Planningsbeheer in de supermarkt

Kort samengevat: Planningsbeheer in een supermarkt steunt op drie pijlers: de teams organiseren per afdeling (kassa, slagerij, stock, groenten & fruit), de wettelijke conformiteit garanderen (PC 118, Dimona, overuren) en de loonkosten in real time beheersen. Met Shyfter kunt u planningen per sectie aanmaken in enkele klikken, de gepresteerde uren volgen via een geïntegreerde badgelezer en de gegevens automatisch exporteren naar uw sociaal secretariaat. Resultaat: minder fouten, minder tijd aan administratie en een duidelijk beeld van de bezetting van elke afdeling, elke dag.

Waarom planning in een supermarkt complexer is dan elders

Een supermarkt is geen kantoor. De planningsbeperkingen zijn anders dan in een klassiek bedrijf, en dat is wat de planningsbeheer zo tijdrovend maakt wanneer het handmatig gebeurt.

Tientallen verschillende profielen te coördineren. Tussen voltijdse medewerkers, deeltijdse medewerkers, studenten en extras kan een supermarkt van 40 personen gemakkelijk 15 verschillende contracttypes beheren. Elk heeft zijn eigen regels: maximaal aantal uren, toegestane tijdvakken, verplichte rustdagen.

Afdelingen met specifieke vaardigheden. Niet iedereen kan overal worden ingezet. De slagerij vereist specifieke kwalificaties. De kassa vereist een opleiding in het kassasysteem. De schapvulling heeft zijn eigen fysieke en tijdsgebonden beperkingen.

Brede openingstijden. De meeste supermarkten zijn open van 7u tot 20u, zes à zeven dagen per week. Dit betekent vroege, dag- en avondshifts met weekrotaties te beheren.

Onvoorspelbare druktemomenten. Zaterdagochtend, de avond voor feestdagen, feestperioden of solden: de drukte varieert sterk van dag tot dag.

Een planning per afdeling organiseren met Shyfter

Secties aanmaken per afdeling

In Shyfter wordt elke afdeling een sectie: kassa, slagerij, bakkerij, groenten & fruit, stock, versafdeling, non-food. U maakt uw shifts aan binnen elke sectie, met het vereiste aantal personen per tijdslot.

Toewijzen op basis van vaardigheid

Elke medewerker heeft een profiel met zijn vaardigheden, kwalificaties en voorkeuren. Wanneer u een slagerijshift plant, stelt Shyfter alleen de gekwalificeerde en beschikbare personen voor.

Geconsolideerde multi-afdeling weergave

Één scherm voor een overzicht van uw hele winkel. Wie is waar, op welk tijdstip, in welke afdeling. Planningsgaten verschijnen onmiddellijk. Overbezetting ook.

Dupliceren en aanpassen van week tot week

Uw basisplanning verandert niet drastisch van week tot week. Dupliceer de planning van de vorige week, pas de afwezigheden en vervangingen aan, en klaar. Wat een uur duurde in Excel, duurt enkele minuten in Shyfter.

Vraag een demo aan

Vervangingen en extras beheren in een supermarkt

Een pool van extras met hun beschikbaarheden

Centraliseer uw basis van extras en studenten in Shyfter. Elk van hen geeft zijn beschikbaarheden rechtstreeks in de app in. Wanneer u een vervanger nodig heeft, ziet u in één oogopslag wie vrij is.

Push-meldingen voor dringende vervangingen

Morgenochtend iemand nodig? Stuur een melding naar alle beschikbare extras voor dit tijdslot. De eerste die accepteert, wordt automatisch aan de planning toegevoegd.

Geautomatiseerde Dimona-aangiften

In België moet elke extra en elke student het voorwerp zijn van een Dimona-aangifte bij de RSZ vóór de aanvang van de prestatie. Shyfter genereert en verstuurt deze aangiften automatisch zodra u de shift bevestigt.

Uren en prikklok in real time volgen

Meerdere inklokwijzen

Tablet aan de winkelingang, QR-code per afdeling, of eigen smartphone: elke medewerker klokt in op de meest praktische manier. Het inklokken is geogelokaliseerd.

Opvolging per afdeling en per medewerker

U ziet de gepresteerde uren in real time, afdeling per afdeling. Wie is aangekomen, wie is in pauze, wie heeft zijn shift beëindigd. Vertragingen en niet-gemelde afwezigheden verschijnen onmiddellijk.

Waarschuwingen voor overuren

Shyfter berekent automatisch de overuren op basis van de regels van uw collectieve arbeidsovereenkomst. Wanneer een medewerker de drempel nadert, ontvangt u een waarschuwing.

Conform blijven aan de wetgeving

PC 118: de implicaties voor uw planningen

Paritair comité 118 (levensmiddelenhandel) regelt de uurregelingen, de rusttijden, het zondagswerk en de overuren voor supermarkten in België. Shyfter integreert deze regels rechtstreeks in de planningsmotor: als een shift een PC 118-regel overtreedt, wordt u gewaarschuwd vóór publicatie.

Zondagswerk en feestdagen

In grote winkelketens zijn zondagswerk en feestdagen gebruikelijk maar onderworpen aan strikte regels: loontoeslagen, inhaalrust, verplichte rotatie. Shyfter berekent automatisch de toeslagen en zorgt voor een eerlijke rotatie.

Automatische export naar het sociaal secretariaat

Alle planning- en prikklokgegevens worden met één klik geëxporteerd naar uw sociaal secretariaat: SD Worx, Securex, Acerta, Liantis en meer dan 50 andere connectoren.

De loonkosten per afdeling beheersen

Opvolging van de verhouding bezetting/omzet per sectie

Shyfter laat u toe de loonkost van elke afdeling in real time te volgen. U weet exact hoeveel uw slagerijdienst op zaterdag kost.

Overbezetting en onderbezetting identificeren

Door planningsgegevens te kruisen met uw verkoopcijfers, identificeert u de tijdslots waar u te veel mensen heeft (onnodige kosten) en die waar u er te weinig heeft (verslechterde klantenservice).

FAQ

Hoe een efficiënte planning aanmaken voor de medewerkers van mijn supermarkt?

Begin door uw planning te structureren per afdeling (kassa, slagerij, stock, enz.) eerder dan per persoon. Bepaal de personeelsbehoeften per tijdslot voor elke sectie. Wijs daarna medewerkers toe op basis van hun vaardigheden en beschikbaarheden. Met een planningssoftware zoals Shyfter kunt u deze planning in enkele minuten aanmaken en van week tot week dupliceren.

Hoe last-minute afwezigheden beheren?

Stel een pool van extras en studenten samen met actuele beschikbaarheden in Shyfter. Bij afwezigheid, stuur een push-melding naar de beschikbare extras voor het betrokken tijdslot. De eerste die accepteert, wordt automatisch aan de planning toegevoegd. Dimona-aangiften worden automatisch gegenereerd.

Voor welke functies in een supermarkt kan Shyfter worden gebruikt?

Shyfter dekt alle functies van een supermarkt: kassamedewerkers, slagers, bakkers, afdelingsverantwoordelijken, bestellingklaarmakers, magazijnmedewerkers, schapvullers, onthaalmedewerkers.

Beheert Shyfter de collectieve arbeidsovereenkomsten voor de grote distributie?

Ja. Shyfter integreert de regels van PC 118 (levensmiddelenhandel in België). De wettelijke beperkingen, rusttijden, toeslagen voor zondagswerk en feestdagen, drempels voor overuren, worden automatisch toegepast bij het aanmaken van de planning.

Kan men de uren exporteren naar SD Worx, Securex of Acerta?

Ja. Shyfter verbindt zich met meer dan 50 sociale secretariaten en salarissoftware, waaronder SD Worx, Securex, Acerta, Liantis, Partena en UCM. De export van gepresteerde uren, overuren en afwezigheden gebeurt met één klik, zonder dubbele invoer.