Modelo 145: qué es, cómo se rellena y por qué condiciona cada nómina

Cada vez que incorporas a alguien a tu equipo, hay un papel que decide cuánto IRPF le vas a retener en nómina desde el primer mes: el modelo 145. Es corto, cabe en una página. Y aun así, en muchas empresas se rellena deprisa, se archiva mal o directamente se olvida, con consecuencias que aparecen meses después en forma de regularizaciones, empleados enfadados con su declaración de la renta o sanciones de Hacienda.

Vamos a lo esencial: el modelo 145 es el documento con el que cada trabajador comunica a su empresa su situación personal y familiar, para que esta calcule correctamente la retención de IRPF que aplica en su nómina. Lo regula el artículo 88 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007) y no se presenta a Hacienda; se entrega a la empresa, que debe conservarlo a disposición de la Agencia Tributaria.

En esta guía te explicamos cómo funciona apartado por apartado, cuándo hay que actualizarlo y cómo evitar los errores que más vemos en hostelería y retail, donde la rotación convierte este trámite en una tarea semanal.

Qué es el modelo 145 (y qué no es)

El nombre oficial lo dice casi todo: "Comunicación de datos al pagador". El pagador es tu empresa. Los datos son la situación familiar del trabajador: si está casado, si tiene hijos, si convive con un ascendiente a cargo, si paga una pensión compensatoria o si tiene reconocida una discapacidad.

¿Y para qué quiere tu empresa esa información? Para calcular el tipo de retención. La retención de IRPF no es un porcentaje fijo; depende del salario, sí, pero también de las circunstancias personales de cada persona. Un camarero soltero sin hijos y una encargada con dos niños y un contrato idéntico no tienen la misma retención. Si el concepto de retención te suena vago, tenemos un artículo entero sobre qué son las retenciones y cómo funcionan en la práctica.

Lo que el modelo 145 no es: una declaración de impuestos. No se envía a la Agencia Tributaria, no tiene plazo de campaña y no sustituye a la declaración de la renta. Es un documento interno entre trabajador y empresa; Hacienda solo lo pedirá si algún día revisa tus retenciones.

Quién lo entrega, cuándo y qué pasa si no se entrega

Lo entrega el trabajador a la empresa, idealmente antes de la primera nómina. En la práctica, forma parte del paquete de documentos de la incorporación, junto al contrato, el número de cuenta y la tarjeta sanitaria. Si gestionas contratos temporales en volumen, ya sabes de qué hablamos: cada alta es un modelo 145 nuevo.

Entregarlo no es obligatorio. Pero conviene, y mucho. Si el trabajador no lo entrega, la empresa aplica la retención sin tener en cuenta hijos, cónyuge ni discapacidad; el resultado casi siempre es una retención más alta de la que le correspondería. Ese dinero se recupera después en la declaración de la renta, de acuerdo, pero durante todo el año la nómina llega más corta.

Hay un segundo momento clave que casi todo el mundo pasa por alto: cuando cambia la situación personal. Nace un hijo, hay un matrimonio o un divorcio, se reconoce una discapacidad, un ascendiente se muda a casa. Cada uno de esos cambios debería traducirse en un nuevo modelo 145, porque la empresa recalcula el tipo de retención en las nóminas siguientes a la comunicación. Si el cambio favorece al trabajador (más retención de la debida), puede comunicarlo en cualquier momento; si es al revés, tiene la obligación de informar en un plazo de diez días.

Concretamente, piensa en una cadena de panaderías con doce tiendas entre Sevilla y Cádiz y unas 40 personas en plantilla. Si tres empleadas tienen un hijo el mismo año y ninguna actualiza su modelo 145, la empresa seguirá reteniendo de más a las tres durante meses. Nadie ha hecho nada ilegal; simplemente nadie avisó. Y el departamento de personal se entera en abril, cuando llegan las quejas por la renta.

Cómo se rellena, apartado por apartado

El formulario se descarga gratis en la sede electrónica de la Agencia Tributaria y consta de siete apartados. Solo los cuatro primeros y la firma dan trabajo de verdad.

Apartado 1: datos personales y situación familiar

Además del NIF y el nombre, aquí el trabajador marca una de las tres situaciones familiares que contempla la norma:

• Situación 1: soltero, viudo, divorciado o separado legalmente, con hijos menores de 18 años (o mayores incapacitados) que conviven exclusivamente con él, sin convivir con el otro progenitor.
• Situación 2: casado y no separado legalmente, cuyo cónyuge no obtiene rentas anuales superiores a 1.500 euros, excluidas las exentas. En este caso hay que indicar también el NIF del cónyuge.
• Situación 3: cualquier otra situación. Es la casilla de la mayoría: solteros sin hijos, casados cuyo cónyuge trabaja, parejas de hecho.

Aquí también se declara el grado de discapacidad, si lo hay: igual o superior al 33%, o igual o superior al 65%. Y hay una casilla específica para la movilidad geográfica, pensada para quien acepta un empleo que exige cambiar de residencia estando inscrito como demandante de empleo.

Apartados 2 y 3: hijos y ascendientes a cargo

El apartado 2 recoge los hijos y descendientes menores de 25 años (o mayores con discapacidad) que conviven con el trabajador. Se indica el año de nacimiento y, si procede, el grado de discapacidad. Detalle importante que genera dudas cada semana: si los hijos conviven solo con el trabajador, sin el otro progenitor, se marca la casilla de cómputo por entero; si la custodia es compartida, cada progenitor computa la mitad.

El apartado 3 funciona igual pero con ascendientes: padres o abuelos mayores de 65 años (o menores con discapacidad) que conviven con el trabajador al menos la mitad del año y cuyas rentas anuales no superan los 8.000 euros.

Apartados 4 y 5: pensiones y vivienda habitual

El apartado 4 se rellena solo si el trabajador paga, por resolución judicial, una pensión compensatoria a su ex cónyuge o anualidades por alimentos a sus hijos. Ambas reducen el tipo de retención, así que dejarlas sin declarar es regalar liquidez cada mes.

El apartado 5 es una reliquia que sigue vigente: quien compró su vivienda habitual con hipoteca antes del 1 de enero de 2013 y cobra menos de 33.007,20 euros anuales puede marcarla, y la empresa minora su tipo de retención en dos puntos. Si la compra es posterior a esa fecha, este apartado no aplica; no insistas.

Después solo quedan la firma del trabajador (apartado 6) y el acuse de recibo de la empresa (apartado 7). Ese acuse importa: es tu prueba de que la retención se calculó con los datos que el empleado declaró, y no con datos inventados por la empresa.

Datos falsos o desactualizados: lo que te juegas

La responsabilidad de los datos es del trabajador, no de la empresa. Así lo deja claro la Ley General Tributaria: comunicar datos falsos, incompletos o no comunicar variaciones que habrían supuesto una retención mayor es una infracción del artículo 205 de la Ley 58/2003, sancionada con una multa proporcional de entre el 35% y el 150% de las cantidades que se dejaron de retener.

Traducción práctica: si alguien marca dos hijos que no existen para que le retengan menos, la sanción cae sobre esa persona. Pero tu empresa tampoco sale gratis del descuido; si no puedes acreditar qué datos te comunicaron (porque el 145 se perdió o nunca se firmó), la discusión con Hacienda sobre retenciones mal practicadas se vuelve mucho más incómoda. Guardar los modelos firmados, con fecha, es la mitad del trabajo.

Un caso que ilustra bien el problema: una cervecería del barrio de Ruzafa, en Valencia, que cada verano ficha a ocho extras para la terraza. Contratos de dos y tres meses, entradas y salidas constantes. Si los 145 se firman "luego, cuando haya un hueco", en septiembre falta la mitad y nadie sabe qué retención se aplicó con qué base. Ese es exactamente el tipo de agujero documental que una inspección detecta en diez minutos.

El problema real en hostelería y retail

Seamos honestos: rellenar un modelo 145 es fácil. Lo difícil es hacerlo bien 40 veces al año, con altas que se firman un viernes por la tarde para un servicio que empieza el sábado.

En Shyfter lo vemos cada temporada: el cuello de botella no es el formulario, es el circuito. El papel se firma en el bar, viaja en una mochila, llega (o no) a la asesoría, y mientras tanto la primera nómina ya se ha calculado con una retención genérica. Lo que vemos sobre el terreno es bastante claro: las empresas que centralizan los documentos de alta en un solo flujo digital eliminan casi por completo estos fallos, no porque su gente sea más disciplinada, sino porque el sistema no deja avanzar un alta incompleta.

Ahí es donde una herramienta de gestión de personal aporta algo tangible. Shyfter centraliza contratos, documentos de incorporación y fichajes en un mismo lugar, y conecta esa información con tu gestión de nóminas; el modelo 145 firmado queda archivado junto al contrato de cada persona, listo para la asesoría o para una inspección. Y cuando un empleado te avisa de que ha sido padre, el documento actualizado se adjunta a su ficha en dos minutos, desde el móvil si hace falta.

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Preguntas frecuentes sobre el modelo 145

¿Es obligatorio entregar el modelo 145?

No. El trabajador puede negarse a comunicar sus datos, y no hay sanción por ello. La consecuencia es práctica: la empresa calculará la retención sin aplicar los mínimos familiares, así que la nómina mensual será más baja de lo necesario. Lo retenido de más se recupera al presentar la declaración de la renta.

¿Hay que presentar el modelo 145 a Hacienda?

No. Se entrega a la empresa, que lo conserva a disposición de la Agencia Tributaria. Si te llega una revisión de retenciones, esos documentos firmados son tu principal respaldo. Para entender cómo se refleja después la retención en el recibo de salario, aquí explicamos cómo interpretar una nómina línea por línea.

¿Cuándo hay que actualizarlo?

Cada vez que cambia la situación personal o familiar del trabajador: nacimiento o adopción, matrimonio, separación, reconocimiento de una discapacidad, un ascendiente que pasa a estar a cargo. Si el cambio implica que deberían retenerle más, el trabajador está obligado a comunicarlo en un plazo de diez días; si implica retener menos, puede comunicarlo cuando quiera y surtirá efecto en las nóminas siguientes.

¿Qué pasa si el trabajador pone datos falsos?

La responsabilidad es suya. El artículo 205 de la Ley General Tributaria prevé multas de entre el 35% y el 150% de las cantidades no retenidas por comunicar datos falsos o no comunicar variaciones. La empresa queda cubierta si conserva el modelo firmado que justifica la retención aplicada.

¿Dónde se descarga el modelo 145?

En la sede electrónica de la Agencia Tributaria, gratis. Muchas empresas lo incluyen directamente en su paquete de documentos de alta, en papel o en formato digital, para que el trabajador lo firme antes de su primer día.