Dimona en Check-in at Work in grote winkelketens

Wat is de Dimona-aangifte

Dimona (Déclaration Immédiate / Onmiddellijke Aangifte) is het elektronisch aangiftesysteem van de RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid) dat het begin en het einde van elke arbeidsrelatie in België registreert. Voor supermarkten is Dimona het meest kritisch voor drie categorieën werknemers: de flexi-jobbers, de jobstudenten en de gelegenheidsarbeiders.

De verplichting is duidelijk: elke indiensttreding moet worden aangegeven vóór de effectieve aanvang van de prestatie. Niet dezelfde dag, niet "binnen de 24 uur". Vóór. Voor een shift die begint om 7u, moet de Dimona zijn ingediend vóór 7u.

Voor een supermarkt die regelmatig 10 à 20 flexi-jobbers en studenten per week tewerkstelt, vertegenwoordigt het handmatig beheer van Dimona-aangiften een aanzienlijke administratieve last. Elke vergissing is een potentiële inbreuk. Elke vertraging is een financieel risico. Daarom is de automatisering van dit proces geen luxe, maar een operationele noodzaak.

Wanneer is Dimona verplicht in grote winkelketens

Vaste werknemers (arbeidsovereenkomst van onbepaalde of bepaalde duur)

Één Dimona "IN" bij aanvang van het contract en één Dimona "OUT" bij het einde. Geen aangifte per prestatie. Dit is het eenvoudigste geval.

Flexi-jobbers

Elke prestatieperiode als flexi-job vereist een Dimona van het type "FLX". Ze geeft de begin- en einddatum van de gedekte periode aan. Als de flexi-jobber elke zaterdag van een maand werkt, kunt u één enkele Dimona FLX sturen die de volledige maand dekt, mits het raamcontract dit voorziet.

Jobstudenten

Studenten onder een studentenarbeidsovereenkomst vereisen een Dimona van het type "STU". Deze aangifte is gekoppeld aan het contingent van 475 uur per jaar met verlaagde bijdragen. Elke Dimona STU start een aftelling van de beschikbare uren in het Student@Work-systeem.

Extras en gelegenheidsarbeiders

Gelegenheidsarbeiders (extras) in de voedingshandel vereisen een specifieke Dimona met de exacte prestatiedatums.

Termijnen en sancties bij laattijdige aangiften

Wettelijke termijnen

De algemene regel is streng: de Dimona IN moet worden verstuurd uiterlijk op het moment dat de werknemer zijn prestatie aanvangt. Voor flexi-jobs moet de Dimona FLX worden ingediend vóór de eerste dag van de gedekte periode. Voor studenten moet de Dimona STU worden verstuurd vóór het begin van elke studentenarbeidsovereenkomst.

Administratieve sancties

Het ontbreken van een Dimona of een laattijdige aangifte stelt de werkgever bloot aan administratieve boetes van 2.500 tot 12.500 euro per betrokken werknemer. Bij herhaling worden de bedragen verdubbeld. Voor een supermarkt die op een zaterdag 15 flexi-jobbers tewerkstelt zonder aangifte, kan de rekening oplopen tot 187.500 euro.

Indirecte gevolgen

Buiten de boetes leidt het ontbreken van een Dimona tot het verlies van het voordelige sociale regime. Een niet-aangegeven flexi-job wordt gekwalificeerd als een gewoon contract met terugvorderbare volledige bijdragen. Een niet-aangegeven student verliest het voordeel van de 475 uur met verlaagde bijdragen voor de betrokken uren.

Het Check-in at Work-systeem

Check-in at Work (Belgisch systeem) is een aanvullend systeem bij Dimona. Het registreert de effectieve aanwezigheid van tijdelijke en gelegenheidsarbeiders op de werkplek, in real time.

Werkingsprincipe

Elke betrokken werknemer moet zich registreren op de werkplek bij aanvang van zijn prestatie. Dit kan via een elektronisch badge, een mobiele app, een QR-code of een terminal ter plaatse. Het systeem stuurt de gegevens door naar de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid.

Wie is betrokken

Check-in at Work betreft hoofdzakelijk uitzendkrachten en gedetacheerde werknemers. Voor supermarkten omvat dit uitzendkrachten gestuurd door uitzendbureaus voor tijdelijke versterking.

Voordeel van een geïntegreerd systeem

Het gebruik van afzonderlijke systemen voor Dimona, check-in en prikklok creëert datasilo's en vergroot het risico op fouten. Met een geïntegreerde tool zoals Shyfter is de keten volledig: de bevestiging van de shift activeert de Dimona, het inklokken bij aankomst fungeert als check-in, en de werkelijke uren voeden rechtstreeks de loonberekening.

Hoe Shyfter de Dimona-aangiften automatiseert

Geautomatiseerde workflow: van planning tot aangifte

• U maakt of bevestigt een shift voor een flexi-jobber, een student of een extra in de Shyfter-planning
• Shyfter identificeert automatisch het vereiste type Dimona (FLX, STU of standaard)
• De aangifte wordt verstuurd naar de RSZ via de geïntegreerde Dimona-module
• De bevestiging van de RSZ wordt opgeslagen in het profiel van de werknemer
• Op de dag van de shift klokt de werknemer in via de badgelezer of de mobiele app

Opvolging en traceerbaarheid

Elke Dimona-aangifte is voorzien van een tijdstempel en gearchiveerd in Shyfter. Bij een controle van de sociale inspectie heeft u in enkele klikken toegang tot de volledige geschiedenis van alle aangiften.

Beheer van wijzigingen

Een shift wordt geannuleerd? Een flexi-jobber wordt vervangen door een andere? Shyfter verstuurt automatisch een wijziging of annulering van de overeenkomstige Dimona.

Dimona-dashboard

Het Dimona-dashboard van Shyfter centraliseert alle lopende, verstuurde en bevestigde aangiften. U ziet in één oogopslag welke aangiften actief zijn voor de huidige week, welke verlopen en welke een actie vereisen.

Praktische workflow voor grote winkelketens

Planning van de week

De verantwoordelijke maakt de planning voor de volgende week aan, inclusief de shifts van flexi-jobbers en studenten. Bij validatie worden alle Dimona-aangiften automatisch verstuurd.

Beheer van vervangingen

Een medewerker valt ziek op donderdagavond. De verantwoordelijke opent Shyfter, controleert de beschikbare flexi-jobbers voor vrijdag, wijst een vervanger toe. De Dimona wordt onmiddellijk verstuurd. De flexi-jobber ontvangt een melding op zijn telefoon met de details van de shift.

Dag van de prestatie

De flexi-jobber komt aan in de supermarkt en klokt in via de badgelezer of de app. Het aankomsttijdstip wordt geregistreerd en gekoppeld aan de Dimona-aangifte. Aan het einde van de shift wordt het uitkloktijdstip geregistreerd.

Multi-site beheer

Voor ketens met meerdere verkooppunten centraliseert Shyfter de Dimona-aangiften van alle winkels in één dashboard. Elke winkel beheert zijn eigen shifts, maar de aangiften worden gecentraliseerd op groepsniveau.

Vraag een demo aan

Voorbereiding op de verplichte arbeidstijdregistratie 2027

De Belgische wet op de verplichte arbeidstijdregistratie treedt in werking in 2027. Supermarkten die Shyfter al gebruiken voor hun Dimona-aangiften hebben een voorsprong: het prikkloksysteem is al aanwezig, de gegevens zijn al gecentraliseerd.

FAQ

Wat gebeurt er als ik een Dimona-aangifte vergeet voor een flexi-jobber?

Het ontbreken van een Dimona FLX stelt de werkgever bloot aan een administratieve boete van 2.500 tot 12.500 euro per inbreuk. Bovendien wordt de flexi-job gekwalificeerd als een gewoon contract, met terugvorderbare volledige sociale bijdragen. Met Shyfter worden Dimona-aangiften automatisch verstuurd bij bevestiging van de shift.

Kan ik één Dimona FLX versturen voor een flexi-jobber die elke zaterdag van de maand werkt?

Ja, de Dimona FLX kan een aaneengesloten periode dekken. Shyfter beheert deze configuratie en verstuurt de aangiften voor de gedefinieerde periode.

Vervangt Check-in at Work de Dimona-aangifte?

Nee. Check-in at Work en Dimona zijn twee aanvullende systemen. Dimona geeft de arbeidsrelatie aan bij de RSZ. Check-in at Work registreert de effectieve aanwezigheid op de werkplek. Shyfter beheert beide via één platform, met de prikklok en de Dimona-aangiften geïntegreerd.