregistreerd kassasysteem (GKS): de aanwezigheden van het personeel worden geregistreerd.

Daarnaast oordeelde het Europees Hof van Justitie op 14 mei 2019 dat werkgevers over een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem moeten beschikken om de dagelijkse arbeidstijd te meten.

Waarom de gewerkte uren van werknemers bijhouden?

U wilt zeker zijn dat werknemers het contractueel afgesproken aantal uren presteren en dat de wettelijke grenzen worden gerespecteerd. Een nauwkeurige tijdsregistratie helpt ook om:

De naleving van wettelijke en contractuele verplichtingen na te gaan.
Rusttijden, overuren en bijkomende uren te berekenen.
Een correcte payroll op basis van de werkelijk gepresteerde uren te garanderen.
Voorbereid te zijn op controles van de sociale inspectie en eventuele geschillen.

Voor wie is tijdsregistratie nuttig?

Een tijdsregistratie is nuttig voor alle werknemers, ongeacht:

Het soort arbeidsovereenkomst (onbepaalde duur, bepaalde duur, uitzendarbeid, flexi-job, jobstudent).
Het uurrooster (voltijds, deeltijds, variabele uren).
De functie (ook voor leidinggevenden is een overzicht van hun prestaties nuttig).

Mogelijkheden voor tijdsregistratie

Werkgevers hebben verschillende mogelijkheden om gewerkte uren te registreren:

Papieren prikkaarten.
Spreadsheets (Excel of vergelijkbaar).
Prikklokken (met badges).
Digitale prikklokken en apps op een tablet of smartphone.
Biometrische toestellen (onder strikte voorwaarden).

Oudere methoden, zoals papieren prikkaarten, worden vandaag zelden gebruikt vanwege het risico op fouten en het gebrek aan betrouwbaarheid.
Biometrische oplossingen, zoals vingerafdrukscanners, zijn streng gereguleerd. Biometrische gegevens zijn onder de AVG bijzondere persoonsgegevens, en de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) staat zeer terughoudend tegenover het gebruik ervan voor tijdsregistratie, omdat het meestal als disproportioneel wordt beschouwd.

Is een prikklok wettelijk verplicht?

Nee, geen enkele methode is wettelijk opgelegd. Een prikklok is dus niet verplicht, maar wel vaak de voorkeursoplossing vanwege de betrouwbaarheid en het gebruiksgemak.

Dat kan in de toekomst veranderen. In navolging van het arrest van het Europees Hof van Justitie van 2019 heeft de regering een algemene verplichting tot tijdsregistratie vanaf 2027 aangekondigd, onder voorbehoud van de stemming van de wet. Een prikklok of een vergelijkbaar systeem wordt dan in de praktijk de norm.

Waarom veel bedrijven toch voor een prikklok kiezen

Ook zonder wettelijke verplichting gebruiken veel bedrijven een prikklok, omdat die grote voordelen biedt, zeker in combinatie met planningssoftware:

Nauwkeurige, automatische gegevensverzameling, met minder menselijke fouten.
Een eenvoudigere payroll dankzij de rechtstreekse doorgave van gegevens aan uw sociaal secretariaat.
Precieze berekening van overuren en rusttijden.
Sluitend bewijs van gewerkte uren, met minder discussies.
Duidelijke, consistente gegevens bij een controle door de sociale inspectie.

Goede praktijken bij de installatie van een prikklok

Kiest u voor een prikklok, respecteer dan deze vier principes:

Het systeem is betrouwbaar en fraudebestendig.
Werk bij voorkeur met badges, pincodes of een app (biometrie is alleen in uitzonderlijke gevallen te verantwoorden).
De gegevens zijn beschikbaar bij een controle door de sociale inspectie.
Werknemers kunnen hun eigen registraties raadplegen.

Verplichtingen van de werkgever vóór de installatie

De installatie van een prikklok brengt verplichtingen met zich mee:

Overleg met de werknemersvertegenwoordigers (ondernemingsraad, CPPT of, bij gebrek daaraan, de vakbondsafvaardiging).
Het doel en de redenen van het systeem uitleggen.
De regels over werkuren en registratie opnemen in uw arbeidsreglement.
Alle werknemers vooraf informeren, met uitleg over:
- Het wettelijke kader.
- De bewaartermijnen van de gegevens.
- De rechten van werknemers.

Bescherming van werknemersgegevens

Het prikkloksysteem moet volledig AVG-conform zijn. Dat betekent:

De gegevens worden veilig opgeslagen.
De toegang is beperkt tot bevoegde personen.
Werknemers hebben het recht om hun gegevens in te zien en te laten verbeteren.

Rechten van werknemers bij het gebruik van een prikklok

Werknemers volgen de regels die in het arbeidsreglement staan, ook de regels over prikken. Ze kunnen wel:

Een systeem aanvechten dat hun rechten schendt (bijvoorbeeld onrechtmatige biometrie).
Correcties vragen als er fouten gebeuren.
Een klacht indienen bij de GBA als ze vinden dat hun privacy wordt geschonden.

Vergeet een werknemer te prikken, dan houdt u niet zomaar loon in. Vraag de werknemer om de registratie te corrigeren. Bij een geschil kan de zaak voor de arbeidsrechtbank komen.

‍