Shyfter ondersteunt de coördinatie van vaccinatiecentra in België

Brussel, 15 maart 2021 — HR-techbedrijf Shyfter speelde een sleutelrol in de coördinatie van personeel in het RupeLaar vaccinatiecentrum in Niel, dat zes Vlaamse gemeenten bedient.

De coronapandemie stelde overheden, zorginstellingen en lokale besturen voor een ongeziene logistieke uitdaging: hoe organiseer je op korte termijn de vaccinatie van duizenden mensen per dag, met vrijwilligers, medici en administratief personeel die niet altijd dezelfde werkgever of HR-systemen hebben? Shyfter leverde het antwoord door zijn flexibele planningsplatform ter beschikking te stellen als centrale coördinatietool.

Beheer van een grote logistieke uitdaging

"We stonden voor een enorme logistieke uitdaging op een kritiek moment in de COVID-19-crisis. Alles op schema houden was essentieel om ervoor te zorgen dat de vaccinatiestrategie soepel kon verlopen," legt Eva Van Hansewijck uit, HR-manager bij het RupeLaar vaccinatiecentrum.

"Aangezien we Shyfter al vertrouwden voor andere projecten, wisten we dat ze konden helpen om deze uitdaging tot een succes te maken. Ons volgende doel is om onze teams verder op te schalen om 1.000 mensen per maand te bereiken."

De situatie vroeg om een platform dat razendsnel kon worden opgezet, intuïtief genoeg was voor vrijwilligers zonder technische achtergrond en tegelijk voldeed aan strenge GDPR-vereisten rond persoonsgegevens.

Omvattend personeelsbeheer via Shyfter

Het Shyfter-platform dekte alle aspecten van de personeelscoördinatie: planning, rapportage, dienstregistratie en contractbeheer. Artsen, apothekers, verpleegkundigen, vrijwilligers en administratieve medewerkers registreerden zich direct op het beveiligde platform. Na goedkeuring met één klik kregen ze toegang tot beschikbare diensten, alles in volledige overeenstemming met de GDPR-vereisten.

Elke medewerker koos zijn eigen diensten, waardoor ze gepersonaliseerde schema’s direct binnen het platform creëerden. Dit zelfroosteringssysteem verminderde de administratieve last voor de coördinatoren aanzienlijk en verhoogde tegelijk de betrokkenheid van de medewerkers.

Tijdbesparend en gebruiksvriendelijk systeem

"Het systeem bespaart veel tijd in personeelscoördinatie en is gebruiksvriendelijk, ergonomisch en eenvoudig op afstand te beheren," zegt Xavier Closon, hoofd planning bij Shyfter. "Bovendien verhoogt het geven van controle over hun eigen schema’s aan werknemers hun betrokkenheid, wat de algehele teambetrouwbaarheid versterkt."

Hoe Shyfter schaal en complexiteit aankan

Het RupeLaar-centrum is één voorbeeld van hoe Shyfter complexe, grootschalige personeelscoördinatie mogelijk maakt. Het platform is ontworpen om te schalen van kleine teams van vijf medewerkers tot grote operaties met honderden personeelsleden, zonder dat de gebruiksvriendelijkheid of compliance-functies worden opgeofferd. In de context van vaccinatiecentra betekende dat realtime inzicht in bezettingsgraad per tijdslot, automatische berekening van overuren voor zorgpersoneel, digitale contracten conform Belgische arbeidswetgeving en veilige cloudopslag van alle personeelsdossiers.

Snelle groei van Shyfter ondanks de pandemie

Shyfter revolutioneert personeelsbeheer en bleef snel groeien, zelfs tijdens de pandemie. Ondanks de negatieve impact van COVID-19 op sectoren zoals horeca en evenementen, sloot de start-up 2020 af met een groeipercentage van 300%. Terwijl klanten in de horeca hun activiteiten pauzeerden, zagen sectoren zoals bouw, detailhandel en afhaalrestaurants een recordvraag. Shyfter breidde intussen uit naar Frankrijk en lanceerde zijn V3-platform.

Lessen voor elke organisatie met grootschalige personeelscoördinatie

• Zelfroostering verhoogt de betrokkenheid en vermindert last-minute annulaties aanzienlijk.
• Een centraal platform voor alle personeelsprofielen vereenvoudigt de coördinatie radicaal.
• Realtime data over bezetting en aanwezigheid is onmisbaar voor operationele beslissingen.
• GDPR-compliance moet ingebouwd zijn in het systeem, niet achteraf toegevoegd.
• Gebruiksvriendelijkheid is doorslaggevend wanneer niet-technische gebruikers snel moeten worden onboarded.

Over Shyfter

Shyfter is een tech-start-up die traditionele HR-praktijken verstoort met innovatieve cloudgebaseerde oplossingen. Het platform vereenvoudigt elk aspect van personeelsbeheer, van planning tot urenstaat-export, allemaal toegankelijk via mobiele en online applicaties. Shyfter werkt transparant samen met de Belgische RSZ en sociale secretariaten. Het klantenportfolio omvat KFC, Quick, Brico, Delhaize, Thai Café, Interxion, Marcolini, Sequoia en vele anderen.

Over Vlotter

Vlotter is een sociale onderneming gericht op inclusie en participatie. Het opereert als een intergemeentelijke samenwerking en bedient een bevolking van meer dan 79.000 mensen. Binnen zijn groepsstructuur biedt Vlotter ondersteund werk, sociale diensten, thuiszorg, gespecialiseerd personenvervoer en gemeenschapsprojecten.

Veelgestelde vragen over Shyfter voor grootschalige coördinatie

Kan Shyfter worden gebruikt voor tijdelijke of projectgebonden teams?

Ja. Shyfter is bijzonder geschikt voor projectgebonden personeelsbeheer, zoals evenementen, seizoenspieken of noodsituaties. Het platform kan snel worden opgezet en is direct operationeel.

Hoe gaat Shyfter om met GDPR voor personeelsgegevens?

Shyfter verwerkt alle persoonsgegevens in overeenstemming met de Belgische en Europese GDPR-vereisten. Gegevens worden opgeslagen in beveiligde Europese datacenters en toegang is strikt beperkt op basis van gebruikersrollen.

Is Shyfter geschikt voor gemengde teams van werknemers en vrijwilligers?

Ja. Het platform ondersteunt meerdere contracttypes en profielen binnen één omgeving. Werknemers, studenten, flexi-jobbers en vrijwilligers kunnen allemaal worden beheerd vanuit hetzelfde dashboard.

Van crisiscoördinatie naar dagelijkse HR-excellentie

De ervaring van de vaccinatiecentra leert dat de kwaliteiten die een planningsoplossing onderscheiden in een crisissituatie, dezelfde zijn die het dagelijks personeelsbeheer verbeteren: schaalbaarheid, gebruiksvriendelijkheid, real-time zichtbaarheid en compliance met regelgeving. Organisaties die Shyfter vandaag inzetten voor hun dagelijkse HR-operaties beschikken over exact de capaciteiten die ze nodig hebben als de operationele complexiteit toeneemt, bij een seizoenspiek, een nieuwe vestiging of een onverwachte crisis.

De pandemic heeft ook aangetoond dat organisaties die reeds over een digitale planningsinfrastructuur beschikten, beter en sneller konden schalen dan hun concurrenten. Shyfter klanten in de horeca en retail konden tijdens de heropeningsperiode snel opschalen met student- en flexi-jobcontracten, waarbij de planning en administratie geautomatiseerd verliepen terwijl de managers zich konden focussen op de operationele en klantgerichte aspecten van de heropening.

Voor meer informatie over hoe Shyfter uw organisatie kan ondersteunen bij grootschalige personeelscoördinatie, ontdek het volledige platform via een gratis demo of proefperiode.