Verhoog de productiviteit van uw medewerkers met een goed beheer van de werktijd

Productieve en efficiënte medewerkers zijn essentieel voor het succes van een bedrijf. Technologie wordt vaak voorgesteld als dé oplossing, maar de mens blijft de doorslaggevende factor. Wie de productiviteit meet, houdt dus altijd rekening met de medewerker, zijn werktijd en zijn voldoening in het werk, om een correct beeld te krijgen van de prestaties van het bedrijf.

Waarom praten we over de productiviteit van medewerkers?

Productiviteit meet hoeveel werk medewerkers in een bepaalde tijd verrichten, bijvoorbeeld het aantal stuks dat een team per dag produceert. Dat cijfer kunt u vervolgens:

vergelijken met de omzet of de winst van het bedrijf;
gebruiken om levertermijnen te bepalen;
meenemen in de berekening van het werktempo van uw medewerkers;
analyseren om uw concurrentiepositie beter te begrijpen.

Omdat de mens mee bepaalt of een bedrijf slaagt, vertrekt een strategie om de productiviteit te verbeteren altijd van de bedrijfsresultaten.

Uw team motiveren om productiever te werken

Lopendebandwerk stond lang voor een meedogenloos tempo, waarbij de ploegbaas zich weinig aantrok van teams die soms tot het uiterste gingen. Vandaag is dat gelukkig anders, dankzij:

technologie op de werkvloer;
arbeidswetgeving die de arbeidsduur en de rusttijden regelt;
de aandacht voor welzijn op het werk.

Wie het beheer van de arbeidstijd naast de productiviteit legt, ziet dat heel wat interne factoren de productiviteit kunnen verhogen en tegelijk de kwaliteit van het werk bewaken. Dat heeft op zijn beurt een invloed op de motivatie van het team.

Er zijn verschillende manieren om de productiviteit van uw medewerkers te verhogen. Sommige draaien om goede apparatuur of professionele software die het dagelijkse werk vereenvoudigt. Andere zijn meer gericht op de mens: de motivatie van het team en de waardering voor hun rol in de dienstverlening.

Productiviteit meten in verhouding tot het welzijn van uw medewerkers

Productiviteit hangt af van de sector. Het beheer van de werktijd, de tevredenheid van uw medewerkers en hun betrokkenheid bij hun dagelijkse werk zeggen veel over hun motivatie. Ze bepalen ook in welke mate ze willen bijdragen aan een hogere productiviteit en aan het succes van het bedrijf.

Welzijn op het werk maakt dus deel uit van die motivatie. De HR-afdeling volgt dit daarom regelmatig op, want het hangt af van:

de werkdruk;
de doelstellingen die gehaald moeten worden;
de relaties tussen collega's;
de relatie met het management;
het loon;
extralegale voordelen;
het beheer van werktijd en verlof.

Een dalende productiviteit heeft een rechtstreekse impact op de rendabiliteit van de organisatie. Ze kan ook wijzen op een probleem in het beheer van de werktijd, naast defecte of verouderde machines of software die niet meer volstaat.

Een bedrijf kan het zich niet veroorloven concurrentievermogen te verliezen door een dalende motivatie of een willekeurig beheer van de werktijd. Het management en de HR-afdeling moeten dus tijdig bijsturen, voordat uw medewerkers er te veel onder lijden.

Een gebrek aan motivatie en aan opvolging leidt vaak tot meer afwezigheden of laattijdig aankomen. Soms zet het medewerkers er zelfs toe aan om te vertrekken, wat het personeelsverloop doet stijgen. Het is dus aan het bedrijf om:

interne problemen op te sporen;
te anticiperen op de noden van medewerkers;
ervoor te zorgen dat iedereen zich goed voelt in zijn functie;
regelmatig individuele gesprekken te voeren;
een doordacht personeelsbeleid te voeren.

10 tips om het beheer van de arbeidstijd te optimaliseren

Deze 10 punten helpen de HR-afdeling om het beheer van de arbeidstijd te verbeteren. Via een interne opleiding kan elke medewerker ze beter leren begrijpen en vooral toepassen.

Zorg voor een aangename werkomgeving: hoe aangenamer de sfeer, hoe liever uw medewerkers werken. Bekijk uw lokalen eens grondig en bepaal wat beter kan: een nieuwe inrichting, nieuwe bureaus, een andere verdeling van de werkposten, enzovoort.
Bied gedeeltelijk telewerk aan: thuiswerk is erg gegeerd. Medewerkers beleven hun werk beter, besparen op verplaatsingskosten en kunnen zich beter concentreren omdat ze minder gestoord worden.
Werk een strategie uit voor het beheer van de arbeidstijd: pas planningen aan, zet een prikklok op afstand op om gewerkte of te recupereren uren eenvoudig op te volgen, en leer uw medewerkers beproefde methoden voor tijdsbeheer, zoals de pomodorotechniek of het Paretoprincipe.
Organiseer repetitieve taken: een gedeelde tool vergemakkelijkt de samenwerking. Denk aan gedeelde bestanden in de cloud als enige bron van informatie, of taakborden per persoon die dubbel werk voorkomen.
Groepeer vergaderingen en bewaak hun nut: te veel vergaderingen schaden de productiviteit. Kies waar mogelijk voor videovergaderingen en plan ze niet op de drukste momenten van de dag.
Leer een dagplanning op te stellen: focus op één taak tegelijk om alles af te ronden. Maak een dagplanning en houd u eraan. Plan eventueel vrije tijdsblokken in voor het geval er vertraging is.
Pak uitstelgedrag aan: we schuiven graag taken voor ons uit die we niet leuk vinden. De taak moet toch gebeuren, dus verdeel ze liever in kleinere delen die u over meerdere dagen spreidt.
Bepaal prioriteiten: neem afstand en beoordeel het belang van elke taak. Kies de taken die bijdragen aan de doelstellingen van het team en reserveer er een geschikt moment van de dag voor.
Sluit u af om beter te werken: zet meldingen van e-mail en andere kanalen uit. Laat uw contacten weten dat u uw berichten een tijdje niet bekijkt. Zo concentreert u zich beter en werkt u productiever.
Gebruik tools voor projectbeheer: zo weet u op elk moment hoe ver u staat. U ziet welke taken lopen, welke afgerond zijn en welke nog moeten gebeuren. Dat maakt de opvolging eenvoudiger en geeft u meteen een overzicht van de voortgang van een project.

‍