Seizoensplanning voor hotels
In het kort: seizoensgebondenheid is de structurele uitdaging van elk hotel. Hotels aan de kust pieken in de zomer, de Ardennen in de winter en tijdens brugdagen, stadshotels volgen de zakelijke en culturele evenementen. Tussen hoog- en laagseizoen schommelt de bezetting sterk. Deze gids behandelt de seizoensplanning: de noden voorzien, seizoenskrachten aanwerven, de mix van contracten beheren en de kosten in het laagseizoen optimaliseren. Shyfter stemt uw planning af op elke periode van het jaar.
Seizoenen in Belgische hotels: heel verschillende realiteiten
Niet elk hotel kent dezelfde seizoenen. Een hotel in Oostende en een hotel in Brussel hebben niet dezelfde pieken, niet dezelfde dalen en niet dezelfde hefbomen voor flexibiliteit. Uw eigen seizoensprofiel begrijpen is de eerste stap naar een planning die het hele jaar standhoudt.
Hotels aan de kust: de zomerpiek
De Belgische kust kent haar hoogste bezetting van half juni tot half september, met een piek in juli en augustus. In het laagseizoen ligt de bezetting een stuk lager. De weekends in de lente (Pasen, brugdagen in mei) zorgen voor kleinere tussentijdse pieken.
Voor een hotel aan de kust is het verschil in bezetting tussen laag- en hoogseizoen groot. Housekeeping is de afdeling die het sterkst schommelt: een klein team op een winterse weekdag, een veelvoud daarvan in volle zomer.
De Ardennen en het groene toerisme: winter en brugdagen
Hotels in de Ardennen kennen twee grote pieken: de kerst- en nieuwjaarsvakantie en de brugdagen in mei en juni. De zomer is een tussenseizoen (gezinstoerisme), terwijl januari tot maart en oktober tot november de rustigste periodes zijn.
Typisch voor de Ardennen is het grote verschil tussen week en weekend, ook in het laagseizoen. Wandelweekends in de lente en de herfst zorgen voor pieken die u moet voorzien.
Stadshotels: een gelijkmatiger profiel
Brussel, Antwerpen, Gent en Luik hebben een regelmatiger profiel, gedragen door zakentoerisme (maandag tot donderdag) en cultureel toerisme (weekends). De dalen vallen in augustus (bouwverlof en vakantie van de bedrijven) en tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
Grote evenementen (beurzen, congressen, concerten, wedstrijden) zorgen voor kortstondige en onvoorspelbare pieken. De planning moet een volgeboekt weekend gevolgd door een rustige week kunnen opvangen, zonder te veel of te weinig personeel.
Congres- en evenementenhotels
Deze hotels hangen rechtstreeks af van hun evenementenkalender. Een congresweekend met 200 deelnemers zet alle middelen in. De week daarna, zonder evenement, draait het hotel op een laag pitje. De planning gebeurt per evenement, met noden die van week tot week sterk verschillen.
De noden voor het seizoen voorzien
De historiek van de bezetting analyseren
Analyseer eerst de bezetting van de voorbije 2 tot 3 jaar, week per week. Zo ziet u terugkerende patronen: weken die altijd druk zijn, weken die altijd rustig zijn, en de overgangsperiodes.
Leg die gegevens naast de werkelijke bezetting aan personeel per week. Zo ziet u periodes met te veel personeel (onnodige kost) en te weinig personeel (minder goede service). Dat is de basis van uw seizoensplanning.
Een personeelsplan per seizoen opstellen
Bepaal voor elke afdeling drie niveaus:
- Minimale bezetting (laagseizoen): het strikt nodige om de basisservice te verzekeren
- Standaardbezetting (tussenseizoen): de normale werking bij een gemiddelde bezettingsgraad
- Maximale bezetting (hoogseizoen): de volledige capaciteit om een (bijna) volgeboekt hotel op te vangen
Een fictief voorbeeld voor een hotel van 80 kamers:
- Receptie: 5 mensen in het laagseizoen, 6 in het tussenseizoen, 8 in het hoogseizoen
- Housekeeping: 4 in het laagseizoen, 7 in het tussenseizoen, 12 in het hoogseizoen
- Keuken: 3 in het laagseizoen, 5 in het tussenseizoen, 8 in het hoogseizoen
- Bar: 1 in het laagseizoen, 2 in het tussenseizoen, 3 in het hoogseizoen
De wervingskalender
Bereid de werving van seizoenskrachten 2 tot 3 maanden voor het hoogseizoen voor. In de praktijk:
- Februari en maart: werving voor het zomerseizoen (kust)
- September en oktober: werving voor het winterseizoen (Ardennen, eindejaarsfeesten)
- Het hele jaar door: uw pool van extra’s opbouwen en onderhouden
De contracten voor seizoenskrachten
Het contract van bepaalde duur
Het contract van bepaalde duur is het klassieke kader voor seizoenskrachten. Onder PC 302 gelden voor dat contract dezelfde loonschalen en arbeidsvoorwaarden als voor een vast contract. Het contract moet schriftelijk worden opgemaakt voordat de medewerker begint, met vermelding van de duur.
Let op bij opeenvolgende contracten van bepaalde duur: na een bepaald aantal verlengingen kan het contract als een contract van onbepaalde duur worden beschouwd. Vraag uw sociaal secretariaat naar de precieze grenzen.
Extra’s
Het statuut van extra (maximaal 2 opeenvolgende dagen) past bij kortstondige pieken: een druk weekend, een speciaal evenement. Het past niet bij een hoogseizoen van drie maanden. Voor een volledig seizoen is het contract van bepaalde duur het juiste kader.
Jobstudenten
Jobstudenten zijn een belangrijke bron van personeel in het zomerseizoen (schoolvakantie). Een studentenovereenkomst geeft recht op verlaagde sociale bijdragen zolang de student binnen zijn jaarlijkse studentencontingent blijft. De uren opvolgen is cruciaal in het hoogseizoen, want een student kan in twee maanden heel wat uren presteren.
Meer uren voor deeltijdse medewerkers
Kijk voordat u seizoenskrachten aanwerft eerst of uw deeltijdse medewerkers in het hoogseizoen meer uren willen werken. Dat is vaak de eenvoudigste en goedkoopste oplossing: geen werving, geen opleiding, mensen die het hotel en zijn normen al kennen.
De overgang van laag- naar hoogseizoen
Seizoenskrachten opleiden voor de drukte begint
De grootste fout in een seizoenshotel: aanwerven op de eerste dag van het hoogseizoen en de nieuwkomers meteen op de vloer zetten. Gevolg: een minder goede service, fouten na fouten en stress voor het vaste team, dat tegelijk moet opleiden en werken.
Voorzie een opleidingsweek voor het begin van het hoogseizoen. Seizoenskrachten leren de normen van het hotel, het PMS, de procedures van housekeeping en de regels van de bediening. Die investering betaalt zich vanaf de eerste week van het hoogseizoen terug.
Geleidelijk opschalen
Het hoogseizoen begint niet van de ene dag op de andere. De eerste weken ligt de bezetting vaak nog lager voordat ze piekt. Gebruik die geleidelijke opbouw om seizoenskrachten te laten inwerken: eerst samen met een vaste medewerker, daarna zelfstandig wanneer de drukte toeneemt.
De seizoensplanning tijdig communiceren
Publiceer de planning voor het hoogseizoen zo vroeg mogelijk. Seizoenskrachten hebben, net als vaste medewerkers, duidelijkheid nodig om zich te organiseren. Een planning die 3 tot 4 weken vooraf het hele hoogseizoen schetst (ook al wordt ze wekelijks bijgestuurd), geeft een geruststellend kader.
Het laagseizoen optimaliseren
Verlof bundelen
Het laagseizoen is het ideale moment voor het verlof van het vaste personeel. Plan de jaarlijkse vakantie, de inhaalrust voor overuren en opleidingen in die periodes. Zo daalt de bezetting zonder impact op de service en is het team uitgerust voor het hoogseizoen.
Minder uren, niet minder mensen
In plaats van in het laagseizoen te ontslaan (duur en ontwrichtend), vermindert u beter de uren van deeltijdse medewerkers en bundelt u de shifts. Een housekeepingteam met enkele mensen volstaat wanneer het hotel weinig bezet is.
Het laagseizoen benutten voor werken en opleidingen
Het laagseizoen is ook het moment voor:
- Renovatiewerken (kamers buiten gebruik zonder financiële impact)
- Interne opleidingen (nieuwe procedures, een nieuwe tool, opfrissing)
- Grondig onderhoud (kamers grondig poetsen, preventief onderhoud)
- De voorbereiding van het volgende seizoen (werving, planning)
De loonkost per seizoen
Een budget per seizoen
Het loonbudget van een seizoenshotel kunt u niet berekenen op basis van een jaargemiddelde. De loonmassa in het hoogseizoen ligt een stuk hoger dan in het laagseizoen. Uw budget moet die realiteit weerspiegelen, met reserves voor de pieken.
Loonkost ten opzichte van de RevPAR
Volg de verhouding tussen loonkost en RevPAR week per week op. In het hoogseizoen stijgen de inkomsten sneller dan de loonkosten. In het laagseizoen verslechtert de verhouding, omdat de vaste kosten (het vaste personeel) over minder verhuurde kamers worden verdeeld.
Het doel is een stabiele verhouding over het hele jaar, waarbij een minder goed laagseizoen wordt gecompenseerd door een beter hoogseizoen.
De seizoensplanning digitaliseren
Een tool die meebeweegt met de bezetting
Met Shyfter stemt u de bezetting af op de verwachte bezettingsgraad. Stijgen de reservaties, dan signaleert de tool welke afdelingen onderbemand zijn en contacteert u de beschikbare extra’s en seizoenskrachten rechtstreeks vanuit de app.
Uw pool van seizoenskrachten beheren
Uw pool van seizoenskrachten en extra’s staat in Shyfter, met hun vaardigheden, beschikbaarheden en historiek. Van het ene seizoen op het andere vindt u de seizoenskrachten terug die goed presteerden en contacteert u hen eerst.
De seizoensuren opvolgen
Met een digitale tijdsregistratie per afdeling volgt u de uren in realtime op. U ziet meteen of een afdeling het geplande urenbudget overschrijdt en stuurt bij voor het einde van de week.
FAQ
Hoe lang vooraf werft u seizoenskrachten aan voor een hotel?
Begin 2 tot 3 maanden voor het hoogseizoen met de werving. Voor een hotel aan de kust betekent dat: zoeken in februari en maart voor een seizoen dat in juni begint. Voorzie een opleidingsweek voor de drukte. De beste seizoenskrachten zijn vaak al vroeg in de lente vergeven. Wacht u tot mei, dan werft u de overblijvende profielen aan, vaak met minder ervaring. Contacteer eerst de seizoenskrachten van vorige jaren die goed werk leverden.
Hoe beperkt u de kosten in het laagseizoen zonder dat de service eronder lijdt?
Laat het vaste personeel zijn jaarlijkse vakantie bij voorkeur in het laagseizoen nemen. Verminder de uren van deeltijdse medewerkers in plaats van dure ontslagen. Pas de openingsuren van bijkomende afdelingen (spa, bar) aan de werkelijke vraag aan. Gebruik die periode voor opleidingen, grondig onderhoud en de voorbereiding van het volgende seizoen. Volg de verhouding tussen loonkost en RevPAR wekelijks op om ontsporingen te zien.
Hoe vangt u kortstondige pieken (evenementen, brugdagen) buiten het hoogseizoen op?
Houd het hele jaar een pool van beschikbare extra’s aan, niet alleen in het hoogseizoen. Voor brugdagen en voorspelbare evenementen (Pasen, 1 mei, lokale festivals) plant u de versterking 3 tot 4 weken vooraf in. Met Shyfter contacteert u uw pool van extra’s met één klik en bevestigt u snel wie beschikbaar is. Voor onverwachte pieken (een groepsreservatie op het laatste moment) is de reactiesnelheid van uw pool uw beste troef.
