Cuadrante de vacaciones: plantilla rellena y método para cubrir el verano

Cinco cajeras, nueve semanas de verano y una regla de oro: nunca menos de cuatro en línea de cajas. Cada una quiere dos semanas entre julio y agosto. Haga la cuenta antes de abrir las peticiones, porque no sale, y el cuadrante de vacaciones sirve precisamente para descubrirlo en marzo y no el 2 de agosto con la tienda llena.

¿Qué es un cuadrante de vacaciones y en qué se diferencia del control de saldos?

Son dos herramientas distintas que casi siempre se confunden.

El control de saldos responde a la pregunta de cuántos días tiene cada persona: derecho anual, días disfrutados, días pendientes. Lo explicamos con una tabla rellena en nuestra guía sobre el control de vacaciones de empleados. El cuadrante de vacaciones responde a otra pregunta, mucho más operativa: quién falta cada semana y si con los que quedan se puede abrir. Filas para las personas, columnas para las semanas, y una línea final que cuenta cuántos quedan disponibles por puesto.

Un saldo perfecto no le salva de un cuadrante imposible. Puede tener a todo el equipo con sus treinta días bien calculados y descubrir que cuatro de ellos solo pueden irse en agosto.

¿Qué dice la ley sobre cómo se fijan las fechas?

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores no obliga a usar ningún formato de cuadrante, pero sí marca el calendario del suyo. Las fechas se fijan de común acuerdo entre empresa y trabajador, respetando lo que diga el convenio colectivo sobre la planificación anual de las vacaciones (art. 38.2). Si no hay acuerdo, decide el juzgado de lo social, en un procedimiento sumario y sin recurso posible.

El punto que condiciona todo el método está en el artículo 38.3: el calendario de vacaciones se fija en cada empresa y el trabajador debe conocer sus fechas al menos dos meses antes de empezar a disfrutarlas. Traducido a un verano concreto, si la primera persona sale el lunes 28 de junio de 2027, su fecha tiene que estar comunicada como tarde el 28 de abril. En la práctica eso significa cerrar el cuadrante de verano en marzo, no en mayo.

¿Y si se incumple? La LISOS califica como infracción grave la transgresión de las normas sobre vacaciones (art. 7.5), con multas de 751 a 7.500 euros (art. 40.1.b). Más que la multa, lo que pesa es el conflicto: un trabajador al que se le cambian las fechas sin preaviso tiene la ley de su lado.

El cuadrante de vacaciones rellenado: un supermercado de Benimaclet

Tomemos un supermercado de barrio en Benimaclet, en Valencia, con diez personas: cinco en cajas, tres en reposición y dos encargados. La dirección ha fijado estos mínimos de cobertura para el verano, que es temporada normal en un barrio residencial con universidad cerca:

• Cajas: al menos 4 personas disponibles cada semana
• Reposición: al menos 2 personas
• Encargados: al menos 1 persona

Cada empleado pide dos semanas seguidas en verano y deja el resto de sus treinta días para Semana Santa, Navidad o un puente. Este es el cuadrante cerrado para el verano de 2027 (V = vacaciones):

Fíjese en la columna S10. Nerea había pedido las semanas del 16 y del 23 de agosto. Imposible: Rosa ya tenía la del 16 y la regla de cajas solo admite una ausencia a la vez. Su segunda semana se ha desplazado a la que empieza el 30 de agosto, todavía antes de la vuelta al cole, y lo ha aceptado porque se lo propusieron en marzo, con tiempo para reorganizar su viaje.

Y otro detalle que el cuadrante deja ver de un vistazo: Maite y Carmen salen las mismas dos semanas de julio. No hay problema, porque son puestos distintos con mínimos distintos. Lo que nunca debe compartir semana es el par Maite y Xavi.

¿Cómo saber si el verano cuadra antes de repartir las semanas?

Con una cuenta de dos líneas, por puesto. Antes de abrir las peticiones, calcule los huecos disponibles y compárelos con las semanas que se van a pedir.

Máximo de ausencias simultáneas = plantilla del puesto − mínimo de cobertura

Huecos disponibles = semanas de verano × máximo de ausencias simultáneas

Aplicado a Benimaclet, con nueve semanas de verano (del 28 de junio al 29 de agosto):

Cajas no cuadra. Diez semanas pedidas para nueve huecos, y ninguna habilidad de negociación arregla una resta. Solo hay tres salidas: alargar el periodo de verano una semana (lo que se hizo aquí con la S10), pedir a alguien que pase una de sus semanas a junio o septiembre, o bajar el mínimo de cobertura contratando un refuerzo.

Esa tercera vía tiene base legal clara. Desde la reforma de 2021, el artículo 15.2 del Estatuto incluye expresamente entre las circunstancias de la producción las oscilaciones que derivan de las vacaciones anuales. Un contrato de duración determinada para cubrir el verano es, por tanto, una causa admitida, con un máximo de seis meses (ampliable a un año por convenio sectorial). Una persona más en cajas durante julio y agosto convierte el máximo de ausencias en 2 y los huecos en 18. El verano entero cuadra solo.

Concretamente, este cálculo es lo primero que hacemos con un cliente que nos dice que el verano es un caos. En Shyfter vemos que el problema casi nunca está en el reparto, sino en que nadie había hecho la resta antes de abrir las peticiones. Se reparten las semanas por orden de llegada, el puesto más tenso se llena en dos días y el último en pedir se queda sin verano.

¿Qué cambia si el negocio cierra por vacaciones?

Bastante, y para bien. Piense en un restaurante de Pedregalejo, en Málaga, con catorce personas, que cierra del 16 al 31 de agosto. Esos dieciséis días naturales quedan fijados para toda la plantilla en el calendario de la empresa, y el cuadrante solo tiene que repartir los catorce días que le quedan a cada uno.

Pero el cierre no le exime del preaviso. La fecha de cierre debe estar en el calendario de vacaciones y comunicada con los dos meses de antelación del artículo 38.3, igual que una petición individual. Y si una persona está de baja durante el cierre, esos días no se pierden: el mismo artículo le permite disfrutarlos después. Su cuadrante tendrá que reservarle un hueco en otoño.

Otra cosa que se olvida en hostelería: los fijos discontinuos. Si parte del equipo solo trabaja la temporada, sus vacaciones se generan en proporción al tiempo trabajado y conviene meterlas dentro del periodo de llamamiento, no en el cuadrante del equipo fijo. Tiene el detalle en nuestra guía sobre el contrato fijo discontinuo.

El método en cinco pasos, sin pelearse en la sala de descanso

Primero, los mínimos. Escriba la cobertura mínima por puesto y por semana antes de que nadie pida nada. Si cambia según la semana (agosto en costa, septiembre en un súper de barrio universitario), póngalo por escrito también.

Segundo, la resta. Calcule los huecos con la fórmula de arriba. Si un puesto no cuadra, decídalo ahora: refuerzo, verano más largo o semanas fuera de temporada.

Tercero, el criterio de prioridad. Por orden de llegada favorece al más rápido con el móvil. La rotación anual funciona mejor: quien eligió primero en 2026 elige último en 2027. Lo que sea, pero publicado.

Cuarto, el plazo. Abra las peticiones en febrero y ciérrelas a mediados de marzo. Así le sobra margen para el preaviso de dos meses y para resolver los choques hablando con la gente, no por mensaje un domingo.

Quinto, el cuadrante de vacaciones tiene que vivir dentro del cuadrante de turnos. Si los dos están en archivos separados, alguien aprobará unas vacaciones sin ver que esa semana ya hay un cambio de turno o una baja. Nuestra guía sobre el cuadrante de turnos explica cómo montar la base semanal.

Ese último paso es el que más falla con Excel, y no por culpa de las fórmulas. Con el módulo de gestión de vacaciones y ausencias de Shyfter, el empleado pide sus semanas desde la app para empleados, el encargado las aprueba y la ausencia aparece directamente en la planificación de turnos. Si una semana se queda por debajo del mínimo de cajas, lo ve en el planning antes de publicarlo, no cuando Nerea ya ha pagado el apartamento.

¿Quiere ver su cuadrante de verano montado con sus propios mínimos de cobertura? Pida una demo gratuita de Shyfter y lo preparamos con los datos de su equipo.

Preguntas frecuentes

¿Puede la empresa imponer las fechas del cuadrante de vacaciones?

No de forma unilateral. El artículo 38.2 del Estatuto exige que las fechas se fijen de común acuerdo, dentro de lo que prevea el convenio sobre planificación anual. Si no hay acuerdo, la fecha la fija el juzgado de lo social. Lo que sí puede hacer la empresa es establecer criterios objetivos de cobertura y de prioridad antes de abrir las peticiones.

¿Con cuánta antelación hay que publicar el cuadrante de vacaciones?

El trabajador debe conocer sus fechas al menos dos meses antes de empezar a disfrutarlas, según el artículo 38.3 del Estatuto. Para un verano que arranca a finales de junio, eso obliga a comunicar las fechas antes de finales de abril. En la práctica, conviene cerrar el cuadrante en marzo para tener margen ante los cambios.

¿Qué hago si dos personas del mismo puesto piden la misma semana?

Aplique el criterio de prioridad que haya publicado antes de abrir las peticiones, por ejemplo la rotación anual o la antigüedad si su convenio lo prevé. Si no había criterio, toca negociar caso por caso, y es ahí donde nacen los conflictos. Por eso el criterio debe estar escrito y ser conocido por todo el equipo desde el principio.

¿Puedo contratar a alguien solo para cubrir las vacaciones de verano?

Sí. El artículo 15.2 del Estatuto incluye las oscilaciones derivadas de las vacaciones anuales entre las circunstancias de la producción que justifican un contrato de duración determinada. Su duración máxima es de seis meses, ampliable a un año por convenio sectorial, y la causa debe quedar especificada con precisión en el contrato.