Control de vacaciones de empleados: tabla de saldos y calendario sin sorpresas

Octubre es el mes en que muchos encargados abren la hoja de vacaciones y descubren que medio equipo todavía tiene una semana, dos o tres por disfrutar. Quedan noventa y dos días de año, llega el puente de diciembre, la campaña de Navidad, y nadie quiere quedarse solo detrás de la barra. El control de vacaciones de empleados sirve exactamente para evitar ese embudo: saber en cada momento cuántos días tiene cada persona, cuántos ha gastado y cuántos quedan por colocar.

¿Qué dice la ley sobre las vacaciones que debe controlar la empresa?

Poco texto, pero muy claro. El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores fija cuatro reglas que condicionan cualquier tabla de control.

La primera: la duración mínima es de treinta días naturales al año, y su convenio puede mejorarla, nunca reducirla. Naturales, no laborables. Si su convenio habla de días laborables, la cuenta cambia, y en nuestra guía sobre vacaciones en días laborables explicamos cómo hacer la conversión sin regalar ni quitar días.

La segunda: las vacaciones no se pueden sustituir por dinero mientras el contrato esté vivo. Solo cuando el contrato termina se pagan los días devengados y no disfrutados en el finiquito, y para ese cálculo tiene la guía sobre cómo calcular las vacaciones no disfrutadas.

La tercera es la que más se olvida: el calendario de vacaciones se fija en cada empresa y el trabajador debe conocer sus fechas al menos dos meses antes de empezar a disfrutarlas (art. 38.3). A 1 de octubre de 2026, eso significa algo muy concreto. Si es la empresa quien decide colocar los días pendientes, lo que no se comunique ahora no podrá empezar antes del 1 de diciembre, salvo que sea el propio trabajador quien pida esas fechas.

La cuarta afecta a las bajas. Si las vacaciones fijadas coinciden con una incapacidad temporal por embarazo, parto o lactancia, o con la suspensión por nacimiento, el trabajador las disfruta después, aunque haya terminado el año. Si coinciden con una IT por otra causa que le impide disfrutarlas, puede hacerlo al terminar la baja, siempre que no hayan pasado más de dieciocho meses desde el final del año en que se generaron. Ese saldo tiene que seguir visible en su control, no desaparecer el 31 de diciembre.

¿Y si no se respeta todo esto? El artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) califica como grave la transgresión de las normas sobre vacaciones. El artículo 40.1.b de la misma ley la sanciona con multas de 751 a 7.500 euros. No es la sanción más alta del catálogo laboral, pero sí una de las más fáciles de evitar.

¿Cómo se calculan los días de vacaciones de cada empleado?

Con una regla de tres. Los treinta días naturales se generan a lo largo del año, a razón de 2,5 días por mes completo trabajado, y el cálculo exacto se hace por días:

Días de vacaciones = 30 × días de alta en el año / 365

Tres casos que aparecen en cualquier plantilla:

Una persona que trabaja todo 2026 genera 30 días. A 30 de septiembre lleva 273 días de alta, así que ha devengado 30 × 273 / 365 = 22,4 días. Eso no le impide coger el mes entero en agosto si se pacta: el derecho es anual, el devengo solo importa si el contrato se acaba antes.

Una persona dada de alta el 1 de marzo de 2026 suma 306 días de alta hasta el 31 de diciembre. Su derecho del año es 30 × 306 / 365 = 25,2 días. El redondeo (25 o 26) depende de su convenio o de su práctica interna; lo que sí conviene es aplicar siempre el mismo criterio.

Y aquí está la trampa clásica: un contrato a tiempo parcial de 20 horas no tiene la mitad de vacaciones. Tiene los mismos treinta días naturales que el resto, porque el artículo 12.4.d del Estatuto reconoce a los trabajadores a tiempo parcial los mismos derechos que a los de jornada completa. Lo proporcional es el salario de esos días, no su número. Lo hemos visto descontado a la mitad en más de una hoja de Excel heredada.

La tabla de control de vacaciones, rellena con un caso real

Tomemos una cafetería de nueve personas en el barrio de Gràcia, en Barcelona, abierta de lunes a domingo. A 30 de septiembre de 2026, la encargada saca este estado de cinco de sus empleados:

La columna que importa es la última. Sesenta y tres días que todavía no tienen fecha, repartidos entre cuatro personas, para un trimestre en el que la cafetería no puede permitirse más de una ausencia simultánea en sala. Pau tenía sus vacaciones del 1 al 15 de agosto y las pasó de baja: esos quince días siguen siendo suyos, y la ley le da margen hasta junio de 2028 para disfrutarlos. Jordi, el de media jornada, es el caso que suele pasar desapercibido porque nadie le había contado los treinta días completos.

Fíjese también en la diferencia entre aprobado y disfrutado. Un día aprobado en noviembre ya está comprometido en el cuadrante; si lo mezcla con los disfrutados, la tabla le dirá que todo va bien cuando todavía no ha pasado nada.

Las columnas mínimas que debe tener cualquier control, sea en papel, en Excel o en un software:

• Derecho anual, con el criterio de cálculo (convenio, proporcional por alta, mejora pactada)
• Días disfrutados, separados de los aprobados pendientes de disfrute
• Saldo pendiente de fijar, con la fecha límite para comunicarlo según el preaviso de dos meses
• Días arrastrados de otro año por IT o suspensión, con su fecha de caducidad de dieciocho meses

¿Por qué el Excel de vacaciones falla siempre en el mismo sitio?

No falla en la fórmula. Falla en la actualización.

En Shyfter vemos cada otoño la misma escena: la hoja de vacaciones existe, está bien hecha, y la última modificación es de junio. Entre medias, alguien cambió dos días por WhatsApp, la encargada aprobó un puente de palabra y una baja movió las fechas de otra persona. El Excel dice que Marta tiene 8 días; Marta cree que tiene 11. Ninguno de los dos miente, simplemente cada uno tiene su versión.

El segundo punto de rotura es el cuadrante. La hoja de vacaciones y el cuadrante de turnos viven en archivos distintos, así que nadie ve que la semana del 7 de diciembre tiene a dos camareros de vacaciones y a un tercero de baja. Un supermercado de barrio en Triana, en Sevilla, con veintidós personas y ocho en línea de cajas, nos lo resumía así: la regla de no más de dos cajeras fuera a la vez estaba escrita en un papel en el office, pero el papel no avisaba cuando alguien la rompía.

Lo que resuelve las dos cosas es que la solicitud, la aprobación y el saldo vivan en el mismo sitio que el cuadrante. Con el módulo de gestión de vacaciones y ausencias de Shyfter, el empleado pide los días desde su móvil con la app para empleados, el encargado valida con un clic y el contador se actualiza solo para los dos. Y como las ausencias aparecen directamente en la planificación de turnos, el conflicto de la semana del 7 de diciembre salta antes de publicar el cuadrante, no el viernes por la noche.

¿Qué hacer en octubre con los días que quedan pendientes?

Primero, separar. Los días arrastrados por IT o suspensión no compiten con los demás: tienen su propio plazo y no hace falta meterlos en diciembre a la fuerza. En la tabla de Gràcia, eso saca quince días de Pau del embudo de golpe.

Segundo, proponer fechas ya, por escrito, y dejar constancia de que el trabajador las conoce. Esto tiene una razón que va más allá del preaviso: el Tribunal de Justicia de la Unión Europea, en su sentencia de 6 de noviembre de 2018 (asunto C-684/16, Max-Planck-Gesellschaft), estableció que el trabajador no pierde automáticamente sus vacaciones no disfrutadas si la empresa no demuestra que le invitó a disfrutarlas y le informó de que podían perderse. Sin rastro escrito, la empresa no puede probar nada.

Tercero, fijar una regla de cobertura antes de abrir las peticiones. Una persona por puesto en sala, dos en cajas, la que sea. Así las solicitudes se ordenan solas y la encargada no tiene que hacer de árbitro en cada conversación. Si quiere profundizar en cómo montar el calendario anual, tiene nuestra guía para crear un calendario de vacaciones para el equipo.

Y un consejo de terreno: no espere a octubre el año que viene. Abrir el periodo de peticiones en enero, con la regla de cobertura publicada, reparte los días a lo largo del año y deja el último trimestre para lo que es, el trimestre con más trabajo.

¿Quiere ver los saldos de su equipo calculados y conectados con su cuadrante, sin pasar por Excel? Pida una demo gratuita de Shyfter y se lo enseñamos con sus propios turnos.

Preguntas frecuentes

¿Las vacaciones no disfrutadas se pierden el 31 de diciembre?

Como regla general, las vacaciones se disfrutan dentro del año natural, salvo que su convenio prevea otro periodo. Pero hay dos excepciones importantes. Si no se pudieron disfrutar por una incapacidad temporal o una suspensión por nacimiento, el artículo 38.3 del Estatuto permite disfrutarlas después, con un límite de dieciocho meses en el caso de una IT común. Y según el Tribunal de Justicia de la UE, tampoco se pierden si la empresa no puede demostrar que invitó al trabajador a disfrutarlas.

¿Un trabajador a tiempo parcial tiene menos días de vacaciones?

No. Tiene los mismos treinta días naturales que un trabajador a jornada completa, porque el artículo 12.4.d del Estatuto le reconoce los mismos derechos. Lo que es proporcional a su jornada es el salario que cobra durante esos días, no el número de días.

¿Con cuánta antelación debe conocer el trabajador sus fechas de vacaciones?

Al menos dos meses antes del comienzo del disfrute, según el artículo 38.3 del Estatuto de los Trabajadores. Por eso conviene fijar el calendario de vacaciones a principios de año y comunicar por escrito cada cambio. Si es el propio trabajador quien pide unas fechas más próximas, nada impide fijarlas de común acuerdo, tal como prevé el artículo 38.2.

¿Puede la empresa pagar las vacaciones en lugar de dejar que se disfruten?

No mientras el contrato siga vigente. El artículo 38.1 del Estatuto establece que el periodo de vacaciones no es sustituible por compensación económica. Solo cuando el contrato se extingue se abonan en el finiquito los días devengados y no disfrutados, calculados en proporción al tiempo trabajado en el año.