Inzicht in de termijnen voor jaarlijkse vakantie

Wie stelt de termijnen voor jaarlijkse vakantie vast?

Het beheren van verlofaanvragen vraagt duidelijke afspraken. In België heeft een voltijdse werknemer in een vijfdagenweek recht op 20 vakantiedagen (4 weken), op basis van zijn prestaties in het vorige kalenderjaar, het vakantiedienstjaar. Een bedrijf kan ook een collectieve sluiting organiseren, waarbij de medewerkers hun vakantiedagen tijdens die periode opnemen.

De Belgische wet legt weinig vaste termijnen op voor vakantie. De meeste termijnen komen uit de cao van uw paritair comité, uw arbeidsreglement of interne afspraken. Wat de wet wel bepaalt: wie de vakantiedata vastlegt en welke rechten de werknemer heeft.

Wanneer moeten werknemers geïnformeerd worden over hun vakantie?

Collectieve sluiting

Sluit uw bedrijf collectief, dan wordt die periode in principe vastgelegd door de ondernemingsraad of, als die er niet is, in overleg met de vakbondsafvaardiging of de medewerkers. Maak de periode zo vroeg mogelijk bekend, liefst bij het begin van het jaar, zodat iedereen kan plannen. De afspraken staan vaak in het arbeidsreglement.

Individuele vakantie

Buiten een collectieve sluiting worden de vakantiedata in onderling akkoord tussen werkgever en werknemer vastgelegd. De werknemer heeft recht op een ononderbroken periode van 2 weken (of 1 week als hij daarom vraagt) tussen 1 mei en 31 oktober. De vakantie moet in principe worden opgenomen voor het einde van het kalenderjaar.

Er bestaat in België geen wettelijke "volgorde van vertrek". U kunt wel zelf objectieve criteria vastleggen om te bepalen wie voorrang krijgt in drukke periodes, bijvoorbeeld schoolvakanties voor ouders of een beurtrol. Communiceer die criteria op voorhand aan het hele team.

Wat is de reactietijd van de werkgever voor verlofgoedkeuring?

De Belgische wet legt geen vaste termijn op waarbinnen u een verlofaanvraag moet beantwoorden. Leg daarom een interne termijn vast, bijvoorbeeld een week, en communiceer elke beslissing schriftelijk of via de app. Zo vermijdt u misverstanden over de vraag of het verlof is toegestaan.

Omdat de vakantiedata in onderling akkoord worden vastgelegd, kunt u een aanvraag weigeren als de noden van het bedrijf dat rechtvaardigen, bijvoorbeeld:

de continuïteit van de werking
een piekperiode
uitzonderlijke omstandigheden

Weigeringen moeten redelijk en niet willekeurig zijn. Bepaalde afwezigheden kunt u niet weigeren, zoals ziekte (gedekt door een medisch attest) of klein verlof voor familiale gebeurtenissen zoals een huwelijk of een overlijden.

Eenmaal goedgekeurd, kunt u vakantiedata niet zomaar eenzijdig wijzigen: dat gebeurt in principe opnieuw in overleg met de medewerker.

Goede afspraken voorkomen geschillen

Samenvattend doet u er als werkgever goed aan om:

de periode van collectieve sluiting zo vroeg mogelijk aan te kondigen
duidelijke termijnen voor aanvragen en antwoorden vast te leggen in uw arbeidsreglement of een interne nota
elke weigering of wijziging tijdig en schriftelijk te communiceren
ervoor te zorgen dat elke medewerker zijn vakantie voor het einde van het jaar kan opnemen

Lopen de afspraken mis, dan kan een geschil voor de arbeidsrechtbank belanden. Hoewel de werkgever een belangrijke rol speelt bij het plannen van vakantie, gaat die rol gepaard met duidelijke verantwoordelijkheden. Goede afspraken zorgen voor een eerlijk en transparant beheer van het verlof van uw medewerkers.

Digitale hulpmiddelen gebruiken om goede afspraken te maken

Om het verlofbeheer te vereenvoudigen en te zorgen voor naleving van deze afspraken, kunnen bedrijven verlofbeheersoftware gebruiken. Deze tools centraliseren aanvragen, sturen automatische meldingen naar managers en zorgen ervoor dat records voor toekomstige referentie worden bewaard. Dit helpt het bedrijf te beschermen terwijl de rechten van werknemers worden gerespecteerd.

‍