Hacer un cuadrante de turnos online gratis: ejemplo relleno y límites reales

Son las once de la noche del jueves y el cuadrante de la semana que viene sigue sin salir. Abres una hoja de cálculo, pintas tres colores, y a los diez minutos ya no sabes si Rocío libra el sábado o el domingo. De ahí sale la búsqueda que te ha traído hasta aquí: hacer un cuadrante de turnos online gratis, sin instalar nada, sin pagar nada, y que el equipo lo vea desde el móvil.

Se puede. Pero conviene saber dónde acaba lo gratuito, porque no acaba donde casi todo el mundo cree.

¿Qué significa hacer un cuadrante de turnos online gratis?

Detrás de esa frase hay tres cosas distintas metidas en el mismo saco. Online quiere decir que vive en el navegador y que se comparte con un enlace, sin archivos que viajen por correo. Gratis quiere decir sin tarjeta. Y cuadrante de turnos quiere decir la rejilla de quién entra, quién sale y quién libra.

Las tres se consiguen sin pagar. El problema es otro.

Lo que vemos en el día a día es que ninguna de las herramientas gratuitas cobra por *montar* el cuadrante. Cobran, en tiempo tuyo, por *cambiarlo*. Montar la rejilla de una plantilla de ocho personas lleva cuarenta minutos la primera vez y quince las siguientes. Cambiar un turno el domingo por la mañana, avisar a las dos personas afectadas, comprobar que el cambio no rompe un descanso y dejar constancia de quién aceptó qué: ahí se va la tarde. Esa es la parte que el enlace compartido no cubre.

Y hay una confusión que sale cara, así que mejor despejarla antes de seguir: un cuadrante es una previsión, no un registro. Son dos documentos con dos funciones legales distintas. Volvemos a esto más abajo.

¿Cuáles son las tres vías reales y qué cuesta cada una?

En la práctica sólo existen tres maneras de sacar un cuadrante online sin poner dinero encima de la mesa. Ninguna es mala. Cada una se rompe en un sitio diferente.

La hoja de cálculo online gana en flexibilidad y pierde en control de versiones. El PDF gana en claridad y pierde en cuanto alguien se pone enfermo. La herramienta gana en avisos y pierde en autonomía, porque tarde o temprano hay que decidir si se paga.

Si lo tuyo es la primera vía, tenemos una recopilación de plantillas de Excel para turnos de trabajo gratis que puedes subir a Drive y tener online en dos minutos. Es el atajo más rápido para empezar.

Un cuadrante relleno de verdad: cafetería de Ruzafa, 98 horas de apertura

Un artículo sobre cuadrantes sin un cuadrante es una carta de intenciones. Aquí va uno real, con los números hechos.

Cafetería del barrio de Ruzafa, en Valencia. Abre de 7:00 a 21:00, los siete días. Eso son 14 horas de apertura diaria y 98 horas a la semana. Dos turnos de ocho horas cubren el día entero con solape en la hora punta del mediodía: mañana de 7:00 a 15:00, tarde de 13:00 a 21:00. El solape de 13:00 a 15:00 es el que aguanta las comidas.

Dos personas al día por siete días son 14 turnos semanales, es decir 112 horas de trabajo. Divide 112 entre las 40 horas semanales de jornada máxima del artículo 34.1 del Estatuto de los Trabajadores y salen 2,8 contratos. No existe el 0,8 de persona, así que la plantilla real es de dos jornadas completas y una de 32 horas.

Copia esa rejilla tal cual y ya tienes el esqueleto. Cada columna tiene su mañana y su tarde, nadie encadena dos turnos el mismo día, y los descansos van seguidos: Marta libra jueves y viernes, Iván sábado y domingo, Rocío de lunes a miércoles. El artículo 37.1 pide día y medio ininterrumpido a la semana y aquí todos tienen dos días enteros.

Ahora mira el hueco. Rocío cierra el domingo a las 21:00 y Marta abre el lunes a las 7:00: son personas distintas, así que no hay problema. Pero si el domingo por la mañana Rocío avisa de que no viene y Marta le cubre la tarde, Marta terminaría a las 21:00 del domingo y entraría a las 7:00 del lunes. Diez horas de descanso, cuando el artículo 34.3 exige doce. Y además Marta se plantaría en 48 horas esa semana.

Ese es el cambio que hunde los cuadrantes online gratuitos. No te avisa nadie. La celda se deja pintar.

¿Un cuadrante online gratis vale como registro de jornada?

No, y es la pregunta que más nos llega por este tema.

El artículo 34.9 del Estatuto, tras el Real Decreto ley 8/2019, obliga a registrar la jornada diaria de cada persona con hora concreta de inicio y de fin, y a conservar esos registros cuatro años. El cuadrante dice lo que *iba a pasar*. El registro dice lo que *pasó*. Si Iván entró a las 13:10 porque el metro iba tarde, el cuadrante sigue diciendo 13:00 y el registro tiene que decir 13:10.

Un inspector que pide el registro y recibe una hoja de cálculo con la previsión del mes no da el trámite por cumplido. La infracción va por el artículo 7.5 de la LISOS, grave, con una horquilla de 751 a 7.500 EUR, y se cuenta por centro de trabajo, no por persona. Una cafetería de tres empleados arranca en el mismo suelo de 751 EUR que una cadena.

No es teórico. La Inspección de Trabajo cerró 2025 con 9.097 actuaciones específicas sobre registro de jornada, 1.869 infracciones levantadas y 2,99 millones de euros en sanciones. Sale una media que ronda los 1.600 EUR por acta, lo que indica que la mayoría cayó en estructuras pequeñas.

Conviene añadir un matiz, porque circula mucho ruido: el real decreto que obligaría al registro horario digital sigue sin publicarse en el BOE a 17 de septiembre de 2026. El Consejo de Estado emitió su dictamen el 23 de marzo de 2026 y el texto volvió a reescritura. Lo que ya está en vigor, y lleva desde 2019, es la obligación de registrar. Esperar al decreto para empezar no es una estrategia.

Si quieres el detalle completo de la norma, lo desarrollamos en la guía de control horario.

Dónde se rompe lo gratis: el cambio de última hora

Una cadena de tres panaderías de Sevilla nos contaba el caso exacto. La encargada mantenía tres pestañas en una hoja compartida, una por tienda, diecinueve personas en total. El cuadrante salía bien. Lo que no salía era el resto.

Un cambio implicaba abrir la pestaña, editar dos celdas, hacer captura de pantalla, mandarla al grupo de la tienda, esperar a que las dos personas confirmaran y volver a la hoja para dejar el color correcto. Multiplicado por los cinco o seis cambios que trae una semana normal en hostelería, y por tres tiendas.

Nadie se queja del montaje. Todo el mundo se quema en la propagación.

• El enlace no avisa. Una hoja compartida cambia en silencio; si la persona no la abre, no se entera.
• No queda rastro de quién aceptó. Cuando alguien no aparece, la discusión es sobre si lo vio o no, y no hay nada que enseñar.

Esos dos puntos marcan la frontera entre una hoja online y una herramienta de planificación online. La segunda manda la notificación y guarda quién la aceptó. Y bloquea el turno que deja a alguien con menos de doce horas de descanso, antes de que llegues a guardarlo. Es la misma rejilla, con un aviso detrás.

Si prefieres profundizar en cómo se construye la rejilla antes de decidir herramienta, la guía de cuadrante de turnos cubre la parte de diseño.

Cómo montarlo en veinte minutos

Empieza por las horas de apertura, no por las personas. Suma las horas que el local tiene que estar cubierto en la semana, decide cuántas personas hacen falta a la vez en cada tramo, y sólo entonces reparte. Es el orden que evita el cuadrante que cuadra en la hoja y no cuadra en la barra.

Después fija los descansos antes que los turnos. Bloquea los días libres de cada persona en la rejilla, en gris, y rellena lo que queda. Cuesta lo mismo y te ahorra rehacerlo.

Y guarda una regla en la cabeza al hacer cualquier permuta: mira la hora de salida del día anterior y la de entrada del siguiente. Si la resta baja de doce, el cambio no vale, por mucho que las dos personas estén de acuerdo. En Shyfter lo vemos cada semana; es, de largo, el error más repetido cuando un cuadrante se gestiona a mano.

¿Quieres ver cómo queda tu cuadrante real, con tu plantilla y tus horarios, antes de decidir nada? Pide una demostración gratuita de Shyfter y lo montamos contigo sobre tus propios datos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo hacer un cuadrante de turnos online gratis para siempre?

Para montarlo, sí: una hoja de cálculo en el navegador no caduca y no cuesta nada. El límite no es el precio, es el volumen de cambios. A partir de unas diez personas o de dos centros, el tiempo que se va en avisar y confirmar cada permuta supera con creces lo que cuesta una herramienta.

¿El cuadrante sirve para cumplir con el registro de jornada?

No. El cuadrante es la previsión y el registro es lo que ocurrió de verdad, con hora de inicio y fin reales de cada persona. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige el segundo y obliga a conservarlo cuatro años. Presentar el cuadrante ante una inspección no cubre esa obligación.

¿Cuántas personas necesito para cubrir catorce horas de apertura los siete días?

Con dos turnos de ocho horas y solape al mediodía salen 112 horas de trabajo semanales. Divididas entre las 40 horas de jornada máxima, son 2,8 contratos: en la práctica, dos jornadas completas y una de 32 horas. Si añades un tercer turno o refuerzo en fin de semana, recalcula partiendo siempre de las horas de apertura.

¿Qué pasa si un cambio de turno deja a alguien con menos de doce horas de descanso?

Es una irregularidad aunque la persona acepte el cambio de buena gana. El artículo 34.3 fija doce horas entre el final de una jornada y el inicio de la siguiente, y no es renunciable por acuerdo entre las partes. Lo más habitual es el encadenado tarde y mañana: salida a las 21:00 y entrada a las 7:00 deja diez horas.