Alles Wat U Moet Weten Over Personeelsdossiers van Werknemers

Alles wat u moet weten over personeelsdossiers

Bent u verantwoordelijk voor het beheren van personeelsdossiers binnen uw bedrijf? Voordat u iets anders doet, is het belangrijk om te weten welke documenten in personeelsdossiers moeten worden opgenomen. Tussen wettelijke verplichtingen en informatie die niet mag worden opgenomen, is het niet altijd gemakkelijk om de weg te vinden. Ontdek hier alles wat u moet weten over personeelsdossiers, welke informatie ze moeten bevatten en hoe u een goede oplossing voor documentbeheer van werknemers kunt aannemen.

Personeelsdossier: Wat is het?

Het personeelsdossier, of werknemersdossier, is een verzameling documenten en informatie met betrekking tot human resources en payroll, gecreëerd voor elke werknemer van het bedrijf. Het maakt het mogelijk om gegevens met betrekking tot een werknemer en hun ontwikkeling binnen hun werkteam gedurende de samenwerking bij te houden. Dit dossier moet niet worden verward met de verplichte sociale documenten, zoals de individuele rekening. Het vroegere personeelsregister bestaat in België niet meer: het werd vervangen door de Dimona-aangifte bij de RSZ.

Het creëren van een dossier per werknemer is geen algemene wettelijke verplichting, maar een cao van uw paritair comité of uw arbeidsreglement kan er regels voor vastleggen (inhoud, structuur, enz.). Deze set documenten kan op verschillende manieren worden beheerd (papier of digitaal formaat) en moet voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen. In alle gevallen zijn het initiëren, opslaan en archiveren van HR-documenten gevoelige taken.

De voordelen van het creëren van een persoonlijk dossier voor elke werknemer

Hoewel het niet wettelijk verplicht is, lijkt het creëren van een dossier voor elke werknemer binnen de HR-afdeling essentieel. Dit geldt vooral in grote bedrijven waar het aantal werknemers hoog is.

Dit dossier vertegenwoordigt een echt hulpmiddel voor personeelsbeheer. Voor een werknemer zijn alle nuttige informatie en gegevens op één plek gegroepeerd. Het wordt heel gemakkelijk om details te vinden over de loopbaan, het salaris of de opleiding van een personeelslid. De ontwikkeling van de werknemer kan eenvoudig worden gevolgd: hun aanwerving, integratie in het bedrijf, beloning, evaluaties, enz. Zodra het dossier is aangemaakt (bij voorkeur bij aankomst), bespaart het echt tijd op het gebied van informatieophaling en -opvolging. Het werknemersdossier zorgt er ook voor dat het bedrijf wettelijk in orde is door alle verplichte documenten op te nemen (zoals het bewijs van de Dimona-aangifte).

Documenten die in een werknemersdossier moeten worden bewaard

Het personeelsdossier wordt niet gereguleerd door specifieke wetten, dus er zijn geen wettelijke verplichtingen met betrekking tot de inhoud ervan. Het is aan u, als bedrijfsleider of HR-directeur, om te controleren of een cao van uw paritair comité werknemersdossiers reguleert. Buiten een dergelijke overeenkomst vindt u hier een lijst met informatie en documenten die nuttig, zelfs essentieel, lijken om in het dossier van elke werknemer te bewaren.

Informatie

Het personeelsdossier kan de volgende informatie bevatten:

Identiteitsinformatie (naam, achternaam, geslacht).
Contactinformatie (adres en telefoonnummer).
Gezinssituatie.
Rijbewijs.
Contactpersoon in geval van nood.
Ziekteverzuimberichten.
Verzoeken en autorisaties voor betaald verlof en andere afwezigheden.

Documenten

Voor elke werknemer kunt u in hun dossier opnemen:

Wervingsdocumenten (CV en sollicitatiebrief, interviewnotities, kopieën van diploma's, enz.).
Kopie van een identiteitsbewijs.
Bewijs van adres.
Arbeidsovereenkomst.
Contractwijzigingen indien van toepassing.
Opleidingscertificaten.
Loonstroken.
Formulieren voor de beoordeling van de gezondheid door de preventieadviseur-arbeidsarts (zonder medische details).
Werkongeval verklaringen.
Interview- en evaluatieformulieren.
Disciplinaire dossiers indien aanwezig.
Documenten met betrekking tot het vertrek van de werknemer indien zij uw bedrijf hebben verlaten (ontslagbrief, akkoord over een beëindiging in onderling akkoord, eindafrekening, formulier C4, enz.).
Aansluiting bij de hospitalisatieverzekering en de groepsverzekering (aanvullend pensioen) van het bedrijf indien aanwezig.

Wat een persoonlijk dossier van een werknemer niet mag bevatten

Hoewel het opstellen van een personeelsdossier geen wettelijke verplichting is, moet het toch voldoen aan de AVG (GDPR) en de antidiscriminatiewetgeving. U verzamelt alleen gegevens die nodig zijn voor de arbeidsrelatie. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens horen in principe niet in het dossier, zoals:

Vakbondslidmaatschap.
Politieke opvattingen.
Religie of levensbeschouwing.
Seksuele geaardheid.
Etnische afkomst.
Gezondheidsgegevens (buiten wat strikt nodig is, zoals een medisch attest zonder diagnose).

Ook andere gegevens hoort u niet te bewaren als ze niet nodig zijn voor de functie, zoals:

Persoonlijke opmerkingen die de werknemer karakteriseren.
Gerechtelijke gegevens (tenzij een wet of de functie een uittreksel uit het strafregister vereist).

Wie te veel of onnodige gegevens bewaart, overtreedt de AVG. De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) kan daarvoor sancties opleggen.

Wettelijke verplichtingen van het bedrijf met betrekking tot personeelsdossiers

Zoals eerder gezien, is het bijhouden van personeelsdossiers niet verplicht. Als ze echter bestaan (wat sterk wordt aanbevolen), moeten deze dossiers voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen.

Ten eerste moet de nieuwe werknemer worden geïnformeerd over de aanmaak van zijn persoonlijke dossier. Hij heeft op verzoek recht op inzage en kan onjuiste gegevens laten verbeteren. Alle informatie en gegevens die worden bewaard, moeten worden opgeslagen volgens de regels van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Alle documenten kunnen in papieren of digitaal formaat worden bewaard. In beide gevallen moeten de gegevens veilig blijven. Als het papieren formaat wordt gebruikt, moeten de dossiers worden opgeslagen op een veilige, afgesloten plaats zonder vrije toegang. Als werknemersdocumenten in digitaal formaat zijn, moet de opslagserver worden beveiligd.

Beheer van personeelsdossiers

Personeelsdossiers, eenmaal aangemaakt, moeten zorgvuldig en efficiënt worden beheerd. Goed beheer zorgt ervoor dat aan de wet wordt voldaan en blijft de voordelen plukken die verbonden zijn aan het bestaan van deze dossiers. Het is dus belangrijk om te weten hoe lang personeelsdocumenten moeten worden bewaard om te voorkomen dat essentiële informatie te vroeg wordt weggegooid. Evenzo moeten werknemersdossiers worden bijgewerkt zodra dat nodig is. Wanneer er een verandering in de Belgische wetgeving is of een nieuwe situatie van de werknemer, moeten de gegevens in hun dossier worden herzien.

Om deze dossiers sereen en efficiënt te beheren, blijft het gebruik van managementsoftware de beste oplossing. Met dit soort hulpmiddelen zijn updates gemakkelijker, wordt het tijdstempelen van documenten automatisch gedaan, enz. U bespaart veel tijd en bent er zeker van dat u te allen tijde aan de huidige wetgeving voldoet.

‍