Registro de jornada en España: reglas legales del fichaje
En España, toda empresa debe garantizar el registro diario de jornada de cada persona trabajadora, con la hora concreta de inicio y de finalización, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La ley no impone un formato concreto, pero el registro debe ser fiable, conservarse cuatro años y estar a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Obligación legal de registrar la jornada en España
La obligación existe desde el Real Decreto-ley 8/2019 y se aplica a:
- todas las empresas, sea cual sea su tamaño o sector,
- todas las personas trabajadoras por cuenta ajena, con independencia del tipo de contrato (indefinido, temporal, a tiempo parcial o fijo discontinuo),
- todas las modalidades de trabajo, también el teletrabajo.
Cómo se organiza el registro
El registro se organiza y documenta mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa. A falta de acuerdo, lo decide la empresa previa consulta con los representantes legales de los trabajadores (delegados de personal o comité de empresa).
Además, la empresa elabora cada año el calendario laboral y expone un ejemplar en un lugar visible de cada centro de trabajo (artículo 34.6).
Qué debe incluir el registro
Para cada persona, el registro diario recoge la hora de inicio y la hora de finalización de su jornada. Para calcular las horas extraordinarias, la jornada se registra además día a día y se totaliza en el periodo de pago, y se entrega una copia del resumen con la nómina (artículo 35.5). En los contratos a tiempo parcial, el registro también permite justificar las horas complementarias.
El Estatuto no impone un formato. El registro puede llevarse en papel, en una hoja de cálculo o con un sistema de fichaje digital, siempre que sea fiable y no pueda manipularse a posteriori.
Requisitos al instalar un sistema de fichaje digital
Garantizar la fiabilidad del sistema
Los registros deben ser exactos e inalterables: cualquier corrección debe quedar trazada. Un sistema automatizado reduce los riesgos de manipulación.
Respetar la protección de datos
El fichaje trata datos personales, sujetos al RGPD y a la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). La empresa debe informar a la plantilla sobre el tratamiento y limitarse a los datos necesarios.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó en noviembre de 2023 una guía sobre el control de presencia mediante sistemas biométricos. Considera que la huella dactilar o el reconocimiento facial son categorías especiales de datos de alto riesgo, que el consentimiento de la persona trabajadora no basta para usarlos y que exigen una evaluación de impacto. En la práctica, conviene optar por métodos menos intrusivos, como una app, un código o una tarjeta.
Poner los datos a disposición de la Inspección
La empresa conserva los registros durante cuatro años y los mantiene a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Consultar a los representantes y dar acceso a cada persona
El comité de empresa tiene derecho a emitir un informe previo sobre la implantación de sistemas de organización y control del trabajo (artículo 64.5). Y cada persona trabajadora debe poder consultar sus propios registros.
Esta transparencia también facilita que el equipo comprenda y acepte el sistema.
Sanciones por incumplimiento
No registrar la jornada, o registrarla de forma incorrecta, es una infracción grave según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las infracciones graves en materia de relaciones laborales se sancionan con multas de 751 € a 7.500 € (artículo 40.1). Sin un registro fiable, la empresa tampoco puede rebatir una reclamación de horas extra no pagadas.
El fichaje digital como herramienta de cumplimiento
Para cumplir con el registro de jornada, la empresa necesita datos exactos y completos de todas las horas trabajadas. Un sistema de fichaje digital como Shyfter es una de las formas más eficientes de cumplir esta obligación y, a la vez, de simplificar la preparación de la nómina con su gestoría.
