Obligaciones del empleador para la gestión de licencias pagadas
En España, toda persona trabajadora tiene derecho a un mínimo de 30 días naturales de vacaciones retribuidas al año, según el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores. La empresa fija el calendario de vacaciones de acuerdo con el convenio colectivo, pacta las fechas con cada persona y debe comunicarlas con al menos dos meses de antelación. Las vacaciones no se pueden sustituir por dinero mientras el contrato sigue vigente.
Definir una política clara de vacaciones
Cada empresa debe fijar reglas claras para las vacaciones y comunicarlas con antelación. Esta política debe incluir:
- cómo presentar las solicitudes,
- los plazos de solicitud y de respuesta,
- los criterios de prioridad,
- los periodos en los que es más difícil disfrutar vacaciones (temporada alta, campañas).
Definir el calendario de vacaciones
El calendario de vacaciones se fija en cada empresa (artículo 38.3). Los periodos de disfrute se fijan de común acuerdo entre la empresa y la persona trabajadora, de conformidad con lo que establezca el convenio colectivo sobre la planificación anual de las vacaciones (artículo 38.2). Muchos convenios de hostelería y comercio regulan, por ejemplo, qué parte de las vacaciones se disfruta en verano o los turnos de rotación.
La persona trabajadora debe conocer las fechas que le corresponden al menos dos meses antes del comienzo del disfrute. En caso de desacuerdo, decide la jurisdicción social, mediante un procedimiento sumario y preferente.
Duración legal de las vacaciones
El mínimo legal es de 30 días naturales por año completo de trabajo. El convenio colectivo o el contrato pueden mejorar ese mínimo, y algunos convenios lo expresan en días laborables. El derecho se aplica a toda la plantilla, sea cual sea su contrato (indefinido, temporal o fijo discontinuo) o su jornada (completa o parcial).
Si la persona no ha trabajado el año completo, las vacaciones se calculan en proporción al tiempo trabajado. Con 30 días naturales al año, eso equivale a 2,5 días naturales por mes trabajado.
Retribución de las vacaciones
Las vacaciones son retribuidas: durante ese periodo la persona sigue cobrando su salario. El convenio colectivo y la jurisprudencia determinan qué complementos deben incluirse en la retribución de las vacaciones; compruebe el suyo con su gestoría.
Las vacaciones no pueden sustituirse por una compensación económica mientras el contrato está vigente. Solo cuando el contrato termina, los días generados y no disfrutados se pagan en el finiquito.
Vacaciones e incapacidad temporal
Si las vacaciones fijadas en el calendario coinciden con una incapacidad temporal derivada del embarazo, el parto o la lactancia natural, o con la suspensión del contrato por nacimiento, la persona tiene derecho a disfrutarlas en otra fecha, aunque haya terminado el año natural. Si coinciden con una incapacidad temporal por otras causas que impida disfrutarlas en el año, puede hacerlo al terminar la baja, siempre que no hayan pasado más de 18 meses desde el final del año en que se generaron (artículo 38.3).
Jornada y descansos
Al planificar las vacaciones, el cuadrante del resto del equipo debe seguir respetando las reglas de jornada:
- 40 horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual como máximo,
- 9 horas ordinarias de trabajo efectivo al día, salvo otra distribución por convenio o acuerdo,
- 12 horas de descanso como mínimo entre jornadas,
- día y medio de descanso semanal ininterrumpido.
No respetar las normas sobre jornada, descansos o vacaciones es una infracción grave según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), que puede comprobar la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Plazos de respuesta a las solicitudes
Cuando una persona pide vacaciones, espera una respuesta rápida para organizarse. El Estatuto no fija un plazo de respuesta, pero sí exige que las fechas se conozcan al menos dos meses antes del disfrute. Algunos convenios regulan además el procedimiento y los plazos de solicitud. Responder pronto y por escrito evita malentendidos.
Cuándo puede la empresa denegar unas fechas
Como las fechas se fijan de común acuerdo y según el convenio, la empresa puede no aceptar unas fechas concretas por necesidades organizativas, por ejemplo:
- para asegurar la continuidad del servicio,
- en periodos de mucha actividad,
- en circunstancias excepcionales.
La negativa debe estar justificada y no puede ser arbitraria. Lo recomendable es proponer fechas alternativas. Si no hay acuerdo, la persona puede acudir a la jurisdicción social.
Los permisos retribuidos del artículo 37.3 (por ejemplo, 15 días naturales por matrimonio o registro de pareja de hecho, cinco días por accidente o enfermedad graves u hospitalización de un familiar, dos días por fallecimiento de un familiar) no son vacaciones: la persona se ausenta previo aviso y justificación, y la empresa no puede negarlos cuando se cumplen las condiciones.
Un software para gestionar las vacaciones
Las reglas de vacaciones, el calendario y los permisos hacen que la planificación sea compleja. Un software como Shyfter simplifica el proceso: automatiza las solicitudes, las integra en el cuadrante y le ayuda a respetar sus obligaciones legales.
Cada persona envía su solicitud desde su app, y su responsable recibe una notificación al instante. Las vacaciones aprobadas aparecen automáticamente en el cuadrante y en los datos que exporta a su gestoría para la nómina.
Así reduce los errores, mantiene una comunicación clara con el equipo y dispone de registros claros en caso de inspección.
