Gestión de la planificación en una clínica dental
En resumen: En una clínica dental, la planificación depende de las citas, de la coordinación entre odontólogos e higienistas o auxiliares y del tiempo de esterilización entre pacientes. Si se añaden las franjas de urgencia y los horarios amplios, la gestión manual se convierte rápidamente en un freno. Shyfter le permite organizar su planificación de turnos por sillón, coordinar los roles y seguir las horas con el control horario integrado. Resultado: jornadas mejor aprovechadas, menos tiempos muertos y un equipo que sabe exactamente dónde tiene que estar.
Por qué la planificación en una clínica dental es un ejercicio de precisión
Una clínica dental no funciona como un comercio. Cada minuto cuenta, cada sillón tiene un coste fijo y el menor retraso se propaga a toda la jornada.
Una planificación marcada por las citas
La actividad se organiza casi por completo con cita previa. Una limpieza dura unos 30 minutos. Un empaste, de 45 minutos a una hora. La colocación de una corona, hasta 90 minutos. Cada tipo de tratamiento tiene su duración, y la planificación debe reflejarlo. Una franja de 30 minutos asignada a una endodoncia supone un paciente que espera y una agenda desfasada el resto del día.
El tiempo de esterilización entre pacientes
Después de cada paciente, hay que limpiar el sillón y esterilizar el instrumental. Cuente de 10 a 15 minutos según el tratamiento. Es un tiempo imprescindible: sin esterilización, no hay paciente siguiente. Si su planificación no incluye estos intervalos, los retrasos son inevitables, y en una clínica con varios sillones pueden costarle varios pacientes al día.
Coordinación entre odontólogo y auxiliar
Cada odontólogo necesita a un auxiliar o a un higienista para la mayoría de los tratamientos: preparar el sillón, asistir durante la intervención y encargarse de la esterilización. En una clínica con dos odontólogos y un solo auxiliar, la coordinación se convierte en un rompecabezas. El auxiliar no puede estar en dos sillones a la vez. La planificación debe sincronizar los tratamientos que requieren asistencia para evitar conflictos.
Las franjas de urgencia
Las urgencias dentales (dolor agudo, diente roto, absceso) no avisan. Una clínica que no prevé franjas de urgencia en su planificación pierde estos pacientes en favor de la competencia, que sí deja una o dos franjas libres al día. En la práctica, reserve dos o tres franjas de 30 minutos al día para las urgencias. Si no se usan, sirven para absorber los retrasos acumulados.
Horarios adaptados a los pacientes
Los pacientes trabajan durante el día. Las franjas más solicitadas son a primera hora, a mediodía y a partir de las 17:00. Una clínica que solo abre en horario de oficina pierde parte de sus pacientes. Cubrir estos horarios amplios exige rotaciones dentro del equipo.
Los problemas concretos de una planificación mal organizada
Sillones vacíos entre pacientes. Si la planificación no tiene en cuenta el tiempo de esterilización, ocurre una de dos cosas: o el paciente siguiente espera (y se impacienta), o el sillón se queda vacío 20 minutos (y usted pierde facturación). En ambos casos, la planificación es ineficaz.
Conflictos de auxiliar. Dos odontólogos programan a la vez un tratamiento que requiere asistencia, pero solo hay un auxiliar disponible. Uno de los dos tiene que esperar, y el paciente también.
Urgencias que lo desorganizan todo. Un paciente llama con un absceso a las 10:30. No queda ninguna franja libre. El odontólogo retrasa una cita, lo que provoca un efecto dominó en toda la tarde. Con franjas de urgencia previstas, el paciente se atiende sin alterar el resto de la jornada.
Horas extraordinarias imprevistas. El último paciente del día necesita un tratamiento más largo de lo previsto. El odontólogo y el auxiliar se quedan 30 minutos más. A lo largo de un mes, estos excesos suman muchas horas extraordinarias, a menudo sin presupuestar.
Organizar la planificación de la clínica con Shyfter
Planificar por sillón y por odontólogo
Cree en Shyfter una vista por sillón. Cada sillón tiene sus franjas, sus duraciones por tipo de tratamiento y sus tiempos de transición. Ve de un vistazo qué sillón está ocupado, cuál está en esterilización y cuál está libre. La planificación se vuelve visual y fácil de leer.
Integrar los tiempos de esterilización
Configure un tiempo de margen entre cada cita: 10 minutos para una limpieza, 15 minutos para un tratamiento más complejo. Shyfter bloquea automáticamente estas franjas y no permite citar a un paciente durante la limpieza. Se acabaron los retrasos en cadena.
Coordinar los roles
Asigne los roles en Shyfter: odontólogo, higienista, auxiliar, recepción. La planificación comprueba que cada tratamiento que requiere asistencia tenga un auxiliar disponible en la misma franja. Si surge un conflicto, lo ve antes de publicar la planificación.
Reservar franjas de urgencia
Bloquee dos o tres franjas de 30 minutos al día para las urgencias. Estas franjas aparecen como "reservadas para urgencias" en la planificación. Si a las 10:00 no se han usado, libérelas para citas normales o úselas para recuperar un posible retraso.
Gestionar las rotaciones de horario
Organice rotaciones para cubrir la primera hora de la mañana y el final de la tarde. Con Shyfter, defina reglas: no más de tres tardes por semana por empleado, alternancia de mañana y tarde cada semana. La planificación aplica estas reglas automáticamente.
Control horario y seguimiento de las horas
Un fichaje rápido y discreto
En una clínica dental, el control horario se hace con una tableta en la zona del personal o con el smartphone. Cada empleado registra sus horas de entrada y salida en unos segundos, sin ningún dispositivo visible en la sala de espera. En España, este registro diario de jornada es obligatorio.
Seguimiento de los excesos de jornada
Un tratamiento que dura más de lo previsto, un paciente urgente al final del día: los excesos de jornada son frecuentes en odontología. Shyfter registra las horas reales y calcula automáticamente las horas extraordinarias. Ve en tiempo real si un empleado se acerca al límite semanal.
Horas por tipo de tratamiento
¿Cuántas horas se han dedicado esta semana a la odontología conservadora? ¿Cuál es el tiempo medio por tipo de tratamiento? Estos datos le ayudan a ajustar la duración de las franjas y la planificación a la realidad.
Exportación para la nómina
Horas normales, horas extraordinarias y recargos por horario de tarde: todo se exporta para su gestoría en un clic. Consulte la página de integraciones para ver la lista completa.
Gestión de vacaciones y ausencias
Vacaciones en un equipo pequeño
Una clínica dental de 5 a 10 personas no tiene margen. Si el auxiliar principal está de vacaciones y no hay sustituto previsto, los tratamientos que requieren asistencia se tienen que aplazar. La gestión de vacaciones y ausencias de Shyfter comprueba automáticamente el impacto de cada ausencia en la cobertura de los roles.
Ausencias imprevistas
Un odontólogo enfermo un lunes por la mañana supone un día entero de citas que reprogramar. Shyfter identifica al instante las franjas afectadas y facilita la nueva programación. Si otro odontólogo de la clínica tiene disponibilidad, lo ve en tiempo real.
Cierre anual
Muchas clínicas cierran dos o tres semanas en verano y una semana en Navidad. Planifique estos cierres en Shyfter a principios de año para que las vacaciones del equipo se organicen en torno a estos periodos fijos. Recuerde que en España cada persona debe conocer sus fechas de vacaciones al menos dos meses antes de su comienzo.
Cumplimiento y obligaciones
Marco normativo
Una clínica dental está sujeta a las reglas generales del Estatuto de los Trabajadores y a su convenio colectivo: jornada máxima, descanso entre jornadas, descanso semanal y registro diario de jornada. Cada contratación, incluidas las sustituciones temporales, requiere el alta previa en la Seguridad Social (TGSS) antes de que la persona empiece a trabajar.
Higiene y esterilización
Los protocolos de esterilización exigen tiempos de limpieza imprescindibles entre pacientes. Su planificación debe respetarlos. Al integrarlos en Shyfter, también documenta el cumplimiento de los protocolos en caso de inspección.
Lo que Shyfter cambia en su clínica
Antes: una agenda en papel o un software de citas que no gestiona los roles, conflictos de auxiliar detectados demasiado tarde, tiempos de esterilización olvidados y una exportación para la nómina manual.
Con Shyfter: una planificación por sillón con tiempos de transición integrados, una comprobación automática de los roles, franjas de urgencia reservadas y una exportación para la nómina en un clic.
Otros profesionales sanitarios utilizan Shyfter: descubra las soluciones para farmacias, consultas médicas y centros de radiología.
FAQ
¿Cómo se evitan los retrasos en cadena en la planificación?
Incluya un margen de 10 a 15 minutos entre cada cita para la esterilización y la preparación del sillón. Defina duraciones realistas por tipo de tratamiento, basadas en sus datos reales y no en estimaciones optimistas. Reserve dos o tres franjas de urgencia al día para absorber los imprevistos sin desplazar las citas siguientes.
¿Cómo se gestiona una clínica con dos odontólogos y un solo auxiliar?
Planifique los tratamientos que requieren asistencia de forma alterna entre los dos sillones. Mientras el auxiliar ayuda a un odontólogo, el otro realiza un tratamiento sin asistencia (una revisión o una limpieza sencilla) o prepara a su siguiente paciente. Shyfter le muestra los conflictos de auxiliar antes de publicar la planificación.
¿Cómo se mejora la ocupación de los sillones?
Analice en Shyfter las franjas sin usar: ¿en qué momentos del día se quedan vacíos los sillones? Ofrezca citas en esas franjas de forma prioritaria. Use las franjas de urgencia que no se hayan utilizado para tratamientos cortos. Deje siempre un margen para las urgencias y las transiciones.
