Impulsar la Productividad de los Empleados a través de una Gestión Efectiva del Tiempo de Trabajo
La productividad y la eficiencia de los empleados son esenciales para el éxito de una empresa. Aunque la tecnología suele presentarse como la solución para lograr el éxito, el papel humano sigue siendo primordial. Por ello, una herramienta de cálculo de la productividad siempre debe considerar al empleado, su tiempo de trabajo y su realización profesional para obtener una visión precisa del rendimiento de la empresa.
¿Por qué se habla de productividad de los empleados en el trabajo?
La productividad es un estudio que examina la cantidad de trabajo realizado por los empleados en un tiempo determinado. Tiene en cuenta, por ejemplo, el número de piezas producidas en un día por un equipo. La cifra obtenida puede entonces:
- Relacionarse y procesarse con el volumen de negocio conseguido o el beneficio de la empresa;
- Utilizarse para determinar los plazos de entrega;
- Integrarse en el cálculo del ritmo de los empleados;
- Analizarse para conocer todo sobre la competitividad de la empresa.
Dado que también se habla del factor humano en el éxito de la empresa, es a partir de los resultados de la empresa que esta puede implementar una estrategia para mejorar la productividad de los empleados.
Motivar a los equipos para mejorar la productividad
El trabajo en cadena de montaje ha sido durante mucho tiempo una señal de ritmos infernales donde el capataz no se preocupaba por sus equipos, que a veces trabajaban hasta el agotamiento. Hoy en día, afortunadamente, las cosas son muy diferentes gracias a:
- La llegada de la tecnología a las plantas de producción;
- La legislación laboral que regula tanto el ritmo de producción;
- La gestión obligatoria del tiempo de trabajo.
Si nos fijamos en la gestión del tiempo de trabajo y la relacionamos con la productividad de la empresa, veremos que muchos factores internos pueden mejorarla cuidando al mismo tiempo la calidad de la vida laboral que, en consecuencia, interfiere con la motivación del equipo.
Hoy pueden implementarse varias estrategias para aumentar la productividad de los empleados dentro de la empresa. Mientras que algunas se refieren a la presencia de equipos de alta tecnología o software profesional que simplifica el día a día de los empleados, otras están más relacionadas con las personas. Aquí es donde hablamos de la motivación del equipo y la evaluación positiva de su papel en el corazón de los servicios.
Medir la productividad en relación con el bienestar de los empleados
La productividad depende del sector de actividad. La gestión del tiempo de trabajo, los niveles de satisfacción de los empleados y su implicación en su vida profesional diaria contribuyen, por supuesto, a medir su motivación. Esto también afecta a su propensidad a colaborar más hacia una mayor productividad y el éxito de la empresa.
Esta motivación del equipo integra así el bienestar en el trabajo. Por ello, el departamento de recursos humanos lo estudia periódicamente, ya que puede variar en función de:
- La carga de trabajo;
- Los objetivos a alcanzar;
- Las relaciones entre empleados;
- Las relaciones con la dirección;
- Los importes salariales;
- Los beneficios extrasalariales;
- La gestión del tiempo de trabajo y las vacaciones.
Una disminución de la productividad tiene un impacto directo en la rentabilidad de la estructura. También puede ser una señal de un disfuncionamiento interno en la gestión del tiempo de trabajo, más allá de que algunas máquinas estén averiadas o envejecidas o de que el software ya no sea adecuado.
Es impensable dejar que la empresa sufra una pérdida de competitividad por una disminución de la motivación o una gestión desordenada de las horas de trabajo, sin arriesgarse a ponerla en peligro. El papel de la dirección y del departamento de recursos humanos es, por tanto, tomar medidas correctivas antes de que los empleados se vean demasiado afectados.
La falta de motivación y la inexistente gestión del personal suelen conllevar ausencias regulares o retrasos de los empleados. Esto puede llegar a empujarles a abandonar su puesto y aumentar así la tasa de rotación del personal. Por tanto, es deber de la empresa:
- Identificar los problemas internos;
- Anticiparse a determinadas acciones para los empleados;
- Garantizar que cada persona se sienta lo mejor posible en su puesto;
- Realizar entrevistas individuales periódicas;
- Contar con una política óptima de gestión de personal.
10 puntos para optimizar la gestión del tiempo de trabajo
Podemos identificar 10 puntos útiles para el departamento de recursos humanos con el fin de optimizar la gestión del tiempo de trabajo de los empleados. Cada empleado puede recibir formación interna que le permita comprender mejor estos 10 puntos y, sobre todo, implementarlos.
- Centrarse en el entorno de trabajo: cuanto más agradable sea el ambiente, más disfrutarlos empleados trabajando. Se recomienda realizar una inspección global de las instalaciones y determinar las mejoras a realizar, como renovar la decoración, el diseño de interiores con nuevas oficinas, una redistribución de los puestos de trabajo, etc.
- Ofrecer parte del tiempo en teletrabajo: el trabajo remoto o teletrabajo es actualmente muy buscado por los empleados. Les permite vivir mejor su día a día laboral, ahorrar en costes de transporte y concentrarse más porque las distracciones de los compañeros son menores.
- Implementar una estrategia de gestión del tiempo de trabajo: se pueden adaptar los horarios, establecer un sistema de control horario remoto para facilitar la gestión de las horas trabajadas o a recuperar, y formar a los empleados en la gestión del tiempo mediante métodos probados como el método pomodoro o el principio de Pareto.
- Organizar las tareas repetitivas: el uso de una herramienta colectiva alivia los intercambios entre todos. Existen archivos compartidos en la nube para una única fuente de referencia, tableros de tareas asignadas por persona que permiten no realizar tareas en duplicado y reducir su impacto en el tiempo diario.
- Agrupar las reuniones y comprobar su utilidad: demasiadas reuniones perjudican enormemente la productividad. Priorice las reuniones por videoconferencia y asegúrese de que sus horarios no coincidan con un periodo de mayor actividad del día.
- Aprender a preparar un horario: concentrarse en una tarea a la vez es esencial para completar todo lo que hay que hacer. Por tanto, es importante crear su horario y cerrarse a él. Posiblemente, planifique franjas libres que puedan resultar útiles en caso de retraso.
- Eliminar la procrastinación: consiste en posponer las tareas que no nos gustan o que nos interesan poco. En lugar de arriesgarse a quedarse atrás, ya que la tarea habrá de hacerse igualmente, considere dividirla en varias partes que realizará a lo largo de los días.
- Encontrar la prioridad en las tareas a realizar: dé un paso atrás respecto a la importancia de cada tarea a realizar y evalúe su relevancia. Identifique las relacionadas con los objetivos del equipo y elija un momento oportuno del día para dedicarse a ellas.
- Aíslese para trabajar mejor: tome la decisión de desactivar las notificaciones del correo electrónico y de otras redes. Informe a sus interlocutores de que no revisará sus mensajes durante un periodo. Mejorará su concentración y, por tanto, su productividad.
- Utilizar herramientas de gestión de proyectos: el uso de estas herramientas le permite saber en todo momento en qué punto se encuentra el avance de su trabajo. Puede, entre otras cosas, notificar el trabajo en curso, los realizados y los que quedan por venir. Así facilitan el control y, sobre todo, ofrecen una visión global inmediata del progreso de un proyecto.
