“BaraBar”, de referentie

De BaraBar (Barab' voor de vrienden) is al 30 jaar een Brusselse instelling: een mythische plek waar u terechtkunt voor, tijdens en na een drankje, 7 dagen op 7. De sfeer zit er altijd goed, dat hoeft geen betoog.

Miguel Carvalho gebruikt Shyfter al een tijdje en vertelt ons welke functies hij dagelijks gebruikt.

Doel nr. 1: weg met het goede oude Excel!

Ondanks zijn honderd werknemers werd de personeelsplanning nog op een heel eenvoudige manier beheerd, met Excel-bestanden. De communicatie verliep via verschillende WhatsApp-groepen en was verre van optimaal.

Dit zijn de functies die Miguel het meest gebruikt in zijn dagelijkse beheer:

• planning via "Vrije shifts";
• automatisch beheer van de Dimona-aangiften;
• opvolging via de mobiele app.

Vrije shifts, de heilige graal van de planning

Een vrije shift is een tijdslot dat nog ingevuld moet worden en nog niet aan een specifieke persoon is toegewezen. Het is een "zwevende" shift die wacht om geboekt te worden.

Aan het begin van de week worden tientallen shifts voorbereid en in de app geplaatst. Die shifts kunnen gekoppeld worden aan vaardigheden (bar, keuken, ingang, vestiaire, ...), zodat de werknemer die de shift boekt ook efficiënt kan werken: een keukenmedewerker is niet per se de beste barman.

Zodra de shifts goedgekeurd zijn, gaan ze meteen naar de werknemers die de juiste vaardigheden hebben en op dat moment nog niet werken. Superefficiënt: de planning vult zichzelf.

Een kleine anekdote: na een tijdje weten de werknemers min of meer wanneer hun manager de vrije shifts goedkeurt, en staan ze letterlijk paraat om ze te boeken.
Het huidige record is 200 geboekte shifts per minuut... Stel u voor hoeveel tijd u kwijt zou zijn om dat allemaal met de hand te doen 🙂

De Dimona ... in één klik

Miguel legt uit dat zijn team vroeger voor elke opening de gegevens van al het personeel moest verzamelen, voor iedereen het juiste rijksregisternummer moest opzoeken en controleren, en daarna de Dimona-aangiften één voor één op de website van de RSZ moest invoeren. Een enorme tijdverspilling.

“Je drukt op een knop, alles gaat ... en alles is gedaan”. Dat is precies hoe het gebeurt.

Dankzij de automatische Dimona controleert Shyfter, zodra een shift aan de planning wordt toegevoegd of een vrije shift geboekt wordt, of de werknemer, student, extra of flexi-jobber een actieve Dimona heeft.
Is dat niet het geval, dan wordt er automatisch een Dimona naar de RSZ gestuurd en is alles in orde. Zo bent u altijd in regel en vermijdt u vooral laattijdige Dimona-aangiften.

Alles onder controle met de app Shyfter Staff

De mobiele app is gratis beschikbaar voor alle gebruikers, of het nu managers, studenten of werknemers zijn.
Miguel beheert bijna al zijn activiteiten via de app, in elk geval alles wat met planning en HR te maken heeft.
Hij ziet op elk moment wat er ontbreekt en krijgt een melding wanneer dat nodig is. In geval van nood kan hij ook op het laatste moment een shift publiceren of wijzigen.