Verplichte arbeidstijdregistratie 2027 in de grote distributie

Wat de Belgische wet zegt over arbeidstijdregistratie

In 2023 bevestigde het Hof van Justitie van de Europese Unie dat elke lidstaat een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem voor de registratie van de arbeidstijd van elke werknemer moet opleggen. België heeft deze verplichting omgezet in nationale wetgeving, met een progressieve inwerkingtreding die afloopt in 2027.

Concreet moet elke werkgever beschikken over een systeem dat de begin- en eindtijd van elke prestatie, de pauzes en het totaal van de dagelijks en wekelijks gewerkte uren registreert. Dit systeem moet toegankelijk zijn voor de werknemer (die zijn eigen gegevens kan raadplegen) en voor de sociale inspectie.

De wet schrijft geen specifiek type systeem voor. Badgelezer, mobiele app, online software: de keuze is vrij, zolang het systeem betrouwbaar, onvervalsbaar en raadpleegbaar is.

Het doel van de wetgever is tweeledig: werknemers beschermen tegen onbetaalde uren en de sociale inspectie een efficiënt controlemiddel geven. Voor supermarkten formaliseert deze verplichting een praktijk die al in werking zou moeten zijn, maar die veel bedrijven nog beheren met papieren aanwezigheidslijsten of ruwe Excel-bestanden.

Wat dit betekent voor supermarkten

Grote en gevarieerde bezetting

Een gemiddelde supermarkt tewerkstelt 40 à 80 personen, tussen voltijdse medewerkers, deeltijdse medewerkers, flexi-jobbers, studenten en extras. Elk profiel heeft zijn eigen uurregels.

Meerdere departementen

Kassa, slagerij, bakkerij, viswinkel, versafdeling, stock, schapvulling, onthaal: een supermarkt werkt als verschillende ondernemingen onder één dak. De registratie moet idealiter toelaten de tijd per departement te volgen, niet alleen per medewerker.

Brede openingstijden

Supermarkten openen vroeg en sluiten laat, vaak zes à zeven dagen per week. Het systeem moet functioneren van 6u tot 21u zonder onderbreking, ook in het weekend.

Meerdere statuten

In eenzelfde supermarkt coëxisteren arbeidsovereenkomsten van onbepaalde duur, bepaalde duur, flexi-jobbers, studenten, uitzendkrachten en soms gedetacheerde werknemers.

Implementatie-uitdagingen

Welk materiaal kiezen

De opties zijn talrijk: vaste tablet aan de ingang, terminals per afdeling, NFC-badge, QR-code, eigen smartphone. Een enkele tablet aan de ingang creëert wachtrijen bij shiftwisselingen. Meerdere terminals verhogen de kost maar verminderen de wrijving.

Hoe vergissingen bij het inklokken beheren

Elk prikkloksysteem moet voorzien in een mechanisme voor vergissingen. Een medewerker die vergeet in te kloppen bij aankomst moet zijn situatie kunnen rechtzetten, met validatie van de verantwoordelijke. Het systeem moet deze correcties registreren om de traceerbaarheid te garanderen.

Hoe flexi-jobbers en studenten integreren

Gelegenheidswerkers zijn niet altijd vertrouwd met het prikkloksysteem van de winkel. Het proces moet eenvoudig zijn: tijdelijke badge, unieke QR-code, of inklokken via de persoonlijke mobiele app.

Welk budget voorzien

Een prikklok-tablet kost tussen 200 en 500 euro per terminal. Een cloudoplossing zoals Shyfter werkt via een maandelijks abonnement per gebruiker. De kost van niet-conformiteit (boetes, looninhoudingen, RSZ-navorderingen) overstijgt ruimschoots de investering in een conform systeem.

Hoe Shyfter al voldoet aan de verplichting van 2027

Shyfter wacht niet tot 2027 om een volledig registratiesysteem aan te bieden. De prikklokmodule is vandaag beschikbaar en voldoet aan alle voorwaarden van de toekomstige verplichting.

Drie inklokwijzen

• Vaste tablet met NFC-badge of PIN-code: ideaal voor de winkelingang of vaste posten
• Mobiele app met geolocalisatie: perfect voor medewerkers die tussen afdelingen of verkooppunten bewegen
• QR-code per afdeling: economische optie voor gedecentraliseerd inklokken zonder extra materiaal

Betrouwbare en onvervalsbare registratie

Elke inkloking is voorzien van een tijdstempel, geogelokaliseerd en veilig opgeslagen. De gegevens kunnen niet worden gewijzigd zonder een auditspoor achter te laten.

Raadpleging door de werknemer

Elke medewerker kan zijn eigen prikklokgegevens raadplegen via de Shyfter mobiele app. De wet van 2027 vereist deze transparantie, en Shyfter levert ze al.

Integratie planning en prikklok

Het werkelijke voordeel van Shyfter is de integratie tussen de planning en de prikklok. De geplande uren worden in real time vergeleken met de werkelijke uren. Afwijkingen verschijnen automatisch: vertragingen, vroegtijdig vertrek, ongeplande overuren.

Automatische export naar het sociaal secretariaat

De prikklokgegevens worden met één klik geëxporteerd naar uw sociaal secretariaat: SD Worx, Securex, Acerta, Liantis en meer dan 50 andere connectoren via de Shyfter-integraties.

Voorbereidingsplan voor grote winkelketens

2025: audit en systeemkeuze

Maak een inventaris van uw huidige situatie. Hoe registreert u uren vandaag? Wat zijn de zwakke punten? Hoeveel medewerkers zijn betrokken? Evalueer de beschikbare oplossingen.

2025-2026: uitrol en opleiding

Installeer het prikkloksysteem en leid uw teams op. Begin met een pilootafdeling, breid dan geleidelijk uit naar de hele winkel.

2026: optimalisering en integratie

Verbind het prikkloksysteem met uw sociaal secretariaat en uw planningstools. Controleer of de gegevens correct doorkomen: normale uren, overuren, premies, afwezigheden.

2027: volledige conformiteit

Op het moment van inwerkingtreding is uw systeem ingewerkt, uw teams zijn opgeleid en uw gegevens zijn betrouwbaar. U bent klaar voor een eventuele controle van de sociale inspectie.

Vraag een demo aan

Voorziene sancties bij niet-conformiteit

De exacte modaliteiten van de sancties worden gepreciseerd in de uitvoeringsbesluiten. Het ontbreken van een registratiesysteem of een niet-conform systeem stelt de werkgever bloot aan sancties van niveau 2 of 3: administratieve boetes van 400 tot 4.000 euro, vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.

Verband met de Dimona-aangifte

De arbeidstijdregistratie vervangt de Dimona-aangifte niet. De twee verplichtingen bestaan naast elkaar. Een geïntegreerd systeem zoals Shyfter beheert beide: de Dimona wordt automatisch verstuurd bij bevestiging van de shift, en de prikklok registreert de werkelijke uren op de dag van de prestatie.

FAQ

Geldt de verplichte arbeidstijdregistratie 2027 ook voor kleine supermarkten?

Ja. De wet is van toepassing op alle werkgevers, ongeacht hun grootte. Een buurtsuper met 10 medewerkers is onderworpen aan dezelfde verplichtingen als een hypermarkt met 200 personen.

Voldoen Excel of papieren registers aan de wet?

In theorie schrijft de wet geen digitaal systeem voor. Maar in de praktijk voldoet een Excel-bestand of papieren register niet aan de criteria van betrouwbaarheid en onvervalsbaarbaarheid. De sociale inspectie geeft de voorkeur aan digitale systemen met een auditspoor.

Wat kost de conformiteit voor een supermarkt?

Een oplossing zoals Shyfter, die planning, prikklok en Dimona combineert in één platform, kost aanzienlijk minder dan aparte systemen. De terugverdientijd is snel dankzij de vermindering van loonfouten en administratieve tijd.