Hoe kiest u de juiste prikklok? Soorten, criteria en kosten
Een prikklok kiezen begint niet bij het toestel, maar bij uw bedrijf: hoeveel medewerkers u hebt, waar ze werken en hoe hun uurroosters eruitzien. In deze gids vindt u de vragen die u vooraf stelt, de vijf soorten prikklokken en wat een tijdsregistratiesysteem kost.
De vragen die u stelt voordat u kiest
- Hoeveel medewerkers? Een klein bedrijf met tien werknemers heeft niet dezelfde behoeften als een groep met meerdere vestigingen.
- Waar werken ze? Op één vaste locatie, op meerdere vestigingen, op verplaatsing of thuis? Teams op het terrein hebben een mobiele oplossing nodig.
- Welke uurroosters? Vaste uren, ploegen, flexibele uren, nachtwerk, regelmatige overuren of inhaalrust: hoe complexer de roosters, hoe meer u hebt aan een systeem dat gekoppeld is aan de planning.
- Wat gebeurt er met de gegevens? Moeten de uren naar uw sociaal secretariaat voor de payroll? Dan is een automatische koppeling belangrijker dan het toestel zelf.
- Welk budget? Reken niet alleen de aankoopprijs, maar ook installatie, onderhoud, badges en de tijd die HR aan correcties besteedt.
De vijf soorten prikklokken
1. Mechanische prikklok
De traditionele prikklok met kartonnen kaarten. Werknemers steken hun kaart in het toestel bij aankomst en vertrek. De gegevens moeten manueel worden verwerkt, wat dit systeem achterhaald maakt zodra u meer dan een handvol medewerkers hebt.
2. Digitale prikklok met kaart of RFID-badge
Werknemers scannen een badge of kaart aan een terminal en de gegevens gaan automatisch naar de software voor tijdsregistratie. Dit is een van de meest gebruikte systemen. Voor grotere teams zijn soms extra controles nodig om te voorkomen dat collega's voor elkaar prikken. Denkt u aan camera's, houd dan rekening met de regels van cao nr. 68 over camerabewaking op de werkplek. Meer over de werking leest u in onze gids over het badgesysteem.
3. Prikklok op tablet
Een gedeelde tablet op de werkplek, waarop elke medewerker zich identificeert met een persoonlijke pincode. Er is geen specifieke hardware nodig en de registraties worden meteen gekoppeld aan de geplande shift. Een optionele foto bij het inklokken verhoogt de betrouwbaarheid.
4. Mobiele prikklok-app
Werknemers klokken in en uit via een app op hun smartphone. Ideaal voor teams op verplaatsing, op bouwplaatsen, bij evenementen of in telewerk. Geolocatie of een beperking tot toegelaten locaties beperkt het risico dat iemand van overal inklokt.
5. Biometrische prikklok
Identificatie via vingerafdruk of gezichtsherkenning. Duurder, en vooral streng gereguleerd: biometrische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG en de Gegevensbeschermingsautoriteit staat zeer terughoudend tegenover het gebruik ervan voor gewone tijdsregistratie. Dit type is doorgaans voorbehouden aan omgevingen met hoge beveiligingseisen. Meer daarover in onze gids is een prikklok verplicht.
Welke prikklok voor welk bedrijf?
| Situatie | Meest geschikte oplossing |
|---|---|
| Klein bedrijf, één locatie | Prikklok op tablet of app |
| Meerdere vestigingen | Tablet per vestiging en app, met centraal overzicht |
| Teams op verplaatsing of in telewerk | Mobiele app met geolocatie of toegelaten locaties |
| Grote site met veel in- en uitgangen | Badgeterminals, gekoppeld aan de software |
| Hoge beveiligingseisen | Badge of pincode; biometrie alleen na juridisch advies |
Hebt u een klein team, lees dan ook ons artikel over de prikklok voor een klein bedrijf.
Wat kost een tijdsregistratiesysteem?
De factoren die de prijs bepalen
- Het aantal werknemers: grotere teams hebben vaak meer functies nodig, zoals meerdere locaties, flexibele diensten of gedetailleerde rapporten.
- De complexiteit van de uurroosters: ploegen, nachtwerk en inhaalrust vragen een krachtiger systeem.
- De hardware en de installatie: fysieke terminals vragen vaak een technicus voor de installatie en de aansluiting op uw netwerk.
- De software: de gegevens van de prikklok moeten worden verwerkt, via een abonnement of een licentie.
De kosten die men vaak vergeet
- Onderhoud en herstellingen van de hardware.
- Badges en kaarten, ook voor tijdelijk personeel en studenten.
- De opleiding van medewerkers en HR.
- De tijd voor manuele correcties en exports naar de payroll, als het systeem niet gekoppeld is.
Het alternatief zonder hardware
Een prikklok-app of een prikklok op tablet vraagt geen terminals, geen badges en geen technicus. Met Shyfter volstaat een tablet op de werkplek of de smartphone van uw medewerkers. De formule Tijdsregistratie kost 39 € excl. btw per maand. De formules Basic, Standard en Pro voegen de planning, het verlof en de voorbereiding van de loonverwerking toe. Alle prijzen vindt u op onze tarievenpagina, en met de prijscalculator berekent u de prijs voor uw aantal medewerkers en vestigingen.
Offertes vergelijken
Leg uw behoeften vast voordat u offertes opvraagt: hoeveel medewerkers, wel of geen inklokken op afstand, welke functies (overuren, verlof, koppeling met het sociaal secretariaat). Zo vergelijkt u gelijkwaardige oplossingen en betaalt u alleen voor wat u echt nodig hebt.
