Verplichte tijdregistratie in België: alles over de nieuwe wetgeving vanaf 2027

In het kort: Vanaf 1 januari 2027 wordt tijdsregistratie verplicht voor alle Belgische werkgevers. Uw systeem moet objectief, betrouwbaar en toegankelijk zijn. Excel en papier volstaan niet. U heeft nog minder dan 9 maanden om een conform digitaal systeem te kiezen en te implementeren.

Inhoudsopgave

• Wat verandert er in 2027?
• Voor wie geldt de verplichting?
• Aan welke eisen moet uw tijdregistratiesysteem voldoen?
• Welke systemen zijn wel conform?
• Wat als u niet in orde bent?
• Hoe bereidt u uw bedrijf voor? 5 stappen
• Hoe Shyfter u helpt om conform te zijn
• Samenvatting
• Veelgestelde vragen

Registreert u de werktijden van uw medewerkers nog op papier of in Excel? Dan is het tijd om daar verandering in te brengen. Vanaf 1 januari 2027 wordt tijdregistratie verplicht voor alle Belgische werkgevers. Zowel in de publieke als de private sector. Zonder uitzondering. U heeft nog minder dan 9 maanden.

De Belgische overheid volgt hiermee een arrest van het Europees Hof van Justitie uit 2019 dat lidstaten verplicht om werkgevers een objectief, betrouwbaar en toegankelijk registratiesysteem te laten invoeren. Concreet betekent dit: Excel-bestanden en papieren lijsten volstaan niet meer. U heeft een digitaal systeem nodig dat automatisch registreert en niet achteraf kan worden aangepast.

Wat betekent dit precies voor uw bedrijf? Welke systemen voldoen en welke niet? En hoeveel tijd heeft u nog om in orde te zijn?

In dit artikel leest u precies wat er verandert, voor wie de verplichting geldt, aan welke eisen uw systeem moet voldoen en hoe u uw bedrijf stap voor stap voorbereidt.

Wat verandert er in 2027?

De verplichte tijdsregistratie in België is geen plotse beslissing. Het is het resultaat van een Europees traject dat al jaren loopt.

Het Europese startpunt: arrest C-55/18 (2019)

In mei 2019 oordeelde het Europees Hof van Justitie in de zaak CCOO tegen Deutsche Bank dat elke EU-lidstaat werkgevers moet verplichten om de dagelijkse arbeidstijd van hun werknemers te meten. Het systeem moet aan drie criteria voldoen: objectief, betrouwbaar en toegankelijk.

Dit arrest was een keerpunt. Het maakte duidelijk dat de Europese Arbeidstijdenrichtlijn (2003/88/EG) niet werkt zonder effectieve registratie. Werknemers kunnen hun rechten op rusttijden en maximale werkuren alleen afdwingen als de gewerkte uren ook daadwerkelijk worden bijgehouden.

Het Loredas-arrest (december 2024)

In december 2024 herbevestigde het Hof van Justitie deze verplichting in het Loredas-arrest. De boodschap was helder: lidstaten die nog geen wetgeving hadden ingevoerd, moeten dat alsnog doen. België was een van die landen.

De Belgische resolutie (februari 2026)

Op 5 februari 2026 diende de Belgische Kamer een resolutie in om de verplichte arbeidstijdsregistratie wettelijk te verankeren. De beoogde datum: 1 januari 2027.

Belangrijk om te weten: een begrotingsakkoord of parlementaire resolutie is juridisch nog niet bindend. De verplichting wordt pas afdwingbaar zodra ze in wetgeving is omgezet. Maar het politieke signaal is duidelijk, en de richting staat vast.

Tijdlijn in een oogopslag

Voor wie geldt de verplichting?

De nieuwe verplichting rond tijdsregistratie geldt voor alle werkgevers in België. Publieke sector, private sector, grote bedrijven, kleine ondernemingen. Er is geen uitzondering voorzien op basis van bedrijfsgrootte of sector.

Dat betekent dat ook een restaurant met tien medewerkers, een retailketen met vijftig winkels, of een cateringbedrijf met een wisselend team van extras zich moet voorbereiden.

Alle werknemers, zonder uitzondering

Het Europees Hof was hier expliciet over: de registratieplicht geldt voor alle werknemers. Voltijds, deeltijds, studenten, flexi-jobbers, extras en vaste medewerkers. Niemand wordt uitgesloten.

Sectoren die nu al verplicht zijn

In sommige sectoren bestaat de verplichting al. Als u actief bent in een van deze branches, bent u waarschijnlijk al (gedeeltelijk) in orde:

• Schoonmaaksector: verplichte aanwezigheidsregistratie via het systeem "check-in at work" (sinds 2014)
• Bouwsector: verplichte aanwezigheidsregistratie op tijdelijke en mobiele bouwplaatsen
• Horeca: verplichte Dimona-aangifte voor alle werknemers, inclusief extras en studenten, voor aanvang van de prestatie

Wat verandert in 2027: de verplichting breidt uit naar alle sectoren. Ook retail, dienstverlening, kantoren, zorginstellingen en evenementen vallen eronder.

Wat betekent dit per sector?

Horeca. U bent al vertrouwd met de Dimona-aangifte voor elke prestatie. De nieuwe wetgeving voegt daar een verplichting aan toe: niet alleen de aanvang melden, maar de volledige arbeidstijd registreren. Voor restaurants en hotels met wisselende shifts, avondwerk en weekenddiensten betekent dit dat elke gewerkte minuut digitaal moet worden vastgelegd.

Retail. Veel winkels werken nog met manuele planningen en ad-hoc urenregistratie. Met tientallen deeltijdse medewerkers over meerdere vestigingen wordt dat onhoudbaar. De nieuwe wet dwingt retail om over te stappen op een gecentraliseerd digitaal systeem.

Evenementen en catering. De grootste uitdaging hier is het wisselende personeelsbestand. Bij een groot evenement werkt u misschien met twintig extras die u volgende week niet meer inzet. Toch moet voor ieder van hen de arbeidstijd objectief worden geregistreerd.

Aan welke eisen moet uw tijdregistratiesysteem voldoen?

Het Hof van Justitie definieerde drie criteria waar elk tijdregistratiesysteem aan moet voldoen. Deze criteria vormen ook de basis voor de Belgische wetgeving.

1. Objectief

De registratie mag niet afhankelijk zijn van de goodwill of het geheugen van de werknemer of werkgever. Het systeem moet gegevens vastleggen op een manier die niet betwistbaar is.

In de praktijk: een medewerker die zelf op een papieren lijst invult hoe laat hij begonnen is, is niet objectief. Een badge die automatisch het tijdstip vastlegt bij binnenkomst, is dat wel.

2. Betrouwbaar

Registraties mogen niet achteraf manueel worden aangepast. Het systeem moet automatisch vastleggen en een digitale trail bijhouden. Als gegevens worden gewijzigd, moet dat traceerbaar zijn.

3. Toegankelijk

De geregistreerde gegevens moeten beschikbaar zijn voor de werknemer (om zijn eigen uren te controleren) en voor de sociale inspectiediensten (bij een controle). Het systeem moet dus raadpleegbaar zijn, niet opgesloten in een lokale computer.

Wat voldoet wel en wat niet?

Welke systemen zijn wel conform?

U bent vrij in de keuze van uw systeem. De wetgever schrijft geen specifieke technologie voor. Zolang uw oplossing objectief, betrouwbaar en toegankelijk is, bent u in orde.

Digitale prikklok of badgesysteem

De klassieke oplossing. Medewerkers badgen bij aankomst en vertrek met een badge, NFC-tag of QR-code. Voordeel: eenvoudig, betrouwbaar, geen actie nodig van de medewerker buiten het badgen zelf. Nadeel: vereist fysieke hardware op elke locatie.

Tijdregistratie via een app

Medewerkers klokken in en uit via hun smartphone. Handig voor bedrijven met meerdere locaties, buitendienstmedewerkers of wisselende teams. GPS-verificatie kan fraude voorkomen. Bijzonder geschikt voor de horeca en evenementensector, waar het team vaak op verschillende locaties werkt.

Geïntegreerde HR-software

Een volledig platform dat tijdregistratie combineert met personeelsplanning, verlofbeheer en loonverwerking. Voordeel: geen dubbel werk, geen exports, alles in een systeem. De registratie vloeit automatisch door naar uw sociaal secretariaat.

Vergelijking: welk systeem past bij uw bedrijf?

Wat als u niet in orde bent?

De overheid voorziet sancties voor werkgevers die niet voldoen aan de registratieplicht. De exacte boetebedragen worden vastgelegd in de uitvoeringswetgeving, maar de risico's zijn nu al duidelijk.

Sancties bij controle

De sociale inspectie kan bij een controle vaststellen dat u geen conform registratiesysteem heeft. Dat kan leiden tot administratieve boetes of strafrechtelijke sancties, afhankelijk van de ernst en de herhaling.

In sectoren waar de verplichting al bestaat, worden deze sancties actief toegepast. In de schoonmaaksector kunnen boetes oplopen bij herhaalde niet-naleving van de check-in at work-verplichting. In de horeca kan een ontbrekende Dimona-aangifte leiden tot boetes per werknemer per dag. Met de uitbreiding naar alle sectoren in 2027 wordt het inspectiekader breder.

Bewijslast bij geschillen

Zonder registratie draagt u als werkgever een zware bewijslast. Bij een geschil over overuren, nacht- of weekendwerk kan de werknemer zijn versie van de feiten voorleggen. Zonder objectieve gegevens staat u zwak.

Dit is geen theoretisch risico. Arbeidsrechtbanken in België kennen regelmatig overuren toe op basis van getuigenverklaringen of schattingen, bij gebrek aan registratie door de werkgever. Met een conform tijdregistratiesysteem beschikt u over objectieve gegevens die uw positie versterken bij elk geschil. Het systeem beschermt niet alleen uw medewerkers, maar ook uzelf.

Reputatierisico

Een veroordeling voor niet-naleving van de arbeidswetgeving is openbaar. Voor bedrijven die werken met overheidsopdrachten of die een kwaliteitslabel nastreven, kan dat gevolgen hebben.

Hoe bereidt u uw bedrijf voor? 5 stappen

U heeft tot 1 januari 2027 om in orde te zijn. Dat lijkt ver, maar het selecteren, implementeren en uitrollen van een systeem kost tijd. Zeker als u meerdere vestigingen of wisselende teams beheert.

Stap 1: Breng uw huidige situatie in kaart

Hoe registreert u vandaag de werktijden? Op papier? In Excel? Via een bestaand systeem dat misschien maar de helft van uw team dekt? Inventariseer wat u al heeft, wat ontbreekt en waar de grootste risico's zitten.

Stel uzelf deze vragen:

• Worden de uren van alle medewerkers geregistreerd (ook studenten, extras, flexi-jobbers)?
• Is het huidige systeem fraudebestendig?
• Zijn de gegevens toegankelijk bij een controle?
• Kan ik de gegevens exporteren naar mijn sociaal secretariaat?
• Werkt het systeem op alle locaties?

Stap 2: Kies een conform systeem

Gebruik de drie criteria als checklist: objectief, betrouwbaar, toegankelijk. Vergelijk minstens twee of drie oplossingen. Let daarbij op:

• Integratie met uw sociaal secretariaat. Kan het systeem automatisch exports leveren aan SD Worx, Acerta, Securex of UCM? Dat bespaart uren manueel werk per maand.
• Schaalbaarheid. Past het systeem bij uw huidige bedrijfsgrootte, maar ook als u groeit of een vestiging opent?
• Gebruiksvriendelijkheid. Uw medewerkers moeten het dagelijks gebruiken. Als het te complex is, wordt het niet correct ingevuld.

Stap 3: Betrek uw team

Tijdregistratie raakt iedereen in uw organisatie. Communiceer duidelijk waarom u dit invoert, hoe het werkt en wat er van elke medewerker verwacht wordt. Betrek uw teamleiders of managers bij de keuze, zeker als u in de horeca of retail werkt met ploegverantwoordelijken.

Vergeet ook de praktische kant niet. Waar komt de prikklok te hangen? Hoe loggen buitendienstmedewerkers in? Wat als iemand vergeet te klokken? Denk deze scenario's op voorhand door.

Stap 4: Test en implementeer

Start met een pilootfase. Test het systeem op een locatie of met een team voor u het uitrolt naar het volledige bedrijf. Los kinderziektes op voor ze structureel worden.

Plan uw implementatie ruim voor de deadline. Reken op minstens drie tot zes maanden, afhankelijk van de complexiteit.

Stap 5: Koppel aan uw sociaal secretariaat

Een goed systeem stuurt de geregistreerde uren automatisch door naar uw sociaal secretariaat. Geen manuele exports, geen dubbel werk. Controleer of uw gekozen oplossing een integratie biedt met SD Worx, Acerta, Securex, UCM of Liantis.

Dit is de stap die het meeste tijd oplevert. In plaats van maandelijks uren over te typen naar uw payroll, vloeit alles automatisch door. Fouten in de loonverwerking dalen, en u vermijdt discussies met medewerkers over gepresteerde uren.

Hoe Shyfter u helpt om conform te zijn

Shyfter is een alles-in-een platform voor personeelsplanning en tijdregistratie, gebouwd voor de horeca, retail en evenementensector. Het systeem voldoet aan de drie vereisten van de nieuwe wetgeving.

Automatische tijdregistratie. Uw medewerkers klokken in en uit via de app of een digitale prikklok. De gegevens worden automatisch en onwijzigbaar vastgelegd.

Integratie met uw sociaal secretariaat. Shyfter koppelt rechtstreeks met meer dan 50 tools, waaronder SD Worx, Acerta, Securex en UCM. De geregistreerde uren vloeien automatisch door naar de loonverwerking.

Dimona-aangifte vanuit het platform. Vooral voor de horeca en evenementensector is dit een groot voordeel. U doet uw Dimona-aangiftes rechtstreeks vanuit Shyfter, zonder apart in te loggen op de RSZ-portaalsite.

Geschikt voor wisselende teams. Of u nu werkt met vaste medewerkers, extras, studenten of flexi-jobbers: Shyfter beheert het volledige team in een overzicht.

Meerdere vestigingen. Beheert u meerdere restaurants, winkels of locaties? Shyfter geeft u een gecentraliseerd overzicht van alle planningen en uren, per vestiging en per medewerker.

Vraag een gratis demo aan en ontdek hoe Shyfter uw tijdregistratie conform maakt.

Samenvatting: de belangrijkste punten

Kort samengevat:

• Wat: alle Belgische werkgevers worden verplicht om de arbeidstijd van hun werknemers digitaal te registreren.
• Wanneer: verwachte inwerkingtreding op 1 januari 2027.
• Voor wie: alle werkgevers en alle werknemers, zonder uitzondering. Publieke en private sector.
• Hoe: via een systeem dat objectief, betrouwbaar en toegankelijk is. Excel en papier volstaan niet.
• Waarom: ter uitvoering van het arrest van het Europees Hof van Justitie (2019) en de Europese Arbeidstijdenrichtlijn.
• Wat te doen: begin nu met het selecteren en implementeren van een digitaal systeem. Koppel het aan uw sociaal secretariaat. Test het voor de deadline.

Veelgestelde vragen

Is tijdregistratie nu al verplicht in België?

In bepaalde sectoren wel. De schoonmaaksector (check-in at work), de bouwsector (aanwezigheidsregistratie) en de horeca (Dimona) kennen al een vorm van verplichte registratie. Vanaf 2027 geldt de verplichting voor alle sectoren.

Geldt de verplichting ook voor deeltijdse werknemers?

Ja. Het Europees Hof was hier expliciet over: de registratieplicht geldt voor alle werknemers, ongeacht hun contracttype of werktijdregeling. Voltijds, deeltijds, tijdelijk of vast.

Mag ik een Excel-bestand gebruiken als tijdregistratie?

Nee. Een Excel-bestand is niet objectief (het kan vrij worden aangepast), niet betrouwbaar (wijzigingen zijn niet traceerbaar) en beperkt toegankelijk. Het voldoet niet aan de drie wettelijke criteria.

Wat met flexi-jobbers en studenten?

Zij vallen ook onder de verplichting. In de horeca geldt bovendien al de Dimona-verplichting voor flexi-jobbers en studenten. Een digitaal systeem dat beide combineert, bespaart u dubbel werk.

Hoeveel kost een tijdregistratiesysteem?

De kosten variëren sterk. Een eenvoudige app begint vanaf enkele euro's per medewerker per maand. Een volledig platform met planning, verlof en payroll-integratie kost meer, maar vervangt ook meerdere losse tools. Reken de kosten niet alleen in licentieprijs, maar ook in bespaarde tijd. Als u wekelijks drie uur minder besteedt aan manuele urenregistratie en payroll-exports, verdient het systeem zichzelf snel terug. Vraag altijd een offerte op maat, afgestemd op uw bedrijfsgrootte en behoeften.

Wat als ik meerdere vestigingen heb?

Kies een systeem dat gecentraliseerd werken toelaat. U wilt een overzicht van alle locaties in een dashboard, met de mogelijkheid om per vestiging in te zoomen. Cloudgebaseerde oplossingen zijn hier het meest geschikt.

Hoe werkt tijdregistratie bij telewerk?

Ook voor medewerkers die van thuis werken, geldt de registratieplicht. Een app-gebaseerd systeem is hier de meest praktische oplossing: de medewerker klokt in en uit via de smartphone of desktop, ongeacht de locatie. Het systeem registreert de uren automatisch zonder dat fysieke aanwezigheid op kantoor nodig is.

Klaar om uw tijdregistratie in orde te brengen voor 2027? Vraag een gratis demo aan en ontdek hoe eenvoudig conforme tijdregistratie kan zijn.

Dit artikel is informatief en vervangt geen juridisch advies. Raadpleeg uw sociaal secretariaat of juridisch adviseur voor situatiespecifiek advies. Laatste update: april 2026.