Jaarlijkse vakantie van uw medewerkers in 5 belangrijke vragen

Wie bepaalt wanneer uw medewerkers met vakantie gaan?

In België worden de vakantiedata vastgelegd op collectief niveau of in onderling akkoord. In volgorde van voorrang:

een cao van uw paritair comité of van uw bedrijf;
de ondernemingsraad, of bij gebrek daaraan een akkoord met de vakbondsafvaardiging, bijvoorbeeld voor een collectieve sluiting;
een individueel akkoord tussen u en de werknemer, als er geen collectieve regeling is.

Collectieve vakantieperiodes, zoals een jaarlijkse sluiting, vermeldt u in het arbeidsreglement.

Voor individuele aanvragen houdt u best rekening met de persoonlijke situatie van uw medewerkers en spreekt u duidelijke criteria af, bijvoorbeeld:

gezinssituatie: ouders van schoolgaande kinderen willen vaak tijdens de schoolvakanties weg;
anciënniteit: sommige bedrijven geven voorrang aan medewerkers met meer dienstjaren;
meerdere werkgevers: wie deeltijds bij meerdere werkgevers werkt, wil zijn vakantie op elkaar afstemmen;
co-ouderschap: gescheiden ouders willen hun vakantie afstemmen op de verblijfsregeling van hun kinderen.

Zulke criteria zijn geen wettelijke verplichting, maar ze maken uw keuzes transparant en vermijden discussies.

Hoe snel moet u een vakantieaanvraag goedkeuren?

De wet legt geen vaste termijn op om te antwoorden op een vakantieaanvraag. Antwoord wel binnen een redelijke termijn, zodat uw medewerkers hun vakantie kunnen plannen. Veel bedrijven leggen een termijn vast in het arbeidsreglement of in een interne procedure.

Belangrijk: vakantie wordt altijd in akkoord genomen. Een werknemer mag dus niet zomaar vertrekken zonder uw toestemming, en u kunt niet eenzijdig vakantie opleggen buiten een collectieve regeling. Leg aanvragen en goedkeuringen daarom schriftelijk of digitaal vast.

Hoeveel vakantiedagen heeft een werknemer?

Het aantal dagen hangt af van de prestaties in het vorige kalenderjaar (het vakantiedienstjaar). Een werknemer die het hele vorige jaar voltijds gewerkt heeft, heeft recht op:

24 vakantiedagen in een zesdagenweek;
20 vakantiedagen in een vijfdagenweek.

Wie deeltijds werkt of pas in de loop van het vorige jaar begonnen is, heeft recht op minder dagen, in verhouding tot de prestaties. Uw sociaal secretariaat berekent dat aantal voor u. Sommige sectoren of bedrijven kennen bovendien extra verlofdagen (bijvoorbeeld anciënniteitsverlof of ADV-dagen).

Hoe wordt het vakantiegeld berekend?

Het vakantiegeld bestaat uit twee delen:

enkel vakantiegeld: het gewone loon dat doorbetaald wordt tijdens de vakantiedagen;
dubbel vakantiegeld: een extra premie, meestal uitbetaald rond de periode waarin de werknemer zijn hoofdvakantie neemt.

Voor bedienden betaalt u als werkgever zelf het vakantiegeld uit. Het dubbel vakantiegeld bedraagt 92 % van het maandloon. Voor arbeiders wordt het vakantiegeld berekend op het loon van het vorige jaar en uitbetaald door de bevoegde vakantiekas of de RJV (Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie), niet rechtstreeks door u.

Uw sociaal secretariaat verwerkt het vakantiegeld in de payroll. Correcte gegevens over gewerkte en niet-gewerkte dagen zijn daarbij essentieel.

Wat gebeurt er met niet-opgenomen vakantiedagen?

Jaarlijkse vakantie is een recht op rust. Ze moet in principe opgenomen worden in het vakantiejaar zelf en kan niet zomaar worden uitbetaald of naar het volgende jaar overgedragen. Als werkgever zorgt u er dus voor dat uw medewerkers hun vakantie effectief kunnen opnemen.

Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld wanneer een werknemer zijn vakantie niet kon opnemen door ziekte. Bij het einde van de arbeidsovereenkomst ontvangt de werknemer het vertrekvakantiegeld voor de dagen die hij nog niet heeft opgenomen.

Hoe telt u vakantiedagen: zesdagenweek of vijfdagenweek?

In België worden vakantiedagen geteld volgens het arbeidsstelsel van de werknemer:

in een zesdagenweek (maandag tot zaterdag) heeft een voltijdse werknemer recht op 24 dagen, of 4 weken;
in een vijfdagenweek (maandag tot vrijdag) heeft een voltijdse werknemer recht op 20 dagen, wat ook 4 weken vakantie betekent.

Neemt een werknemer in een vijfdagenweek 2 weken vakantie, dan worden er 10 dagen afgeboekt. In een zesdagenweek zijn dat er 12. Zondagen en wettelijke feestdagen tellen nooit als vakantiedag.

Welk stelsel van toepassing is, volgt uit de arbeidsovereenkomst en het arbeidsreglement. Met een tool voor verlofbeheer zoals Shyfter ziet u per medewerker hoeveel dagen er nog over zijn en wie wanneer afwezig is.

‍