Gewaarborgd loon in België 2026: wat u als werkgever betaalt bij ziekte

In het kort: Valt een werknemer ziek uit, dan betaalt u als werkgever eerst het gewaarborgd loon, voor het ziekenfonds overneemt. Voor een bediende is dat één maand aan 100%. Voor een arbeider zeven dagen aan 100%, daarna een dalend percentage tot dag 30. De beruchte carensdag bestaat niet meer sinds 2014. Recht op gewaarborgd loon veronderstelt minstens één maand anciënniteit en een ziektebriefje binnen de termijn die in uw arbeidsreglement staat. Na de eerste maand neemt de mutualiteit het over.

Een vrijdagavond. De winkel draait op volle toeren en uw beste verkoopster stuurt een berichtje op de gsm: ziek, ze komt maandag niet. Naast het planningsprobleem komt meteen de tweede vraag boven. Wie betaalt haar loon nu?

Het antwoord heet gewaarborgd loon. En het is een van de stukken Belgische sociale wetgeving waar werkgevers het vaakst over struikelen. Niet uit slechte wil, maar omdat de regels verschillen naargelang iemand arbeider of bediende is, naargelang de anciënniteit, en naargelang hoe lang de afwezigheid duurt.

Bij Shyfter zien we het elke maand opnieuw. Een zaakvoerder die denkt dat hij de eerste ziektedag niet moet betalen. Of net het omgekeerde, iemand die een arbeider dertig dagen aan 100% doorbetaalt terwijl dat wettelijk niet hoeft. Beide fouten kosten geld. We zetten de regels voor 2026 op een rij, met cijfers en voorbeelden uit de praktijk.

Wat is gewaarborgd loon precies?

Gewaarborgd loon is het loon dat u als werkgever blijft betalen wanneer een werknemer niet kan werken door ziekte of een ongeval in het privéleven. Het overbrugt de periode tussen de eerste ziektedag en het moment waarop de mutualiteit een uitkering betaalt.

Het idee erachter is eenvoudig. De wetgever wil niet dat iemand die een week griep heeft meteen zonder inkomen valt. Dus draagt de werkgever de eerste periode, daarna springt het ziekenfonds bij. De duur en het bedrag van die werkgeversperiode hangen af van het statuut.

Belangrijk om te weten: gewaarborgd loon geldt enkel voor ziekte of een privéongeval. Een arbeidsongeval of een beroepsziekte volgt een heel ander spoor, met de arbeidsongevallenverzekering. Verwar die twee niet.

Bedienden: één maand aan honderd procent

Voor bedienden is de regel het eenvoudigst. Bij een contract van onbepaalde duur, of een contract van bepaalde duur van minstens drie maanden, betaalt u het volledige loon door gedurende de eerste 30 kalenderdagen van de arbeidsongeschiktheid. Honderd procent, geen aftrek.

Pas vanaf de 31e dag neemt de mutualiteit over. Werkt uw bediende dus drie weken niet, dan draagt u de volledige loonkost van die drie weken. Dat is een budgetpost die veel kleine werkgevers onderschatten.

Een nuance voor de korte contracten. Een bediende met een contract van bepaalde duur van minder dan drie maanden volgt in het begin een regeling die lijkt op die van de arbeiders, met een opdeling per week. Werkt u veel met tijdelijke krachten, kijk dat dan goed na met uw sociaal secretariaat.

Arbeiders: een trapsgewijs systeem

Bij arbeiders ligt het ingewikkelder. Het gewaarborgd loon daalt in trappen.

De eerste zeven dagen betaalt u 100% van het normale loon, volledig voor uw rekening. Van dag 8 tot en met dag 14 zakt dat naar 85,88% van het normale loon. En van dag 15 tot dag 30 springt het ziekenfonds bij voor het loongedeelte onder het wettelijke plafond, terwijl u nog een aanvulling betaalt: 25,88% op het deel onder dat plafond en 85,88% op het deel erboven.

Klinkt technisch? Dat is het ook. Concreet komt het erop neer dat een arbeider met een doorsneeloon de eerste twee weken bijna voluit doorbetaald krijgt, en daarna een combinatie van uitkering en werkgeversaanvulling. Uw sociaal secretariaat rekent dit normaal automatisch uit op de loonbrief. Maar u moet wel zelf de juiste afwezigheid ingeven, en daar gaat het soms mis.

De carensdag: afgeschaft, maar het misverstand leeft voort

Vraag tien horecazaakvoerders of de eerste ziektedag betaald moet worden, en de helft twijfelt nog. Logisch, want vroeger bestond de carensdag: de eerste dag ziekte werd niet betaald aan arbeiders.

Die carensdag is afgeschaft op 1 januari 2014, met de invoering van het eenheidsstatuut dat arbeiders en bedienden gelijkschakelde. Sindsdien is élke ziektedag gedekt door gewaarborgd loon, ook de allereerste. Wie vandaag nog een dag inhoudt omdat "dat zo hoort", betaalt te weinig en riskeert een naheffing bij een sociale controle.

Toch duikt het misverstand bijna wekelijks op in onze gesprekken met klanten. Vooral in sectoren met veel arbeiders en wisselende ploegen. Het is de erfenis van een regel die al meer dan tien jaar dood is.

Wanneer heeft een werknemer recht op gewaarborgd loon?

Niet automatisch vanaf de eerste werkdag. Er zijn voorwaarden.

De belangrijkste is anciënniteit. De werknemer moet in de regel minstens één maand ononderbroken in dienst zijn om recht te hebben op gewaarborgd loon. Valt iemand in zijn tweede werkweek ziek, dan is er voor die eerste periode meestal geen werkgeversloon verschuldigd en kan de werknemer terugvallen op het ziekenfonds.

Daarnaast moet de werknemer u verwittigen. Onmiddellijk, zodra hij weet dat hij niet kan komen. Een telefoontje of een bericht volstaat als kennisgeving, maar dat is iets anders dan het officiële attest.

En dan is er het ziektebriefje. De werknemer bezorgt u een medisch attest binnen de termijn die in uw arbeidsreglement of cao staat, vaak twee werkdagen. Staat er niks in uw arbeidsreglement, dan geldt de wettelijke termijn. Wie te laat is met zijn attest, kan zijn recht op gewaarborgd loon voor de voorbije dagen verliezen.

Het ziektebriefje en de controlearts

Sinds 28 november 2022 mag een werknemer tot driemaal per jaar één dag afwezig zijn zonder medisch attest. Een korte griepdag dus, zonder doktersbezoek. Werkgevers met minder dan 50 werknemers kunnen daar wel van afwijken via een cao of het arbeidsreglement, op voorwaarde dat ze het expliciet voorzien.

Twijfelt u aan een afwezigheid? Dan hebt u het recht een controlearts te sturen. Die arts gaat na of de werknemer effectief arbeidsongeschikt is. Weigert de werknemer de controle, of is hij niet thuis tijdens de toegestane aanwezigheidsperiode, dan kan dat hem zijn gewaarborgd loon kosten. Een gevoelig onderwerp, dus ga er zorgvuldig mee om.

Wat we op het terrein zien, is dat de discussie zelden over de controlearts gaat. Ze gaat over de registratie. Wanneer begon de afwezigheid precies? Was het een halve dag of een volle dag? Zonder sluitend systeem wordt zo'n vraag al snel welles-nietes.

Wat na de eerste maand?

Loopt de ziekte langer dan dertig dagen, dan stopt uw verplichting tot gewaarborgd loon. De mutualiteit betaalt vanaf dan een uitkering wegens arbeidsongeschiktheid. Tijdens dat eerste jaar, de zogenaamde primaire ongeschiktheid, gaat het om ongeveer 60% van het begrensde loon.

Voor langdurige afwezigheid bestaat sinds 2022 een vernieuwd re-integratietraject. De bedoeling is om werknemers waar mogelijk terug aan het werk te krijgen, eventueel aangepast. Volgens het RIZIV telt België ruim 500.000 langdurig zieken. Dat cijfer blijft stijgen, en de overheid legt steeds meer verantwoordelijkheid bij de werkgever.

Dat is geen detail meer. Sinds 2024 kan de RSZ werkgevers met een buitensporige instroom in langdurige ziekte een responsabiliseringsbijdrage aanrekenen, gemeten tegenover hun sector. Afwezigheidsbeheer is dus niet langer alleen een kwestie van planning, maar ook van kostenbeheersing.

Een concreet rekenvoorbeeld

Cijfers maken het tastbaar.

Neem een bediende in een advocatenkantoor in Hasselt, 2.900 euro bruto per maand, contract van onbepaalde duur, twee jaar in dienst. Ze valt achttien dagen uit met een longontsteking. U betaalt die achttien dagen volledig door aan 100%, want ze zit ruim binnen de periode van dertig dagen. Loonkost: het volledige loon voor die periode, plus uw patronale bijdragen. De mutualiteit komt er niet aan te pas.

Vergelijk dat met een arbeider in een bakkerij in Gent, negen werknemers, 2.400 euro bruto. Hij is ziek van maandag tot en met de volgende vrijdag, twaalf kalenderdagen. De eerste zeven dagen betaalt u 100%. Van dag 8 tot dag 12 betaalt u 85,88% van het normale loon. Het verschil met de bediende: hier daalt het percentage al binnen dezelfde afwezigheid, en de berekening verloopt per dag.

Twee werknemers, dezelfde duur ziekte, een andere factuur. Dat is precies waarom het statuut en de exacte begin- en einddatum zo bepalend zijn. Een dag verkeerd ingegeven, en de berekening klopt niet meer.

De fouten die we het vaakst zien

De klassieker blijft de carensdag inhouden. Tien jaar na de afschaffing nog altijd. Wie dat doet, betaalt te weinig en bouwt een risico op bij elke loonafrekening.

Een tweede valkuil is de begindatum van de afwezigheid slordig bijhouden. Iemand wordt 's middags ziek naar huis gestuurd, en niemand noteert of dat een halve of een volle dag is. Bij een korte ziekte lijkt dat futiel. Bij een lange ziekte schuift het hele dertigdagenvenster mee op, en dan praat u plots over honderden euro's verschil.

Drie. De anciënniteitsvoorwaarde vergeten. Een nieuwe kracht die in zijn eerste weken ziek valt, krijgt niet automatisch gewaarborgd loon. Wie dat toch uitbetaalt, doet dat onverplicht.

En tot slot: het ziektebriefje niet opvolgen. Het attest komt te laat binnen, niemand reageert, en achteraf is er geen spoor van wanneer wat is gebeurd. Bij een controle van de inspectie is net die papierwinkel uw bewijs. Geen registratie, geen verweer.

Hoe Shyfter het afwezigheidsbeheer vereenvoudigt

Het zwakke punt in heel dit verhaal is bijna nooit de wet zelf. Het is de registratie eromheen. Wanneer begon de ziekte, wie verving wie, hoeveel dagen gewaarborgd loon zijn al verstreken?

Daar grijpt Shyfter in. De tijdregistratie legt exact vast wanneer een afwezigheid begint en eindigt, tot op het halve dagdeel. Geen discussie meer over een verloren namiddag. Bij een controle hebt u een sluitend, onveranderbaar overzicht, wat meteen aansluit op de verplichte tijdregistratie die in 2027 ingaat.

En de personeelsplanning lost het andere half van het probleem op. Valt iemand uit, dan ziet u meteen wie kan invallen, zonder een halfuur te bellen. Een chocolatier in Brugge vertelde ons dat hij vroeger op drukke zaterdagen letterlijk het hele team afging tot iemand toehapte. Nu duurt het invullen van een gat een paar minuten.

Wat het systeem niet doet, is voor u beslissen. Het rekent de gewaarborgde loonbedragen niet zelf uit, dat blijft het werk van uw sociaal secretariaat. Maar het levert hen wel de juiste, betwistbare data aan. En dat scheelt aan beide kanten fouten. Net zoals bij klein verlet draait alles om correct registreren wie wanneer afwezig was.

Wilt u zien hoe dat er voor uw zaak uitziet? Vraag een gratis demo aan en we tonen u in twintig minuten hoe Shyfter ziekte en afwezigheden opvolgt.

Samenvatting

Gewaarborgd loon correct toepassen in 2026 draait om drie dingen. Ken het statuut: een bediende krijgt dertig dagen aan 100%, een arbeider een trapsgewijs systeem dat begint bij 100% en daalt. Vergeet de carensdag, die is al sinds 2014 verdwenen. En registreer alles, want de begindatum en de duur van de afwezigheid bepalen rechtstreeks wat u betaalt.

Wie dat op punt zet, vermijdt naheffingen en betaalt geen euro te veel of te weinig. De wet is streng, maar voorspelbaar. De rommel zit altijd in de administratie eromheen.

Veelgestelde vragen

Moet ik de eerste ziektedag betalen?

Ja. De carensdag, waarbij de eerste ziektedag van een arbeider niet werd betaald, is afgeschaft op 1 januari 2014. Sindsdien valt elke ziektedag onder het gewaarborgd loon, op voorwaarde dat de werknemer aan de voorwaarden voldoet, zoals minstens één maand anciënniteit en een tijdig attest.

Hoelang betaal ik gewaarborgd loon door?

Voor een bediende met een contract van onbepaalde duur betaalt u dertig kalenderdagen aan 100%. Voor een arbeider geldt een trapsysteem over dezelfde dertig dagen: zeven dagen aan 100%, daarna een dalend percentage waarbij vanaf dag 15 ook het ziekenfonds bijdraagt. Na dertig dagen neemt de mutualiteit volledig over.

Wat is het verschil tussen arbeiders en bedienden?

Bedienden krijgen één volledige maand aan 100%, betaald door de werkgever. Arbeiders volgen een trapsgewijze regeling die binnen die maand al daalt en waarbij de mutualiteit vanaf dag 15 een deel betaalt. Het eenheidsstatuut van 2014 bracht beide statuten dichter bij elkaar, maar gelijk zijn ze nog steeds niet.

Heeft een werknemer altijd recht op gewaarborgd loon?

Neen. De werknemer moet in de regel minstens één maand ononderbroken in dienst zijn, u tijdig verwittigen en een geldig medisch attest bezorgen binnen de termijn uit uw arbeidsreglement. Wie die voorwaarden niet vervult, kan zijn recht voor de betrokken dagen verliezen.

Mag een werknemer een dag ziek zijn zonder attest?

Sinds 28 november 2022 mag een werknemer tot driemaal per jaar één dag afwezig zijn zonder medisch attest. Werkgevers met minder dan vijftig werknemers kunnen daar via cao of arbeidsreglement van afwijken, maar dan moeten ze dat expliciet voorzien.

Wat gebeurt er na dertig dagen ziekte?

Vanaf de 31e dag stopt het gewaarborgd loon en betaalt de mutualiteit een uitkering wegens arbeidsongeschiktheid, tijdens het eerste jaar ongeveer 60% van het begrensde loon. Voor langdurige afwezigheid kan een re-integratietraject worden opgestart.

Bronnen: FOD Werkgelegenheid - schorsing van de arbeidsovereenkomst, RIZIV, RSZ, socialezekerheid.be, Wet betreffende het eenheidsstatuut van 26 december 2013.