Is het altijd noodzakelijk om een arbeidsovereenkomst te ondertekenen?
Het aannemen van een werknemer brengt bepaalde contractuele verplichtingen voor de werkgever met zich mee. Hoewel het gebruik van digitale tools voor het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst is toegestaan, kan het contract mondeling zijn, en dus ongeschreven, mits het niet valt onder de wettelijke verplichtingen voor schriftelijke vastlegging voor bepaalde soorten contracten.
Welke arbeidsovereenkomst hoeft niet noodzakelijkerwijs te worden ondertekend?
In België regelt de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten deze vraag. Alleen een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd mag in principe mondeling worden gesloten. Toch raden we ook dan een schriftelijk en ondertekend contract sterk aan. Bepaalde clausules, zoals een concurrentiebeding, moeten trouwens schriftelijk worden vastgelegd om geldig te zijn. In de praktijk zijn er dus maar weinig werknemers voor wie een ondertekend contract echt overbodig is.
Wat zijn de risico's van een niet-ondertekend contract?
Als een contract dat schriftelijk moet zijn, niet (tijdig) wordt opgesteld, loopt de werkgever aanzienlijke risico's. Ontbreekt bij een deeltijdse werknemer een schriftelijk contract met de arbeidsregeling en het uurrooster, dan riskeert u bijvoorbeeld dat de werknemer wordt vermoed voltijds te werken. Een contract voor bepaalde tijd zonder geschrift wordt behandeld als een contract voor onbepaalde tijd. Daarnaast kan de sociale inspectie sancties opleggen volgens het Sociaal Strafwetboek.
Verplichtingen per contracttype
Contracten voor bepaalde tijd en voor een duidelijk omschreven werk
Deze contracten moeten voor elke werknemer afzonderlijk schriftelijk worden vastgesteld, uiterlijk op het moment dat de werknemer begint te werken. Gebeurt dat niet, dan gelden dezelfde voorwaarden als voor een contract voor onbepaalde tijd. U kunt de werknemer dan niet zomaar laten vertrekken op de voorziene einddatum.
Vervangingsovereenkomsten, deeltijdse contracten en uitzendarbeid
Ook deze contracten moeten schriftelijk worden vastgesteld, uiterlijk bij de indiensttreding. Bij een vervangingsovereenkomst vermeldt u de reden van de vervanging, de identiteit van de vervangen werknemer en de voorwaarden van de aanwerving. Bij deeltijdse arbeid vermeldt u de arbeidsregeling en het uurrooster.
Studentenovereenkomsten
De studentenovereenkomst moet schriftelijk worden opgesteld, uiterlijk bij de start van de tewerkstelling. Vergeet ook de Dimona-aangifte niet, met het type STU.
Hoe uzelf te beschermen bij een geschil
De eerste stap is het controleren van de cao's van uw paritair comité. Die kunnen bijkomende vermeldingen of een schriftelijk contract opleggen. Een volledig en ondertekend contract voorkomt dat een meningsverschil eindigt voor de arbeidsrechtbank. Zorg ook dat de Dimona-aangifte bij de RSZ in orde is: die moet in principe gebeuren voordat de werknemer begint te werken. Zonder Dimona riskeert u zware sancties.
Aanvullende overwegingen
Controleer ook of de cao van uw paritair comité bijkomende vermeldingen voor de arbeidsovereenkomst oplegt. Houd daarnaast rekening met de Belgische taalwetgeving: voor een werkgever met exploitatiezetel in Vlaanderen moet de arbeidsovereenkomst in het Nederlands worden opgesteld.
