Stappen om een tijdsregistratiesysteem te implementeren

Wat zegt de wet in België?

In België bestaat er geen algemene verplichting om de werkuren van alle werknemers te registreren, maar er gelden wel specifieke verplichtingen, bijvoorbeeld voor deeltijdse werknemers met een variabel uurrooster en in de horeca met een geregistreerd kassasysteem (GKS). Een betrouwbare registratie helpt u bovendien aantonen dat u de regels over arbeidsduur, rusttijden en overuren naleeft.

Een tijdsregistratiesysteem houdt bij:

de gewerkte uren van elke werknemer
afwezigheden en laattijdige aankomsten
opgenomen vakantie
gepresteerde overuren en bijkomende uren

Met die gegevens kunt u de werkelijke werktijden aantonen bij een controle door de sociale inspectie of het Toezicht op de Sociale Wetten, en bij een geschil tussen werknemer en werkgever.

Voordat u uw tijdsregistratiesysteem installeert

Er moeten verschillende stappen worden overwogen voordat u een tijdsregistratiesysteem in uw bedrijf installeert:

Identificeer het juiste hulpmiddel voor de behoeften van uw bedrijf: Niet alle prikklokken bieden dezelfde functies. Analyseer uw processen en vereisten om het meest geschikte systeem voor uw operaties te kiezen.
Informeer uw medewerkers: Raadpleeg vooraf de werknemersvertegenwoordigers (ondernemingsraad, CPPT of vakbondsafvaardiging), neem de regels over het prikken op in uw arbeidsreglement en informeer elke werknemer over de verwerking van zijn gegevens (GDPR). Het verkrijgen van de steun van uw teams helpt om een soepele adoptie van het systeem te garanderen en vermindert weerstand.
Anticipeer op operationele veranderingen: De introductie van een nieuw tijdsregistratiehulpmiddel kan invloed hebben op interne processen, HR-management of dagelijkse routines. Het vooraf plannen van deze aanpassingen helpt verstoringen te voorkomen.

Tijdens de installatie van uw prikkloksysteem

De fysieke en technische installatie van uw tijdsregistratiesysteem vereist technische expertise. Om ervoor te zorgen dat het systeem vanaf dag één correct functioneert en volledig operationeel is, wordt aanbevolen om gespecialiseerde professionals in te schakelen.

Gekwalificeerde experts zullen:

Uw infrastructuur analyseren om het optimale installatieproces te bepalen
De prikklok en de bijbehorende beheersoftware installeren en configureren
Zorgen voor naadloze integratie met uw bestaande HR-tools
Nazorg en onderhoud bieden indien nodig

Met Shyfter profiteert u van ondersteuning door een team dat gespecialiseerd is in workforce management systemen, wat zorgt voor de juiste installatie en configuratie voor uw bedrijf.

Na de installatie van uw tijdsregistratiesysteem

Zodra de prikklok is geïnstalleerd en operationeel is, kunt u hem volledig gaan gebruiken. Vanaf dat moment moet u:

Alle geregistreerde gegevens veilig opslaan
Data toegankelijk maken voor de sociale inspectie in geval van een controle
Toegang garanderen voor medewerkers tot hun eigen werktijdregistraties

Het correct onderhouden van deze registraties helpt u te voldoen aan de regelgeving en geschillen over werktijden of loonberekeningen te vermijden.

‍