Overuren bijhouden in België: de vier tellers en de tabel voor 2026

Een zaakvoerder in Gent houdt de overuren van zijn keukenploeg bij in één kolom van een Excel-bestand. Dat werkt, tot de inspecteur vraagt hoeveel vrijwillige overuren zijn kok in 2026 al heeft gepresteerd en hoeveel daarvan nog binnen de eerste 240 vielen. Die ene kolom kan die vraag niet beantwoorden. Sinds 1 april 2026 loopt er namelijk niet één teller meer, maar vier, en ze gaan niet op dezelfde datum terug naar nul.

Welke tellers moet u eigenlijk bijhouden?

Een overuur is niet zomaar een uur boven de achtendertig. De arbeidswet van 16 maart 1971 kent verschillende soorten, elk met een eigen plafond, een eigen resetmoment en een eigen fiscale behandeling. Wie alles in dezelfde kolom gooit, weet halfweg het kwartaal niet meer welk plafond hij nadert. En net dat plafond bepaalt of u iemand nog mag laten doorwerken.

De interne grens van 143 uur is de teller die het snelst voor problemen zorgt, omdat hij hard is. Zodra een werknemer 143 uur boven zijn gemiddelde zit, mag hij geen uur meer bijdoen zolang u hem geen inhaalrust hebt toegekend. Securex bevestigt in zijn Lex4you-dossier van 26 juni 2026 dat een sectorale cao die grens wel mag optrekken, maar nooit verlagen. De referteperiode is standaard het kwartaal en kan via het arbeidsreglement of een cao tot twaalf maanden worden gerekt.

Daarnaast loopt de klassieke overloontoeslag gewoon door: vijftig procent bovenop het gewone uurloon in de week en op zaterdag, honderd procent op zondag en op feestdagen. Sectoren mogen hoger gaan. Wat vaak vergeten wordt: bij gewone overuren krijgt de werknemer zowel de toeslag als de inhaalrust. Het is geen keuze tussen de twee.

De tabel: overuren bijhouden per werknemer, week na week

Een teller die enkel in uw hoofd bestaat, bestaat niet. Hieronder staat een ingevulde opvolging voor één kok met een contract van 38 uur, in een brasserie in Gent met twaalf mensen op de loonlijst. Referteperiode: het kwartaal. Het akkoord voor vrijwillige overuren is getekend vóór week 16.

Twee rijen verdienen uitleg. Week 16 voegt zes uur toe aan het weeksaldo, maar de interne grens blijft op twaalf staan: vrijwillige overuren tellen daar niet in mee. Week 19 is de rij die het meeste duidelijk maakt. De kok werkt dertig uur, neemt acht uur inhaalrust op, en de teller van de interne grens zakt van twintig terug naar twaalf. Die beweging naar beneden is precies wat een gewone urenkolom in Excel niet doet, want die telt alleen op.

Concreet: zonder die twee kolommen weet u in week 20 niet of u nog marge hebt. Met die twee kolommen weet u het in drie seconden.

Wat verandert er sinds 1 april 2026?

De FOD Werkgelegenheid heeft op 1 april 2026 de losse stelsels samengevoegd tot één regeling. Er is nu één contingent van 360 vrijwillige overuren per kalenderjaar, in alle sectoren, zonder motief en zonder inhaalrust. Van die 360 uur geven er 240 geen recht op overloon, en op diezelfde 240 uur zijn geen RSZ-bijdragen en geen bedrijfsvoorheffing verschuldigd. De horeca krijgt een hoger plafond: 450 uur, waarvan 360 zonder overloon. De relance-uren die in het eerste kwartaal van 2026 al gepresteerd werden, worden van dat jaarcontingent afgetrokken.

Er zit nog een administratieve wijziging in die makkelijk door de mazen glipt. Het schriftelijke akkoord van de werknemer is voortaan één jaar geldig in plaats van zes maanden, en het wordt stilzwijgend met een jaar verlengd zolang geen van beide partijen opzegt. Dat klinkt als een vereenvoudiging, en dat is het ook. Maar het betekent wel dat u per werknemer een vervaldatum moet bijhouden die niet samenvalt met het kalenderjaar van de teller zelf.

Bij Shyfter zien we sinds april vooral dat verwarring ontstaat over het onderscheid tussen de 360 uur en de 240 uur. Het zijn geen twee contingenten. Het zijn de eerste 240 van dezelfde 360, en wie ze niet chronologisch bijhoudt, kan achteraf niet aantonen welk uur waar viel.

Wat kost een fout in uw overurenteller?

Neem diezelfde Gentse brasserie, met een brutouurloon van 15 euro als rekenhypothese. Acht uur extra op een zaterdag, geboekt als gewone overuren, kost vijftig procent toeslag: 7,50 euro per uur, dus 60 euro bovenop het gewone loon, plus de verplichting om acht uur inhaalrust in te plannen. Diezelfde acht uur, correct vooraf geboekt als vrijwillige overuren binnen de eerste 240, geven geen toeslag, geen inhaalrust en geen RSZ op dat deel.

Reken dat door over zes medewerkers die elk honderd zulke uren per jaar draaien en u zit aan 750 euro per persoon, 4 500 euro voor de zaak. Het punt is niet dat het ene regime beter is dan het andere. Het punt is dat de keuze vooraf moet gebeuren, schriftelijk, en dat u ze achteraf niet meer kunt maken als niemand heeft bijgehouden welk uur onder welk regime viel.

Daar komt het strafrechtelijke luik bij. Inbreuken op de arbeidsduurreglementering, zoals onwettige overuren of niet toegekende inhaalrust, vallen onder niveau 2 van het Sociaal Strafwetboek. Sinds het nieuwe barema van 1 september 2026 gaat het om een strafrechtelijke boete van 500 tot 5 000 euro of een administratieve boete van 250 tot 2 500 euro. Dat bedrag wordt vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers, met een plafond van honderd. Voor een schoonmaakbedrijf rond Mechelen met veertig poetsvrouwen verspreid over achttien werven is dat geen detail meer.

Waar het in Excel misloopt

Een tabblad per werknemer houdt het lang vol. Wat we het vaakst zien mislopen, is niet de formule maar de invoer: iemand vult zijn uren in op het einde van de maand, uit het hoofd, en de pauzes zitten er willekeurig wel of niet in. Vanaf dat moment is de teller een schatting, en een schatting overleeft geen controle.

De drie momenten waarop een tabel structureel breekt:

• bij inhaalrust, omdat de teller naar beneden moet en een optelling dat niet doet;
• bij een wissel van regime midden in de week, wanneer dezelfde shift deels gewoon en deels vrijwillig is;
• bij de jaarwissel, omdat drie tellers op 1 januari resetten en de interne grens op het einde van de referteperiode.

Dat is ook het punt waarop het zinvol wordt om de registratie en de teller aan elkaar te koppelen in plaats van ze apart te houden. In het overurenbeheer van Shyfter lopen de tellers mee met de shift zelf, en de uren komen binnen via de tijdregistratie in plaats van via een invulblad achteraf. Wie het tarief van elk type overuur wil narekenen, vindt de volledige berekening in onze gids over overuren berekenen in België, en de wettelijke grenzen per dag en per week staan in het dossier over arbeidsduur en werktijd.

Voor wie voorlopig bij een tabel blijft: ons ingevulde sjabloon voor urenregistratie in Excel bevat al de formules en de bewaarregels.

Hoelang moet u de registratie bewaren?

Vijf jaar. De FOD Werkgelegenheid rekent de arbeidstijdgegevens bij de sociale documenten, en die termijn begint te lopen vanaf het einde van de periode waarin het document wordt bijgehouden. Voor de individuele rekening is dat de jaarlijkse afsluiting. Een Excel-bestand dat op de laptop van een vertrokken shiftleider staat, voldoet daar niet aan.

Die bewaarplicht wordt nog scherper met de verplichte arbeidstijdregistratie die er in België vanaf 2027 aankomt. Wie nu al per werknemer en per dag begin, einde en pauzes registreert, hoeft straks niets te veranderen. Wie dat niet doet, bouwt het dossier twee keer op.

Wilt u zien hoe die vier tellers er voor uw eigen ploeg uitzien, met uw contracten en uw sector? Vraag een gratis demo aan en we lopen ze samen door op uw cijfers.

Veelgestelde vragen

Moet ik overuren bijhouden voor deeltijdse werknemers?

Ja, en daar is de registratie zelfs strenger. Voor deeltijdse werknemers met een variabel uurrooster moet u de afwijkingen op het rooster kunnen aantonen, tenzij u een systeem gebruikt dat per dag begin, einde en pauzes registreert. Kunt u dat niet, dan geldt het vermoeden dat de werknemer voltijds werd tewerkgesteld, met de bijhorende RSZ-afrekening.

Tellen vrijwillige overuren mee voor de interne grens van 143 uur?

Nee. Sinds 1 april 2026 vallen de 360 vrijwillige overuren per kalenderjaar buiten de interne grens. Dat is precies waarom u ze in een aparte kolom moet bijhouden: ze verhogen het weeksaldo wel, maar niet de teller die bepaalt wanneer u verplicht inhaalrust moet toekennen.

Mag ik overuren bijhouden in Excel?

De wet legt geen bepaalde drager op, dus een tabel is toegestaan zolang ze volledig, correct en vijf jaar bewaard is. In de praktijk breekt een tabel op drie punten: de inhaalrust die de teller moet doen zakken, de wissel van regime binnen eenzelfde week, en de verschillende resetdata. Vanaf een ploeg van ongeveer tien mensen kost het nakijken meer tijd dan het invullen.

Hoeveel vrijwillige overuren mag iemand in de horeca presteren in 2026?

450 uur per kalenderjaar, tegenover 360 uur in de andere sectoren. Van die 450 uur geven er 360 geen recht op overloon en zijn er geen RSZ-bijdragen en geen bedrijfsvoorheffing op verschuldigd. In alle gevallen hebt u vooraf een schriftelijk akkoord van de werknemer nodig, dat één jaar geldig is en stilzwijgend wordt verlengd.