Roostering in een tandartspraktijk
In het kort: In een tandartspraktijk wordt het rooster bepaald door de afspraken, de afstemming tussen tandartsen en assistenten en de sterilisatietijd tussen patiënten. Tel daar de spoedplekken en de ruimere openingstijden bij op, en handmatig roosteren remt u al snel af. Met Shyfter structureert u uw rooster per behandelstoel, stemt u de rollen op elkaar af en volgt u de uren met de geïntegreerde urenregistratie. Het resultaat: beter gevulde dagen, minder leegloop en een team dat precies weet waar het moet zijn.
Waarom roosteren in een tandartspraktijk precisiewerk is
Een tandartspraktijk werkt niet als een winkel. Elke minuut telt, elke behandelstoel heeft vaste kosten, en de kleinste vertraging werkt door in de hele dag.
Een rooster gestuurd door afspraken
Vrijwel alle activiteit gebeurt op afspraak. Een gebitsreiniging duurt ongeveer 30 minuten. Een vulling 45 minuten tot een uur. Het plaatsen van een kroon tot 90 minuten. Elk type behandeling heeft zijn eigen duur, en het rooster moet dat weerspiegelen. Een tijdvak van 30 minuten voor een wortelkanaalbehandeling betekent een wachtende patiënt en een rooster dat de rest van de dag uitloopt.
Sterilisatietijd tussen patiënten
Na elke patiënt moet de behandelstoel worden gereinigd en moeten de instrumenten worden gesteriliseerd. Reken op 10 tot 15 minuten, afhankelijk van de behandeling. Die tijd kunt u niet inkorten: zonder sterilisatie geen volgende patiënt. Houdt uw rooster geen rekening met deze tussenpozen, dan zijn vertragingen onvermijdelijk. Een praktijk met 3 stoelen die deze tijd negeert, verliest al snel een flink deel van de dag.
Tandartsen en assistenten op elkaar afstemmen
Elke tandarts heeft bij de meeste behandelingen een assistent nodig: de stoel voorbereiden, assisteren tijdens de behandeling, de sterilisatie verzorgen. In een praktijk met 2 tandartsen en 1 assistent wordt de afstemming een puzzel. De assistent kan niet bij twee stoelen tegelijk zijn. Het rooster moet de behandelingen die assistentie vragen op elkaar afstemmen om conflicten te voorkomen.
Spoedplekken
Tandheelkundige spoedgevallen (kiespijn, afgebroken tand, ontsteking) komen onaangekondigd. Een praktijk die geen spoedplekken inplant, verliest deze patiënten aan een praktijk die elke dag een of twee plekken vrijhoudt. Reserveer in de praktijk 2 tot 3 plekken van 30 minuten per dag voor spoed. Worden ze niet gebruikt, dan vangen ze opgelopen vertraging op.
Tijden die passen bij patiënten
Patiënten werken overdag. De meest gevraagde tijden liggen vóór 9.00 uur, tussen 12.00 en 14.00 uur en na 17.00 uur. Een praktijk die alleen van 9.00 tot 17.00 uur open is, mist een deel van haar patiënten. Om deze ruimere tijden te dekken, zijn roulaties binnen het team nodig.
De echte problemen van een slecht georganiseerd rooster
Lege stoelen tussen twee patiënten. Houdt het rooster geen rekening met de sterilisatietijd, dan gebeurt een van twee dingen: de volgende patiënt wacht (en wordt ongeduldig), of de stoel staat 20 minuten leeg (en u loopt omzet mis). In beide gevallen is het rooster inefficiënt.
Conflicten rond de assistent. Twee tandartsen plannen tegelijk een behandeling die assistentie vraagt, maar er is maar één assistent beschikbaar. Een van de twee moet wachten. De patiënt ook.
Spoedgevallen die alles verstoren. Een patiënt belt om 10.30 uur met een ontsteking. Er is geen plek vrij. De tandarts verschuift een afspraak, met een domino-effect op de hele middag. Met geplande spoedplekken wordt de patiënt geholpen zonder de rest van de dag te verstoren.
Onverwachte overuren. De laatste patiënt van de dag heeft een langere behandeling nodig dan gepland. Tandarts en assistent blijven 30 minuten langer. Over een maand lopen deze overschrijdingen op tot flink wat overuren, vaak niet begroot.
Het rooster van de tandartspraktijk organiseren met Shyfter
Roosteren per stoel en per tandarts
Maak in Shyfter een overzicht per behandelstoel. Elke stoel heeft zijn tijdvakken, zijn duur per type behandeling en zijn wisseltijden. U ziet in één oogopslag welke stoel bezet is, welke wordt gesteriliseerd en welke beschikbaar is. Het rooster wordt visueel en overzichtelijk.
Sterilisatietijden inbouwen
Stel een buffer in tussen afspraken: 10 minuten na een gebitsreiniging, 15 minuten na een complexere behandeling. Shyfter blokkeert deze tijdvakken automatisch. Vertragingen die zich opstapelen, verdwijnen.
Rollen op elkaar afstemmen
Ken rollen toe in Shyfter: tandarts, tandartsassistent, mondhygiënist, baliemedewerker. Het rooster controleert dat er voor elke behandeling die assistentie vraagt een assistent beschikbaar is in hetzelfde tijdvak. Ontstaat er een conflict, dan ziet u dat vóór de publicatie van het rooster.
Spoedplekken reserveren
Blokkeer 2 tot 3 plekken van 30 minuten per dag voor spoed. Deze plekken verschijnen als "gereserveerd voor spoed" in het rooster. Zijn ze om 10.00 uur nog niet gebruikt, geef ze dan vrij voor gewone afspraken of gebruik ze om vertraging in te halen.
Roulaties beheren
Stel roulaties in om de vroege ochtenden (8.00 tot 9.00 uur) en de late middagen (17.00 tot 19.00 uur) te dekken. Leg in Shyfter regels vast: niet meer dan 3 avonden per week per medewerker, wekelijkse afwisseling van ochtenden en avonden. Het rooster past deze regels automatisch toe.
Urenregistratie en uren
Snelle, discrete urenregistratie
In een tandartspraktijk gebeurt de urenregistratie op een tablet in de personeelsruimte of op een smartphone. Elke medewerker registreert zijn aankomst- en vertrektijd in een paar seconden. Geen prikklok in de wachtkamer.
Overschrijdingen bijhouden
Een behandeling die langer duurt dan gepland, een spoedpatiënt aan het eind van de dag: overschrijdingen komen in de tandheelkunde vaak voor. Shyfter registreert de werkelijke uren en berekent de overuren automatisch. U ziet in realtime of een medewerker de wekelijkse grens nadert.
Uren per type dienstverlening
Hoeveel uren gingen er deze week naar restauratieve zorg? Wat is de gemiddelde duur per type behandeling? Deze gegevens helpen u de duur van de tijdvakken te optimaliseren en het rooster af te stemmen op de werkelijkheid.
Export naar de salarisadministratie
Gewone uren, overuren en eventuele toeslagen: alles gaat met één klik naar uw salarisadministrateur of boekhouder, via meer dan 50 koppelingen. Zie de pagina integraties voor de volledige lijst.
Verlof en afwezigheid beheren
Verlof in een klein team
Een tandartspraktijk met 5 tot 10 medewerkers heeft geen marge. Is de vaste assistent met verlof en is er geen vervanging geregeld, dan moeten behandelingen die assistentie vragen worden uitgesteld. Het verlofbeheer in Shyfter controleert automatisch de impact van elke afwezigheid op de dekking per rol.
Onverwachte afwezigheid
Een tandarts die op maandagochtend ziek is, betekent een hele dag afspraken om te verzetten. Shyfter toont direct de betrokken tijdvakken en maakt het verplaatsen eenvoudiger. Heeft een andere tandarts in de praktijk ruimte, dan ziet u dat in realtime.
Jaarlijkse sluiting
Veel praktijken sluiten enkele weken in de zomer en een week tussen Kerst en Nieuwjaar. Plan deze sluitingen aan het begin van het jaar in Shyfter, zodat het verlof van het team rond deze vaste perioden wordt georganiseerd.
Naleving en verplichtingen
Wettelijk kader
Een Nederlandse tandartspraktijk valt onder de algemene regels van het arbeidsrecht: de Arbeidstijdenwet (maximale arbeidstijd, rust tussen diensten, wekelijkse rust), de regels voor vakantiedagen en de regels voor oproepkrachten. Nieuwe medewerkers, ook tijdelijke vervangers, worden opgenomen in de loonaangifte bij de Belastingdienst, en voor BIG-geregistreerde beroepen controleert u de registratie. Shyfter centraliseert contracten en uren, zodat uw salarisadministratie over de juiste gegevens beschikt.
Hygiëne en sterilisatie
Sterilisatieprotocollen vragen reinigingstijden tussen patiënten die niet kunnen worden ingekort. Uw rooster moet ze respecteren. Door deze tijden in Shyfter vast te leggen, documenteert u ook de naleving van de protocollen bij een controle.
Wat Shyfter verandert voor uw praktijk
Vroeger: een papieren agenda of afsprakensoftware die geen rollen beheert, conflicten rond de assistent die te laat worden opgemerkt, genegeerde sterilisatietijd en een handmatige export naar de salarisadministratie.
Met Shyfter: een rooster per stoel met ingebouwde wisseltijden, automatische controle van de rollen, gereserveerde spoedplekken en een export naar de salarisadministratie met één klik.
Andere zorgprofessionals gebruiken Shyfter ook: ontdek de oplossingen voor apotheken, huisartsenpraktijken en radiologiepraktijken.
FAQ
Hoe voorkomt u dat vertragingen zich opstapelen?
Bouw een buffer van 10 tot 15 minuten in tussen afspraken voor sterilisatie en het voorbereiden van de stoel. Stel een realistische duur in per type behandeling, gebaseerd op uw werkelijke gegevens en niet op optimistische schattingen. Reserveer 2 tot 3 spoedplekken per dag om het onverwachte op te vangen zonder de volgende afspraken te verschuiven.
Hoe runt u een praktijk met 2 tandartsen en maar 1 assistent?
Wissel behandelingen die assistentie vragen af tussen de twee stoelen. Terwijl de assistent de ene tandarts helpt, voert de andere een behandeling zonder assistentie uit (eenvoudige reiniging, controle) of bereidt hij de volgende patiënt voor. Shyfter toont u conflicten rond de assistent nog vóór het rooster wordt gepubliceerd.
Hoe optimaliseert u de bezetting van de behandelstoelen?
Analyseer in Shyfter de ongebruikte tijdvakken: op welke momenten van de dag blijven de stoelen leeg? Bied afspraken eerst in die tijdvakken aan. Gebruik niet benutte spoedplekken voor korte behandelingen. Houd altijd wat ruimte vrij voor spoed en wisseltijden.
