Wat zegt de wet over het bijhouden van werktijden van werknemers?

In België bestaat er vandaag geen algemene wettelijke verplichting om de werkuren van alle werknemers te registreren. De federale regering heeft wel een algemene registratieplicht vanaf 1 januari 2027 aangekondigd, onder voorbehoud van de stemming van de wet. Er gelden wel specifieke verplichtingen, bijvoorbeeld voor deeltijdse werknemers met een variabel uurrooster en voor de horeca met een geregistreerd kassasysteem (GKS). Bovendien oordeelde het Europees Hof van Justitie in 2019 dat werkgevers over een objectief en betrouwbaar systeem moeten beschikken om de arbeidstijd te meten. De wet legt geen specifieke methode op: papieren registers, een fysieke prikklok, software of een mobiele app zijn mogelijk. Belangrijk is dat de registratie nauwkeurig en transparant is.

Is tijdsregistratie verplicht in bedrijven?

Voor een deel van uw personeel wel. Wie deeltijdse werknemers met een variabel uurrooster tewerkstelt, moet de afwijkingen van hun uurrooster bijhouden. In de horeca moeten zaken met een geregistreerd kassasysteem de aanwezigheden van hun personeel registreren. Ook zonder specifieke verplichting is een betrouwbare tijdsregistratie de beste manier om overuren, rusttijden en de uren voor uw sociaal secretariaat correct op te volgen.

Vroeger gebruikten bedrijven papieren urenlijsten. Daarna kwamen prikklokken met badges. Vandaag automatiseren digitale prikklokken en mobiele apps voor tijdsregistratie de registratie en verbeteren ze de nauwkeurigheid.

Welke werknemers vallen onder de regels?

De arbeidsduurregels (gemiddeld 38 uur per week, rusttijden, overuren) gelden voor alle werknemers, ongeacht hun contracttype (voltijds, deeltijds, bepaalde duur). Een nauwkeurige tijdsregistratie helpt u aantonen dat u die regels naleeft, en respecteert tegelijk de rechten van werknemers op het vlak van gegevensverzameling en privacy.

Toegangscontrole en privacy

Elk systeem voor toegangscontrole of tijdsregistratie moet voldoen aan de AVG (GDPR) om de rechten van werknemers te beschermen. De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) ziet toe op de naleving en publiceert informatie voor werkgevers.

AVG-naleving en bescherming van werknemersgegevens

Sinds 25 mei 2018 verplicht de AVG bedrijven om de werknemersgegevens te beschermen die via een tijdsregistratiesysteem worden verzameld. Werknemers hebben het recht om te weten welke gegevens worden verzameld, hoe ze worden gebruikt en wie er toegang toe heeft.

Bij een digitale prikklok gaat het meestal om:

Begin- en einduren
De identiteit van de werknemer
Datum en tijdstip van elke registratie

Alleen bevoegde personen (meestal HR) mogen de gegevens raadplegen, en ze mogen niet worden gebruikt om de bewegingen van werknemers op de werkvloer te volgen. Biometrische gegevens (zoals vingerafdrukken) zijn onder de AVG bijzondere persoonsgegevens: de GBA staat zeer terughoudend tegenover het gebruik ervan voor tijdsregistratie.

Hoe lang mag u de gegevens bewaren?

Bewaar de gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor u ze verzamelt. Gegevens die dienen voor de loonberekening of als sociaal document worden in principe 5 jaar bewaard. Vraag uw sociaal secretariaat welke termijn voor uw situatie geldt.

Wie beheert de tijdsregistratie in het bedrijf?

De werkgever is verantwoordelijk voor een correcte tijdsregistratie. Hij kan die taak wel delegeren aan medewerkers, meestal van de HR- of payrollafdeling.

Die medewerkers zorgen voor:

De registratie van werk op locatie
De registratie van telewerk
De opvolging van klantbezoeken buiten de vestiging
Het beheer van vakantie en andere afwezigheden
De berekening van overuren en inhaalrust

Overleg en transparantie

Voordat u een nieuw tijdsregistratiesysteem invoert, informeert en raadpleegt u de werknemersvertegenwoordigers (ondernemingsraad, CPPT of, bij gebrek daaraan, de vakbondsafvaardiging). Zo zorgt u ervoor dat het systeem:

De rechten van werknemers respecteert
Voldoet aan de AVG
Een eerlijke toegang tot de gegevens biedt

Informeer ook alle werknemers over het systeem voordat u het invoert, en neem de regels over werkuren en de registratie ervan op in uw arbeidsreglement.

Voor- en nadelen voor werknemers

Sommige werknemers ervaren tijdsregistratie als controle, maar ze beschermt hen ook. Een nauwkeurige registratie zorgt ervoor dat:

De maximale arbeidsduur wordt gerespecteerd
Overuren correct worden opgevolgd en betaald
Deeltijdse werknemers correct betaald worden voor hun bijkomende uren
Vakantie, inhaalrust en andere afwezigheden correct worden geregistreerd

Werknemers in bijzondere situaties

Nachtwerkers, deeltijdse werknemers, flexi-jobbers en jobstudenten: ook hun uren worden best opgevolgd, zodat u de specifieke regels over hun arbeidsduur en rusttijden naleeft.
Leidinggevenden en vertrouwenspersonen: zij vallen niet onder alle regels over arbeidsduur, maar een overzicht van hun prestaties blijft nuttig.
Telewerkers en werknemers op verplaatsing: met een app voor tijdsregistratie kunnen zij op afstand in- en uitprikken, zodat hun uren op dezelfde manier worden opgevolgd als die van collega's op locatie.

‍