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Planningbeheer in een tandartspraktijk

Kort samengevat : Dans un tandartspraktijk, le planning est dicté par les afspraken, la coordination entre tandartss et assistentes, et le temps de sterilisatie entre chaque patient. Ajoutez les spoedslots et les horaires étendus, et la gestion manuelle devient rapidement un frein. Shyfter vous permet de structurer votre planning par fauteuil, de coordonner les rôles et de suivre les heures via le pointage intégré. Résultat : des journées mieux remplies, moins de temps mort et une team qui sait exactement où elle doit être.

Pourquoi le planning en tandartspraktijk est un exercice de précision

Un tandartspraktijk ne fonctionne pas comme un commerce. Chaque minute compte, chaque fauteuil a un coût fixe, et le moindre retard se propage sur toute la journée.

Un planning piloté par les afspraken

L'activité est à 95 % sur afspraken. Un détartrage dure 30 minutes. Un traitement de carie, 45 minutes à 1 heure. Une pose de couronne, jusqu'à 90 minutes. Chaque type de soin a sa durée, et le planning doit refléter cette réalité. Un tijdslot de 30 minutes attribué à un traitement de canal, c'est un patient qui attend et un planning décalé pour le reste de la journée.

Le temps de sterilisatie entre patients

Après chaque patient, le fauteuil doit être nettoyé et les instruments stérilisés. Comptez 10 à 15 minutes selon le type de soin. Ce temps est incompressible : pas de sterilisatie, pas de patient suivant. Si votre planning n'intègre pas ces intervalles, les retards sont inévitables. Un cabinet avec 3 fauteuils qui ignore ce temps perd jusqu'à 90 minutes par jour, soit 2 à 3 patients en moins.

Coordination tandarts et assistente

Chaque tandarts a besoin d'une assistente pour la plupart des soins : préparer le fauteuil, assister pendant l'intervention, gérer la sterilisatie. Dans un cabinet avec 2 tandartss et 1 assistente, la coordination devient un puzzle. L'assistente ne peut pas être à deux fauteuils en même temps. Le planning doit synchroniser les soins nécessitant assistance pour éviter les conflits.

Les spoedslots

Les urgences dentaires (rage de dents, dent cassée, abcès) ne préviennent pas. Un cabinet qui ne prévoit pas de spoedslots dans son planning perd ces patients au profit du concurrent qui, lui, garde un ou deux tijdslots libres par jour. En pratique, réservez 2 à 3 tijdslots de 30 minutes par jour pour les urgences. S'ils ne sont pas utilisés, ils absorbent les retards accumulés.

Des horaires adaptés aux patients

Les patients travaillent en journée. Les tijdslots les plus demandés sont avant 9h, entre 12h et 14h, et après 17h. Un cabinet qui n'ouvre qu'entre 9h et 17h perd une partie de sa patientèle. Couvrir ces plages horaires étendues nécessite des rotations au sein de l'team.

Les problèmes concrets d'un planning mal organisé

Des fauteuils vides entre deux patients. Si le planning ne tient pas compte du temps de sterilisatie, deux scénarios se produisent : soit le patient suivant attend (et s'impatiente), soit le fauteuil reste vide 20 minutes (et vous perdez du chiffre d'affaires). Dans les deux cas, le planning est inefficace.

Des conflits d'assistente. Deux tandartss prévoient un soin nécessitant assistance au même moment, mais une seule assistente est disponible. L'un des deux doit attendre. Le patient aussi.

Des urgences qui désorganisent tout. Un patient appelle avec un abcès à 10h30. Aucun tijdslot n'est libre. Le tandarts décale un afspraken, ce qui crée un effet domino sur tout l'après-midi. Avec des spoedslots prévus, le patient est accueilli sans perturber le reste de la journée.

Des overuren non anticipées. Le dernier patient de la journée nécessite un soin plus long que prévu. Le tandarts et l'assistente restent 30 minutes de plus. Sur un mois, ces dépassements représentent des overuren significatives, souvent non budgétisées.

Organiser le planning dentaire avec Shyfter

Planifier par fauteuil et par tandarts

Créez une vue par fauteuil dans Shyfter. Chaque fauteuil a ses tijdslots, ses durées par type de soin et ses temps de transition. Vous voyez en un coup d'oeil quel fauteuil est occupé, lequel est en cours de sterilisatie et lequel est disponible. Le planning devient visuel et lisible.

Intégrer les temps de sterilisatie

Configurez un temps tampon entre chaque afspraken : 10 minutes pour un détartrage, 15 minutes pour un soin plus complexe. Shyfter bloque automatiquement ces tijdslots et ne permet pas de réserver un patient pendant la phase de nettoyage. Les retards en cascade disparaissent.

Coordonner les rôles

Assignez les rôles dans Shyfter : tandarts, tandartsassistente, secrétaire, mondhygiënist. Le planning vérifie que chaque soin nécessitant assistance a bien une assistente disponible sur le même tijdslot. Si un conflit se présente, vous le voyez avant de publier le planning.

Réserver des spoedslots

Bloquez 2 à 3 tijdslots de 30 minutes par jour pour les urgences. Ces tijdslots apparaissent comme "réservés urgence" dans le planning. S'ils ne sont pas utilisés à 10h, relâchez-les pour des afspraken normaux ou utilisez-les pour rattraper un éventuel retard.

Gérer les rotations horaires

Mettez en place des rotations pour couvrir les plages tôt le matin (8h-9h) et en fin de journée (17h-19h). Avec Shyfter, définissez des règles : pas plus de 3 soirées par semaine par medewerker, alternance matin/soir chaque semaine. Le planning applique ces règles automatiquement.

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Pointage et suivi des heures

Pointage rapide et discret

En tandartspraktijk, le pointage se fait sur tablette dans l'espace du personnel ou sur smartphone. Chaque medewerker enregistre ses heures d'arrivée et de départ en quelques secondes. Pas de pointeuse visible en salle d'attente.

Suivi des dépassements

Un soin qui dure plus longtemps que prévu, un patient d'urgence en fin de journée : les dépassements sont fréquents en dentaire. Shyfter enregistre les heures réelles et calcule automatiquement les overuren. Vous voyez en temps réel si un medewerker approche du seuil hebdomadaire.

Heures par type de prestation

Combien d'heures ont été consacrées aux soins conservateurs cette semaine ? Quel est le temps moyen par type de traitement ? Ces données vous aident à optimiser la durée des tijdslots et à ajuster le planning en fonction de la réalité.

Export paie

Heures normales, overuren, toeslags de soirée : tout s'exporte vers votre sociaal secretariaat en un clic. SD Worx, Securex, Acerta, Liantis et plus de 50 autres partenaires. Consultez la page integraties pour la liste complète.

Gestion des verlofs et absences

Congés dans une petite team

Un tandartspraktijk de 5 à 10 personnes n'a pas de marge. Si l'assistente principale est en verlof et qu'aucun remplaçant n'est prévu, les soins nécessitant assistance doivent être reportés. La gestion des verlofs dans Shyfter vérifie automatiquement l'impact de chaque absence sur la couverture des rôles.

Absences imprévues

Un tandarts malade un lundi matin, c'est une journée entière de afspraken à reporter. Shyfter identifie immédiatement les tijdslots impactés et facilite le rebooking. Si un autre tandarts du cabinet a de la beschikbaarheid, vous le voyez en temps réel.

Fermeture annuelle

Beaucoup de cabinets ferment 2 à 3 semaines en été et une semaine entre Noël et Nouvel An. Planifiez ces fermetures dans Shyfter en début d'année pour que les verlofs de l'team s'organisent autour de ces périodes fixes.

Conformité et obligations

Cadre réglementaire

Le tandartspraktijk est soumis aux règles générales du droit du travail belge : temps de travail maximum, repos entre prestations, repos hebdomadaire. Les déclarations Dimona sont obligatoires pour chaque engagement, y compris les remplaçants temporaires. Shyfter génère ces déclarations automatiquement.

Hygiène et sterilisatie

Les protocoles de sterilisatie imposent des temps de nettoyage incompressibles entre chaque patient. Votre planning doit les respecter. En intégrant ces temps dans Shyfter, vous documentez aussi le respect des protocoles en cas d'inspection.

Ce que Shyfter change pour votre cabinet

Avant : un agenda papier ou un logiciel de afspraken qui ne gère pas les rôles, les conflits d'assistente détectés trop tard, des temps de sterilisatie ignorés et un loonexport manuel.

Avec Shyfter : un planning par fauteuil avec temps de transition intégrés, une vérification automatique des rôles, des spoedslots réservés et un loonexport en un clic.

D'autres professionnels de santé utilisent Shyfter : découvrez les solutions pour les pharmacies, les cabinets médicaux et les cabinets de radiologie.

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FAQ

Comment éviter les retards en cascade dans le planning ?

Intégrez un temps tampon de 10 à 15 minutes entre chaque afspraken pour la sterilisatie et la préparation du fauteuil. Définissez des durées réalistes par type de soin, basées sur vos données réelles et non sur des estimations optimistes. Réservez 2 à 3 spoedslots par jour pour absorber les imprévus sans décaler les afspraken suivants.

Comment gérer un cabinet avec 2 tandartss et 1 seule assistente ?

Planifiez les soins nécessitant assistance en alternance entre les deux fauteuils. Pendant que l'assistente aide un tandarts, l'autre réalise un soin sans assistance (détartrage simple, consultation) ou prépare son prochain patient. Shyfter vous montre les conflits d'assistente avant publication du planning.

Comment optimiser le taux d'occupation des fauteuils ?

Analysez les tijdslots non utilisés dans Shyfter : à quels moments de la journée les fauteuils restent vides ? Proposez des afspraken sur ces tijdslots en priorité. Utilisez les spoedslots non consommés pour des soins courts. Le taux d'occupation cible se situe entre 85 et 90 %, le reste étant réservé aux urgences et transitions.

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