Zo werkt een prikklok voor tijdsregistratie

Een prikklok is vandaag een standaardhulpmiddel voor bedrijven van elke grootte. Ze is onmisbaar om werkuren bij te houden en is altijd gekoppeld aan software voor tijdsregistratie of een specifieke app. Hier leest u hoe een prikklok werkt, welke types er bestaan en waar u op let bij de keuze van het juiste systeem voor uw bedrijf.

Waarvoor dient een prikklok?

Hoe groot uw bedrijf ook is, het bijhouden van werkuren is zowel een praktische noodzaak als een wettelijke kwestie. Als werkgever bent u verantwoordelijk voor het naleven van de regels rond arbeidstijd. De wekelijkse of maandelijkse uren van elke werknemer staan in de arbeidsovereenkomst, het arbeidsreglement of de cao van uw paritair comité.

Om de werkelijke arbeidstijd te berekenen, hebt u nauwkeurige gegevens nodig over aankomst- en vertrekuren. Die zijn cruciaal voor de payroll, de opvolging van overuren en het respecteren van de regels rond arbeidstijd.

Een moderne prikklok verzamelt die gegevens betrouwbaar en automatisch, vereenvoudigt uw HR-processen en zorgt voor correcte loonberekeningen.

Onderdelen van een prikkloksysteem

Elk prikkloksysteem, van welk type ook, bestaat uit drie onderdelen:

Badge van de werknemer

Elke werknemer krijgt een badge met persoonlijke gegevens zoals naam, afdeling of personeelsnummer. Badges bestaan in verschillende vormen: plastic kaarten, sleutelhangers of digitale badges in een mobiele app. Sommige systemen gebruiken biometrie in plaats van een fysieke badge.

Terminal

De terminal registreert de aankomst- en vertrekuren. Hij hangt aan een ingang, zoals een deur of het onthaal, en bevat een elektronische klok en een lezer voor de badge.

Beheersoftware

De terminal stuurt de geregistreerde gegevens door naar software voor tijdsregistratie, via wifi, ethernet of USB. De software verzamelt en toont de gegevens, zodat HR ze kan gebruiken voor de payroll en de naleving van de regels.

Hoe werkt een prikklok?

Het principe is bij elk systeem hetzelfde. Elke werknemer identificeert zich met zijn badge of biometrische gegevens bij het begin en het einde van zijn shift. Afhankelijk van uw bedrijfsbeleid klokken medewerkers ook uit voor pauzes of tijdelijke afwezigheden.

De terminal registreert elke in- en uitklokking en stuurt de gegevens door naar de software voor tijdsregistratie. Dankzij die automatische verwerking beschikt de persoon die de payroll voorbereidt (intern of bij uw sociaal secretariaat) over nauwkeurige gegevens voor de loonfiches.

Soorten prikklokken

Er bestaan verschillende soorten prikklokken, elk geschikt voor een andere werkomgeving.

Mechanische prikklok

Het oudste type. Werknemers steken een kartonnen kaart in een toestel dat er een tijdstempel op drukt bij aankomst en vertrek. De gegevens moeten manueel verwerkt worden, waardoor dit systeem achterhaald is voor grotere bedrijven. Vandaag wordt het vooral nog in zeer kleine bedrijven gebruikt.

Digitale of RFID-prikklok

Werknemers gebruiken een badge met RFID-chip die ze scannen aan de terminal om hun aankomst en vertrek te registreren. De gegevens gaan automatisch naar de software voor tijdsregistratie. Dit is vandaag een van de meest gebruikte systemen.

Mobiele prikklok-app

Deze virtuele prikklok is ideaal voor telewerkers en medewerkers onderweg. Ze klokken in en uit via een app op hun smartphone en de gegevens gaan meteen naar de software voor tijdsregistratie. Dit systeem steunt op vertrouwen, want technisch gezien kunnen werknemers van overal inklokken. Een controle via geolocatie of een foto kan dat risico beperken.

Biometrische prikklok

Dit systeem identificeert werknemers aan de hand van lichaamskenmerken, zoals vingerafdrukken of gezichtsherkenning. Biometrische gegevens zijn echter bijzondere persoonsgegevens onder de GDPR en mogen maar in strikte omstandigheden verwerkt worden. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit staat kritisch tegenover biometrie voor gewone tijdsregistratie. Win dus advies in voordat u zo'n systeem invoert.

Een prikklok invoeren

Voordat u een prikklok kiest, bekijkt u:

de grootte van uw bedrijf;
de mobiliteit van uw werknemers;
uw budget;
uw wettelijke verplichtingen.

Zodra u het juiste systeem gekozen hebt, informeert en raadpleegt u uw werknemersvertegenwoordiging (ondernemingsraad, CPPT of vakbondsafvaardiging), als uw bedrijf die heeft, en past u zo nodig uw arbeidsreglement aan. Het systeem moet de arbeidswetgeving respecteren en u communiceert er open over. Breng uw personeel ruim op voorhand op de hoogte van het nieuwe systeem, van hoe de gegevens gebruikt worden en van hun rechten onder de GDPR.

Met het juiste systeem maakt u uw payroll nauwkeuriger, vermijdt u discussies en respecteert u de regels rond arbeidstijd.

‍