Dimona en Check-in at Work in grote winkelketens
In het kort: In België moet elke grote winkelketen een Dimona-aangifte (de elektronische aangifte van tewerkstelling bij de RSZ) doen voor elke werknemer, ook voor flexi-jobbers en jobstudenten, vóór de aanvang van hun prestatie. Check-in at Work is een aanvullend systeem dat in bepaalde sectoren de dagelijkse aanwezigheid op de werkplek registreert. Een vergeten of laattijdige Dimona kost u een forfaitaire solidariteitsbijdrage per werknemer, bovenop een strafrechtelijke of administratieve sanctie. Shyfter automatiseert het hele proces: zodra een shift is bevestigd, wordt de Dimona-aangifte verstuurd en is de check-in voorbereid.
Wat is de Dimona-aangifte
Dimona (Déclaration Immédiate / Onmiddellijke Aangifte) is het elektronische aangiftesysteem van de RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid) dat het begin en het einde van elke arbeidsrelatie in België registreert. Voor supermarkten is Dimona het meest kritisch voor drie categorieën werknemers: de flexi-jobbers, de jobstudenten en de uitzendkrachten of andere occasionele krachten.
De verplichting is duidelijk: elke indiensttreding moet worden aangegeven vóór de effectieve aanvang van de prestatie. Niet dezelfde dag, niet "binnen de 24 uur". Vóór. Voor een shift die begint om 7 uur, moet de Dimona zijn ingediend vóór 7 uur.
Voor een supermarkt die regelmatig 10 à 20 flexi-jobbers en studenten per week tewerkstelt, vertegenwoordigt het handmatig beheer van Dimona-aangiften een aanzienlijke administratieve last. Elke vergissing is een potentiële inbreuk. Elke vertraging is een financieel risico. Daarom is de automatisering van dit proces geen luxe, maar een operationele noodzaak.
Wanneer is Dimona verplicht in grote winkelketens
Vaste werknemers (arbeidsovereenkomst van onbepaalde of bepaalde duur)
Eén Dimona "IN" bij aanvang van het contract en één Dimona "OUT" bij het einde. Geen aangifte per prestatie. Dit is het eenvoudigste geval.
Flexi-jobbers
Elke prestatieperiode als flexi-job vereist een Dimona van het type "FLX". Ze geeft de begin- en einddatum van de gedekte periode aan. Als de flexi-jobber elke zaterdag van een maand werkt, kunt u één enkele Dimona FLX sturen die de volledige maand dekt, mits het raamcontract dit voorziet.
Jobstudenten
Studenten onder een studentenarbeidsovereenkomst vereisen een Dimona van het type "STU". Deze aangifte is gekoppeld aan het contingent van 650 uur per kalenderjaar met verlaagde bijdragen. De uren in de Dimona STU worden afgetrokken van het saldo dat de student in Student@Work kan raadplegen.
Uitzendkrachten en occasionele krachten
Het statuut van "extra" met een eigen Dimona-type bestaat in de horeca (PC 302), niet in de distributie. Voor occasionele versterking werkt een supermarkt doorgaans met flexi-jobbers, jobstudenten of uitzendkrachten. Voor uitzendkrachten doet het uitzendbureau, als werkgever, de Dimona-aangifte.
Termijnen en sancties bij laattijdige aangiften
Wettelijke termijnen
De algemene regel is streng: de Dimona IN moet worden verstuurd uiterlijk op het moment dat de werknemer zijn prestatie aanvangt. Voor flexi-jobs moet de Dimona FLX worden ingediend vóór de eerste dag van de gedekte periode. Voor studenten moet de Dimona STU worden verstuurd vóór het begin van elke studentenarbeidsovereenkomst.
Administratieve sancties
Het ontbreken van een Dimona stelt de werkgever bloot aan een forfaitaire solidariteitsbijdrage per niet-aangegeven werknemer (3.674,09 € in 2026) en aan een sanctie van niveau 4 van het Sociaal Strafwetboek, het zwaarste niveau. Beide bedragen worden vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers. Voor een supermarkt die op een zaterdag 15 flexi-jobbers zonder aangifte tewerkstelt, loopt de rekening dus snel op tot tienduizenden euro's.
Indirecte gevolgen
Buiten de boetes leidt het ontbreken van een Dimona tot het verlies van het voordelige sociale regime. Een niet-aangegeven flexi-job wordt gekwalificeerd als een gewoon contract met terugvorderbare volledige bijdragen. Een niet-aangegeven student verliest voor de betrokken uren het voordeel van het contingent van 650 uur met verlaagde bijdragen.
Het Check-in at Work-systeem
Check-in at Work is een Belgisch systeem dat de Dimona aanvult. Het registreert dagelijks en in realtime wie effectief aanwezig is op de werkplek.
Werkingsprincipe
Elke betrokken werknemer moet zich registreren op de werkplek bij aanvang van zijn prestatie. Dit kan via een elektronische badge, een mobiele app, een QR-code of een terminal ter plaatse. Het systeem stuurt de gegevens door naar de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid.
Wie is betrokken
Check-in at Work is alleen verplicht in bepaalde sectoren en voor bepaalde activiteiten, zoals de bouw en de vleessector. Een gewone supermarkt valt daar doorgaans niet onder. Kijk na bij uw sociaal secretariaat of een van uw activiteiten (bijvoorbeeld een eigen slagerij of werken door onderaannemers) onder de verplichting valt.
Voordeel van een geïntegreerd systeem
Het gebruik van afzonderlijke systemen voor Dimona, check-in en prikklok creëert datasilo's en vergroot het risico op fouten. Met een geïntegreerde tool zoals Shyfter is de keten volledig: de bevestiging van de shift activeert de Dimona, het inklokken op de prikklok registreert de aanwezigheid, en de werkelijke uren voeden rechtstreeks de payroll.
Hoe Shyfter de Dimona-aangiften automatiseert
Geautomatiseerde workflow: van planning tot aangifte
- U maakt of bevestigt een shift voor een flexi-jobber, een student of een extra in de Shyfter-planning
- Shyfter identificeert automatisch het vereiste type Dimona (FLX, STU of standaard)
- De aangifte wordt verstuurd naar de RSZ via de geïntegreerde Dimona-module
- De bevestiging van de RSZ wordt opgeslagen in het profiel van de werknemer
- Op de dag van de shift klokt de werknemer in via de badgelezer of de mobiele app
Opvolging en traceerbaarheid
Elke Dimona-aangifte is voorzien van een tijdstempel en gearchiveerd in Shyfter. Bij een controle van de sociale inspectie heeft u in enkele klikken toegang tot de volledige geschiedenis van alle aangiften.
Beheer van wijzigingen
Een shift wordt geannuleerd? Een flexi-jobber wordt vervangen door een andere? Shyfter verstuurt automatisch een wijziging of annulering van de overeenkomstige Dimona.
Dimona-dashboard
Het Dimona-dashboard van Shyfter centraliseert alle lopende, verstuurde en bevestigde aangiften. U ziet in één oogopslag welke aangiften actief zijn voor de huidige week, welke verlopen en welke een actie vereisen.
Praktische workflow voor grote winkelketens
Planning van de week
De verantwoordelijke maakt de planning voor de volgende week aan, inclusief de shifts van flexi-jobbers en studenten. Bij validatie worden alle Dimona-aangiften automatisch verstuurd.
Beheer van vervangingen
Een medewerker valt ziek op donderdagavond. De verantwoordelijke opent Shyfter, controleert de beschikbare flexi-jobbers voor vrijdag, wijst een vervanger toe. De Dimona wordt onmiddellijk verstuurd. De flexi-jobber ontvangt een melding op zijn telefoon met de details van de shift.
Dag van de prestatie
De flexi-jobber komt aan in de supermarkt en klokt in via de badgelezer of de app. Het aankomsttijdstip wordt geregistreerd en gekoppeld aan de Dimona-aangifte. Aan het einde van de shift wordt het uitkloktijdstip geregistreerd.
Beheer van meerdere vestigingen
Voor ketens met meerdere verkooppunten centraliseert Shyfter de Dimona-aangiften van alle winkels in één dashboard. Elke winkel beheert zijn eigen shifts, maar de aangiften worden gecentraliseerd op groepsniveau.
Voorbereiding op de verplichte tijdsregistratie in 2027
De regering heeft een verplichte tijdsregistratie aangekondigd vanaf 2027, onder voorbehoud van de stemming van de wet. Supermarkten die Shyfter al gebruiken voor hun Dimona-aangiften hebben een voorsprong: de prikklok is al aanwezig, de gegevens zijn al gecentraliseerd.
FAQ
Wat gebeurt er als ik een Dimona-aangifte vergeet voor een flexi-jobber?
Het ontbreken van een Dimona FLX stelt de werkgever bloot aan een forfaitaire solidariteitsbijdrage per werknemer en aan een sanctie van niveau 4 van het Sociaal Strafwetboek. Bovendien wordt de flexi-job gekwalificeerd als een gewoon contract, met terugvorderbare volledige sociale bijdragen. Met Shyfter worden Dimona-aangiften automatisch verstuurd bij bevestiging van de shift.
Kan ik één Dimona FLX versturen voor een flexi-jobber die elke zaterdag van de maand werkt?
Ja, de Dimona FLX kan een aaneengesloten periode dekken. Shyfter beheert deze configuratie en verstuurt de aangiften voor de gedefinieerde periode.
Vervangt Check-in at Work de Dimona-aangifte?
Nee. Check-in at Work en Dimona zijn twee aanvullende systemen. Dimona geeft de arbeidsrelatie aan bij de RSZ. Check-in at Work registreert, in de sectoren waar het verplicht is, de effectieve aanwezigheid op de werkplek. Shyfter beheert de Dimona en de registratie van de aanwezigheid via één platform, met de prikklok en de Dimona-aangiften geïntegreerd.
