Programa para hacer horarios de trabajo en un restaurante: cómo elegir bien

Domingo, once y media de la noche. La caja está cuadrada, la cocina limpia, y al encargado todavía le queda montar el horario de la semana siguiente sobre una hoja de cálculo que arrastra desde hace tres años. Al día siguiente, alguien avisa de que no puede hacer el partido del jueves y todo el tablero se cae. Un programa para hacer horarios de trabajo en un restaurante sirve exactamente para eso: para que ese domingo por la noche deje de formar parte del trabajo.

Esta guía no va de listar funcionalidades bonitas. Va de qué mirar antes de firmar, qué cuesta de verdad seguir haciéndolo a mano, y qué se rompe cuando el software elegido no entiende cómo funciona una sala.

¿Qué tiene que resolver un programa para hacer horarios de trabajo en un restaurante?

Un restaurante no planifica como una oficina. Ni siquiera como una tienda. Aquí la carga de trabajo se concentra en dos ventanas de dos horas, la plantilla mezcla contratos indefinidos, parciales y extras, y el convenio que manda no es el estatal sino el provincial de hostelería.

Concretamente, hay cinco cosas que un programa genérico no suele saber hacer y que en restauración se notan la primera semana.

La primera es la jornada partida. Cerrar el pase de comidas a las 16.30 y volver a las 20.00 no es un turno de ocho horas, son dos turnos con un corte en medio, y cada uno tiene sus implicaciones de descanso y de plus. El artículo 34.3 del Estatuto de los Trabajadores exige 12 horas de descanso entre el final de una jornada y el inicio de la siguiente. Si su equipo termina de recoger a las 00.30 y entra a las 12.00, ahí faltan treinta minutos. Es la infracción más silenciosa que existe en hostelería, y una hoja de cálculo no le va a avisar nunca. Nosotros lo vemos en cuanto abrimos el histórico de un restaurante nuevo.

La segunda es el pico. Necesita tres personas en barra el viernes a las 21.00 y una a las 17.00, y el programa tiene que dejarle planificar por franjas de media hora, no por turnos rígidos de mañana y tarde.

Después está el reparto entre cocina y sala. Son dos equipos con lógicas distintas, con competencias que no se intercambian, y la planificación tiene que respetar que un ayudante de cocina no cubre una posición de pase. Un buen programa gestiona puestos, no solo nombres.

El cuarto punto es el registro horario. Desde el Real Decreto-ley 8/2019, recogido en el artículo 34.9 del Estatuto, todas las empresas están obligadas a registrar la jornada diaria de cada persona y a conservar esos registros durante cuatro años. No es una recomendación. La Inspección de Trabajo lo trata como infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS, con multas que van de 751 a 7.500 € por centro de trabajo. Un restaurante con dos locales puede recibir dos sanciones.

Y el quinto, el que más dinero mueve: la conexión con la nómina. Si la planificación y el fichaje viven en el mismo sitio, el cierre de mes se convierte en un export. Si viven separados, alguien vuelve a teclear horas en una plantilla y a enviarla por correo a la gestoría. Ahí es donde aparecen los errores que luego se descubren en la nómina de julio.

Los criterios que separan un buen programa de una hoja de cálculo cara

Hay mucho software que en la demo parece perfecto y en el segundo mes ya nadie abre. La diferencia casi nunca está en la lista de funciones; está en si el equipo de sala lo usa desde el móvil un sábado a las nueve de la noche.

Esta es la tabla que damos a los restauradores que nos piden ayuda para comparar propuestas.

Los dos criterios que más pesan a medio plazo son el control de descansos y el coste en vivo. El primero le evita una sanción. El segundo cambia la forma de decidir: cuando ve que añadir esa cuarta persona el martes sube el coste del servicio un 14 %, la conversación con el jefe de sala es otra.

¿Cuánto cuesta un programa para hacer horarios de trabajo en hostelería?

La pregunta correcta no es cuánto cuesta el software. Es cuánto cuesta no tenerlo. Y ese número casi nadie lo ha calculado.

Tomemos un caso concreto. Un asador de 90 cubiertos en Zaragoza, 14 personas en plantilla entre cocina y sala, abierto de martes a domingo. El encargado dedica unas cuatro horas semanales a montar el cuadrante y otras dos a rehacerlo cuando alguien cambia. Seis horas por semana. Cincuenta y dos semanas al año.

Los precios por hora son un coste empresa aproximado para hostelería; ajuste las cifras a su convenio y su estructura. El orden de magnitud, sin embargo, se repite en casi todos los restaurantes que auditamos: entre siete y doce mil euros al año enterrados en tareas que un programa resuelve en segundo plano.

Segundo ejemplo, esta vez con varios locales. Una cadena de tres cafeterías en Sevilla, 32 personas en total, con tres encargados que planifican cada uno su local. Tres horas semanales por encargado son nueve horas a la semana, 468 al año. Y ninguno de los tres ve la plantilla de los otros dos, así que cuando falta alguien en Nervión no se puede cubrir con la persona de Triana que ese día libra. Ese coste de oportunidad no aparece en ninguna tabla, pero se paga en horas extra.

En cuanto al precio del software en sí, el mercado español factura casi siempre por empleado y mes, con un mínimo de facturación. Lo importante es mirar qué entra en la tarifa: hay proveedores que cobran el fichaje aparte, y otros que facturan por local. Puede ver el detalle de nuestras tarifas por empleado sin tener que pedir presupuesto.

Excel, app genérica o software de hostelería: qué cambia de verdad

Excel no es el enemigo. Para un bar de cuatro personas con horarios fijos, una hoja de cálculo bien montada aguanta perfectamente. El problema aparece cuando el negocio crece, cuando hay rotación, o cuando llega la primera inspección.

La app genérica es la trampa más habitual. Funciona muy bien para un equipo de veinte comerciales con horario de oficina y se hunde en cuanto le mete un turno partido, un festivo de convenio y tres extras contratados para un banquete del sábado. En Shyfter vemos llegar cada mes a restaurantes que vienen de una de esas herramientas: no la abandonan porque falle, la abandonan porque el encargado terminaba corrigiendo a mano lo que el programa había planificado mal.

Si quiere profundizar en la parte sectorial, tenemos una guía específica sobre software de planificación para restaurantes y otra sobre las jornadas partidas en restauración, que es donde más dudas legales surgen.

¿Cómo implantarlo sin parar el servicio?

Nadie puede cerrar dos días para migrar una planificación. La buena noticia es que no hace falta. La implantación que mejor funciona es la que empieza pequeña y avanza por capas.

Este es el orden que recomendamos después de acompañar cientos de aperturas de cuenta en hostelería:

• Semana 1. Cargar la plantilla, los puestos y las reglas del convenio provincial aplicable. Solo eso. Nada de fichaje todavía.
• Semana 2. Montar el cuadrante base de una semana tipo y publicarlo en paralelo al Excel, para comparar.
• Semana 3. Dar de alta al equipo en la app y dejar de mandar el horario por mensajería. Este es el punto de no retorno, y el que más resistencia genera.
• Semana 4. Activar el fichaje y empezar a comparar horario previsto con horario real.
• Mes 2. Conectar el export a la gestoría y abandonar la plantilla de horas.

El error clásico es hacerlo todo el mismo lunes. Cuando cambia planificación, fichaje y proceso de nómina a la vez, cualquier incidencia se vuelve imposible de diagnosticar y el equipo pierde la confianza en la herramienta.

Otro punto, y este es de terreno: forma primero a la persona que más se resiste. Si la jefa de sala con quince años en la casa entiende la app y la defiende, el resto del equipo la adopta en una semana. Si empieza por los que ya usarían cualquier cosa, la fractura se queda instalada.

La configuración del convenio merece su propia sesión. Cada provincia fija su jornada anual, sus pluses de nocturnidad y sus reglas de festivos, y ninguna se parece del todo a la de al lado. Antes de la primera publicación, tenga a mano el texto del convenio de hostelería que le aplica y marca los artículos de distribución de jornada.

Los errores que más vemos en los restaurantes

El primero es elegir por precio. Una diferencia de un euro por empleado y mes en una plantilla de 15 personas son 180 € al año. Una sola sanción por registro horario incorrecto empieza en 751 €, y una nómina mal calculada durante seis meses cuesta bastante más que eso.

El segundo es no involucrar a la cocina. La planificación suele diseñarla la sala, y luego la cocina descubre que su rotación no está contemplada. Cuando eso pasa, el jefe de cocina mantiene su propia hoja aparte y vuelves a tener dos fuentes de verdad.

El tercero, más sutil, es confundir planificar con controlar. Un programa que solo publica horarios no le dice nada sobre lo que ocurrió de verdad. La diferencia entre las horas previstas y las horas fichadas es la métrica que más rápido paga la inversión, y necesita que planificación y control horario y fichaje estén en el mismo sistema. Y ojo con las horas extra: el artículo 35.2 del Estatuto fija un máximo de 80 al año por persona, un techo que en temporada alta se supera sin que nadie lleve la cuenta.

Y el cuarto: publicar tarde. El artículo 34.2 del Estatuto establece un preaviso mínimo de cinco días para los cambios derivados de la distribución irregular de la jornada, y muchos convenios de hostelería son más exigentes. Publicar el cuadrante el sábado para el lunes no solo genera conflictos con el equipo; puede ser directamente sancionable.

Si está valorando dar el paso, nuestro módulo de gestión y planificación de horarios cubre la parte de cuadrantes, jornada partida, puestos y coste en vivo, y se conecta con el fichaje y con la preparación de la nómina en el mismo entorno.

¿La forma más rápida de saber si encaja con su restaurante? Traer su cuadrante actual a una sesión de treinta minutos y montarlo delante. Pide una demo gratuita y lo vemos con sus turnos reales, no con datos de ejemplo.

Preguntas frecuentes

¿Un programa para hacer horarios de trabajo cumple con el registro horario obligatorio?

Solo si incluye fichaje, no basta con publicar cuadrantes. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar la jornada efectiva de cada persona, día a día, y a conservar esos registros durante cuatro años. Un programa que planifica pero no registra el horario real deja la obligación sin cubrir. Compruebe siempre que el fichaje esté incluido y que los datos se puedan exportar en caso de inspección.

¿Sirve el mismo programa para varios restaurantes?

Sí, siempre que gestione multicentro de verdad. Eso significa un único panel para todos los locales, personal que puede rotar entre ellos sin duplicar fichas, y permisos distintos para cada encargado. Hay herramientas que obligan a abrir una cuenta por restaurante, y en ese caso pierde justo lo que buscaba: poder cubrir una baja en un local con alguien que libra en otro.

¿Cuánto tarda un restaurante en tener el programa en marcha?

Con una plantilla de menos de treinta personas, entre dos y cuatro semanas hasta el uso diario completo. La primera semana se va en cargar el equipo y configurar el convenio provincial; la publicación del primer cuadrante real suele llegar en la segunda. El fichaje se activa después, cuando el equipo ya consulta su horario desde el móvil sin preguntar.

¿Y si mi equipo no quiere usar una app?

Es la objeción más frecuente y casi siempre se desactiva sola en quince días. La clave está en el orden: empiece por que la app sirva para consultar el horario y pedir cambios, que es lo que le interesa al equipo, y deja el fichaje para después. Cuando alguien comprueba que puede ver su turno del sábado desde la cama en lugar de llamar al encargado, la resistencia desaparece.

Fuentes

• Real Decreto Legislativo 2/2015, Estatuto de los Trabajadores, arts. 12.4, 34 y 35 (BOE-A-2015-11430)
• Real Decreto-ley 8/2019, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo (BOE-A-2019-3481)
• Real Decreto Legislativo 5/2000, LISOS, arts. 7.5 y 40.1.b (BOE-A-2000-15060)